Compliance & Archivierung

Rechtssichere Archivierung Ihrer Buchungsdaten

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht nur eine Pflicht gegenüber dem Finanzamt, sondern sichert Ihr Unternehmen langfristig ab. Erfahren Sie hier, wie Sie PDF/A-Exporte korrekt nutzen.

Archivierung in Ihren Modulen

In den Cloud-Lösungen der INtex Publishing GmbH & Co. KG finden Sie in den jeweiligen Kernbereichen die Funktion zum Export in das rechtssichere PDF/A-Format:

Anwendung Modul / Funktion Archivinhalt
Hausverwaltung Abrechnungen Betriebskostenabrechnungen als PDF/A
Kassenbuch Kassenbücher Vollständige Buchungsdaten des Zeitraums
Fahrtenbuch Fahrtenbücher Abgeschlossene Fahrtenbuchdaten

Was ist PDF/A?

Das PDF/A-Format (ISO-Standard) wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt. Im Gegensatz zum normalen PDF garantiert PDF/A:

  • Eindeutigkeit: Alle Schriften und Farbinformationen sind im Dokument eingebettet.
  • Unabhängigkeit: Das Dokument sieht auch in 10 oder 20 Jahren auf jedem System exakt gleich aus.
  • Veränderungsschutz: Es verhindert das Einbetten von ausführbaren Skripten oder externen Verweisen.

Umgang mit Archivdateien

Ein PDF/A-Export allein ist erst der erste Schritt. Für die dauerhafte Revisionssicherheit beachten Sie:

  1. Unveränderbarkeit: Speichern Sie die Dateien auf Medien, die nicht einfach überschrieben werden können (z.B. Cloud-Speicher mit Versionierung oder WORM-Medien).
  2. Aussagekräftige Namen: Nutzen Sie Schemata wie 2026_Kassenbuch_Maerz.pdf.
  3. Backup-Strategie: Halten Sie mindestens zwei Kopien an geografisch getrennten Orten vor.

Fristen nach deutschem Recht

Gemäß § 147 AO und § 257 HGB gelten folgende Regelfristen:

10 Jahre Buchungsbelege
6 Jahre Handelsbriefe

Die Frist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

Das Risiko: Warum CSV und Excel keine Archivformate sind

Im täglichen Datenaustausch sind Formate wie CSV oder Microsoft Excel äußerst praktisch. Geht es jedoch um die Archivierung und die Revisionssicherheit nach GOBD-Standards, sind diese Formate gänzlich ungeeignet.

Leichte Manipulierbarkeit

CSV- und Excel-Dateien sind "offene" Formate. Jeder Nutzer kann Werte, Daten oder Formeln nachträglich ändern, ohne dass diese Änderung systemseitig protokolliert wird. Für das Finanzamt fehlt damit der Nachweis der Unveränderbarkeit. Ein Export in diese Formate ist lediglich eine Momentaufnahme, aber kein revisionssicheres Dokument.

Fehlende Kontextdaten

Beim Export gehen oft wichtige Metadaten verloren (wer hat wann was gebucht?). Zudem können beim erneuten Import durch unterschiedliche Formatierungen (z.B. Datumsformate oder Kommastellen) unbemerkt Fehler entstehen. Eine Archivierung muss jedoch originalgetreu und lesbar über Jahre hinweg garantiert sein.

Die Lösung: PDF/A und GOBD-Sperre

Echte Revisionssicherheit in der INtex Software erreichen wir durch die Kombination aus festgeschriebenen Buchungssätzen und dem Export in das Langzeit-Archivformat PDF/A. Während Excel-Tabellen als "Arbeitskopien" dienen, ist nur das PDF/A-Dokument (z.B. der Abrechnungsdruck) als finales, manipulationsgeschütztes Dokument für die Archivierung zugelassen.