Kontoauszug, Buchhaltung, Steuerberater: Welche Wege führen verlässlich zum Ziel?
Wer Immobilien, Betriebskosten oder Hausgeld abrechnen muss, steht vor der Kernfrage: Woher kommen die Daten? Am Ende entscheidet die Qualität der Ausgangsdaten über den Arbeitsaufwand und die Rechtssicherheit der Abrechnung. Doch die Wege dorthin sind vielfältig – von rohen Bankdaten bis zur fertigen Bilanz. Eine strukturierte Bestandsaufnahme der verschiedenen Modelle.
Um das Zusammenspiel von Zahlen in der Immobilienverwaltung zu verstehen, muss man sich bewusst machen, dass wir uns in zwei völlig getrennten Datensilos bewegen:
Erfassung aller realen Geldflüsse und Kostenarten nach kaufmännischen und steuerlichen Regeln.
Die rechtliche Verteilung dieser Kosten auf Mieter oder Eigentümer nach bestimmten Umlageschlüsseln.
Das Prinzip der Unabhängigkeit: Eine Abrechnung kann zwar auf einer Buchführung basieren, sie muss es aber nicht zwingend. Weil es sich um zwei getrennte Silos handelt, erzwingen nachträgliche Änderungen an der Abrechnung niemals eine Änderung der Buchführung. Umgekehrt bedeutet eine Korrektur in der Buchführung auch keine sofortige, automatische Änderung der Abrechnung.
Jede Buchführung basiert im Kern auf realen Geldflüssen. Der rein digitale, rohe Kontoauszug ist das ehrlichste Dokument, birgt in seiner Urform aber die meiste manuelle Arbeit.
Der reine Import von Bankdaten liefert zwar lückenlose Fakten, ist ohne Zuordnung aber unbrauchbar. Jeder Posten muss einzeln angefasst, geprüft und verbucht werden. Das bedeutet einen immensen manuellen Aufwand bei jeder Abrechnungsperiode.
Die intelligentere Stufe. Durch Zuweisungsregeln im System werden wiederkehrende Buchungen (wie Mieten oder Abschlagszahlungen der Versorger) automatisch erkannt und direkt den richtigen Kostenkonten zugewiesen. Das spart Zeit und schlägt die perfekte Brücke zur Abrechnung.
Oft liegen die Daten im Unternehmen oder beim Dienstleister bereits in einer externen Buchhaltung vor. Für die Übernahme einer solchen Fremdbuchführung in unsere Software gibt es drei bewährte Wege:
| Übernahmeweg | Funktionsweise im System |
|---|---|
| Weg A: Papierbasiert | Die Salden aus der externen Buchführung werden manuell vom Papier-/PDF-Bericht abgetippt und als Vortragswerte erfasst. |
| Weg B: Salden-Import | Die Summen- und Saldenlisten werden digital per Schnittstelle (z. B. aus DATEV) direkt importiert. |
| Weg C: Komplettübernahme | Die gesamte Buchführung mit allen Einzelbuchungen wird importiert und die Saldierung erfolgt direkt in unserer Software. |
Wichtig dabei: Die allgemeine Firmenbuchhaltung vs. Steuerberater
Die allgemeine Firmenbuchhaltung ist oft zu grob, da sie nach rein steuerlichen Kriterien und nicht nach Wirtschaftseinheiten strukturiert ist. Die Buchhaltung vom Steuerberater ist zwar rechtlich perfekt, hinkt zeitlich aber oft hinterher. Zudem fehlen dem Steuerberater im Standard-Kontenrahmen meist die exakten Umlageschlüssel und die Zuordnung zu konkreten Mietern oder Einheiten.
Liegen Daten aus externen Quellen vor, entscheidet ihre Struktur über den restlichen Arbeitsaufwand:
Daten müssen exportiert, gefiltert und neu sortiert werden. Ein typisches Praxisproblem: Ein Sammelkonto "Versicherungen" enthält sowohl die Gebäude- als auch die Haftpflichtversicherung. Für die Abrechnung müssen diese Positionen erst mühsam händisch separiert und umgerechnet werden.
Die Daten wurden von vornherein auf einem passenden, immobilienorientierten Kontenrahmen erfasst (z. B. DATEV SKR04 mit Branchenpaket Vermietung & Verpachtung). Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten sind sauber getrennt und können direkt verarbeitet werden.
Bei der Verknüpfung von Buchhaltung und Abrechnung gibt es zwei klassische Herausforderungen, die man zwingend kennen muss:
In der Realität überweist kaum ein Mieter oder Eigentümer die Kaltmiete und die Nebenkostenvorauszahlung getrennt. Auf dem Kontoauszug geht fast immer eine Gesamtsumme (Warmmiete) ein. Da kaum ein Verwalter jede monatliche Zahlung händisch splittet, empfiehlt sich am Jahresende eine gezielte Splittungsbuchung (Aufteilung in Kaltmiete und die als durchlaufende Posten geltenden Vorauszahlungen), damit die Gewinnermittlung in der Buchführung stimmt.
Für die eigentliche Abrechnung müssen die enthaltenen Vorauszahlungen ermittelt werden. Hier rettet uns das getrennte Datensilo: Die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen können manuell addiert und direkt in die Abrechnung eingetragen werden. Aber Vorsicht: Man darf hier nicht einfach die Soll-Vorauszahlung mit 12 Monaten multiplizieren! In der Praxis lauern Fehlerquellen: Der Mieter könnte seine Vorauszahlungen ganz oder teilweise schuldig geblieben sein, die Vorauszahlungen wurden unterjährig angepasst, oder ein Zahlungsmonat enthält zusätzlich eine Nachzahlung aus dem Vorjahr.
Die Salden von Dienstleistern wie ista, Techem oder Kalorimeta müssen fast immer manuell aus den dortigen Abrechnungen übernommen werden. Der Grund: Zu diesem Zeitpunkt liegen weder Kontobewegungen vor (da die Beträge nicht getrennt gezahlt werden), noch gibt es passende laufende Buchungen. Die exakten Salden erfährt der Verwalter erst mit der fertigen Heizkostenabrechnung – oft genau dann, wenn die restliche Hausverwaltungs-Buchhaltung eigentlich schon abgeschlossen sein sollte.