Exakter MwSt.-Ausweis
Rechtssicherer Ausweis von Netto-Beträgen, Mehrwertsteuer und Brutto-Endsummen. Unterstützt den Vorsteuerabzug für gewerbliche Mieter mit variablen Steuersätzen pro Kostenposition.
Gewerbemieterabrechnung
Präzise, Steuerkonform & Flexibel
Kaufmännische Präzision für Gewerbe- und Mischobjekte: Rechnen Sie Umlagen mit korrektem MwSt.-Ausweis ab, verteilen Sie branchenspezifische Sonderkosten wie Security oder Marketing und erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben für gewerbliche Mietverhältnisse.
Spezielle Gewerbe-Funktionen
Maximale Steuer- & Rechtssicherheit im Gewerberecht
Gewerbliche Mietverträge unterliegen völlig anderen Anforderungen als die Wohnraummiete. INtex Hausverwaltung bildet die komplexe kaufmännische Logik rechtssicher ab.
Mischobjekte (Wohnen & Gewerbe)
Keine Probleme bei gemischter Nutzung: Trennen Sie vorsteuerabzugsberechtigte Gewerbeeinheiten sauber von steuerfreien Wohnraum-Einheiten innerhalb derselben Liegenschaft.
Sonderkosten & Centermanagement
Umlage gewerbespezifischer Betriebskosten: Legen Sie Verträge für Security, Gebäudereinigung, Werbe- und Marketingmaßnahmen oder Centermanagement flexibel um.
Individuelle Verteilungsschlüssel
Gewerbeverträge erlauben freie Vereinbarungen. Definieren Sie eigene Umlagefaktoren – z. B. nach Nutzfläche, Umsatzschlüssel, Verkaufsfläche oder individuellen Quoten.
Staffel- & Indexmieten
Berücksichtigen Sie Wertsicherungsklauseln und unterjährige Anpassungen bei den Vorauszahlungssoll-Berechnungen ohne manuellen Rechenaufwand.
Revisionssicheres Archiv
Export der Gewerbeabrechnungen als PDF/A zur langzeitigen, GoBD-konformen Archivierung. Bereit für den digitalen Versand per E-Mail oder E-Post.
Mehrwertsteuer in der Nebenkostenabrechnung korrekt behandeln
Die Ausweisung und Umlage der Mehrwertsteuer führt bei der Abrechnung von Gewerbe- und Wohnraum immer wieder zu Unklarheiten. Entscheidend für das richtige Vorgehen ist die Frage, ob die Miete der Umsatzsteuerpflicht unterliegt.
Fall 1
Steuerfreie Miete (z. B. Wohnraum)
Gilt standardmäßig bei der Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12a UStG). Der Vermieter nimmt am allgemeinen Umsatzsteuer-System für diese Immobilie nicht teil.
- Brutto-Umlage: Vom Vermieter gezahlte USt. (z. B. 19 % auf Heizung, 7 % auf Wasser) wird als Kostenbestandteil 1:1 an den Mieter weitergereicht.
- Kein Ausweis: Die Mehrwertsteuer darf in der Abrechnung nicht separat ausgewiesen werden.
- Kein Vorsteuerabzug: Weder Vermieter noch Mieter können Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.
Fall 2
Umsatzsteuerpflichtige Miete (Gewerbe)
Möglich, wenn Vermieter und Mieter Unternehmer sind und zur USt. optieren (§ 9 UStG) – setzt eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag voraus.
- Nettobasis: Die Eingangsrechnungen werden bereinigt (Vorsteuer herausgerechnet) und auf die Nettosumme 19 % USt. aufgeschlagen.
- Ausweis Pflicht: Nettobeträge und Umsatzsteuer müssen in der Abrechnung getrennt aufgeführt werden.
- Vorsteuerabzug: Der Vermieter zieht gezahlte Eingangs-USt. ab, der Gewerbemieter zieht die ausgewiesene USt. als Vorsteuer ab.
Berechnungsschema bei optierten Gewerbe-Mietverhältnissen
Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, halten Sie bei der Abrechnung folgende Schritte ein:
| Schritt | Vorgehensweise | Beispiel-Positionen |
|---|---|---|
| 1 | Ermittlung aller umlagefähigen Bruttokosten | Grundsteuer (200 €), Wasser brutto (160,50 €), Heizung brutto (238,00 €) |
| 2 | Herausrechnen der gezahlten Vorsteuer (Eingangs-USt.) | Wasser netto (150 €), Heizung netto (200 €) |
| 3 | Addition aller Nettokosten + steuerfreier Positionen | 200 € (Grundsteuer) + 150 € (Wasser) + 200 € (Heizung) = 550,00 € Nettobasis |
| 4 | Aufschlag von 19 % USt. auf die Gesamtsumme und separater Ausweis | 550,00 € zzgl. 19 % USt. (104,50 €) = 654,50 € Gesamtbetrag |
Hinweis für die Praxis: Auch steuerfreie Posten (wie die Grundsteuer) oder rabattierte Sätze (Wasser mit 7 %) werden im optierten Mietverhältnis in der Abrechnungseinheit einheitlich der 19 %igen Umsatzsteuer der Hauptleistung (Vermietung) unterworfen. Für den vorsteuerabzugsberechtigten Gewerbemieter entsteht dadurch kein finanzieller Nachteil.
Häufige Fragen
FAQ zur Betriebskostenabrechnung & Mietverwaltung
Welche Fristen gelten für die Zustellung der Betriebskostenabrechnung?
Vermieter müssen die jährliche Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung durch den Vermieter in der Regel ausgeschlossen.
Welche Umlageschlüssel unterstützt INtex Hausverwaltung?
Die Software unterstützt alle gängigen Umlageschlüssel wie Wohnfläche, Personenanzahl, Einheiten, Zählerstände sowie frei definierbare individuelle Schlüssel für Sonderkosten.
Wie wird der Ausweis nach § 35a EStG für Mieter erstellt?
Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen werden in der Abrechnung automatisch separat ausgewiesen, sodass Mieter diese direkt für ihre Einkommensteuererklärung beim Finanzamt nutzen können.
Unterstützt die Software die CO2-Kostenteilung und Heizkostenverordnung?
Ja, die gesetzlichen Vorgaben zur gestaffelten CO2-Kostenaufteilung zwischen Vermieter und Mieter sowie alle Anforderungen der Heizkostenverordnung sind vollständig integriert.
Können Betriebskostenabrechnungen digital als PDF versendet werden?
Ja, Sie können die Abrechnungen revisionssicher als PDF exportieren, per E-Mail versenden oder direkt für den postalischen Versand vorbereiten.
Wie funktioniert die Abrechnung bei der Sondereigentumsverwaltung (SEV)?
Für die WEG-Verwaltung und SEV bietet das System spezielle Mandantenstrukturen, um Hausgeldabrechnungen und Mieterabrechnungen sauber voneinander getrennt zu verwalten.
Werden sowohl Leistungsprinzip als auch Abflussprinzip unterstützt?
Ja, Sie sind völlig flexibel und können Einnahmen und Ausgaben wahlweise nach dem Abflussprinzip (Zahlungszeitpunkt) oder dem Leistungsprinzip (Abrechnungszeitraum) erfassen.
Wissen & Anleitungen
Tiefergehende Dokumentation & Praxis-Guides
Entdecken Sie unsere ausführlichen Anleitungen und Fachartikel rund um die Erstellung rechtssicherer Abrechnungen und die optimale Nutzung von INtex Hausverwaltung.
Anleitung
Betriebskostenabrechnung erstellen
Schritt-für-Schritt-Guide zur Erstellung rechtssicherer Nebenkostenabrechnungen nach BetrKV und BGB.
System
Datenquellen für Abrechnungen
Erfahren Sie, wie Buchungsdaten, Zählerstände und Stammdaten nahtlos in die Abrechnungslogik einfließen.
Rechtssicherheit
Datenarchivierung mit PDF/A
Rechtssichere und langzeitstabile Archivierung aller Abrechnungsergebnisse gemäß GoBD-Standard.
Verwandte Module & Funktionen
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Integrierte Buchführung
Umsatzsteuer-Voranmeldung, SKR04-Kontenrahmen und automatischer Import von Kontoauszügen – die ideale Basis für jede Gewerbeabrechnung.
Miet- & Betriebskosten
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WEG-Hausgeldabrechnung
Hausgeldabrechnungen nach Miteigentumsanteilen (MEA), Rücklagendarstellung und Wirtschaftspläne für Wohnungseigentümergemeinschaften.
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