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Hausverwaltung passt sich voll und ganz Ihrem Bedarf und Ihren Wünschen an

Mandantenfähigkeit 

INtex Hausverwaltung PLUS ist in den höheren Lizenzstufen mandantenfähig PREMIUM TEAM SERVER. Dank der Mandantenfähigkeit können Sie beliebig viele Briefpapiere anlegen und zwischen diesen wechseln. So kann die Software etwa für Hausverwaltungen eingesetzt werden, die mehrere Niederlassungen haben, aber auch für Verwalter und Bauträger, die pro Objekt eine eigene GmbH anlegen. Mit dem Briefpapier können Sie Logo, Absenderangaben, Bankverbindungen, Kommunikationswege und auch rechtliche Angaben jederzeit austauschen.

Word Templating

INtex Hausverwaltung PLUS unterstützt in den Lizenzstufen PREMIUM TEAM SERVER das Word Templating, d.h. Sie können in Microsoft Word Ihre Text- und Layout-Vorlagen bauen, diese dann in der INtex Software hochladen, über Variablen in der Form ${ANSCHRIFT} mit Informationen aus der Datenbank mischen und die fertigen Dokumente downloaden. Word Templates stehen für die Module Adressen, Einheiten, Korrespondenz und Abrechnungen zur Verfügung.

So sind dann z.B. folgende Dokumente zu realisieren:

• Vertragsentwürfe und Verträge
• Mieterhöhungsmitteilungen
• Mahnungen, Kündigungsschreiben etc.
• Exposees
• Protokolle und Aushänge
• Abrechnungen aller Art etwa auch incl. Anhängen wie Belegen und Buchungslisten

Mit den Word Templates sind Layout-Eigenschaften realisierbar, die mit der generischen PDF Erstellung online nicht oder nur deutlich aufwändiger umsetzbar wären:

• Unterschiedliche Seitenlayouts für erste und Folgeseiten oder linke und rechte Seiten mit wechselnder Seitenausrichtung und wechselnden Rändern
• Briefe mit von der DIN Norm abweichenden Seitenlayouts, etwa seitlichen Briefköpfen
• Wechselnde Kopf- und Fußzeilen mit Kolumnentiteln und Seitennummerierung
• Mehrspaltensatz
• Business Diagramme, Grafiken und Bilder (z.B. eine digitalisierte Unterschrift) im Text
• Tabellen mit Berechnungen und Formatierungen im Text
• Fußnoten, Endnoten, Querverweise und Inhaltsverzeichnisse
• Nummerierte Absätze und Aufzählungen
• Verwendung von lokal installierten Schriften incl. Firmen-Schriften
• Bessere Kontrolle über Zeilen- und Seitenumbrüche
• Eigene Berechnungen durch Formeln in Word-Feldfunktionen
• Nachträgliche komfortable Änderung der erstellten Dokumente in Word bis hin zum kompletten Umbau, Zusammensetzung mit anderen Dokumenten oder Übersetzung in Fremdsprachen
• Editierbarkeit im Team mit Änderungsnachverfolgung

Da Word über die Feldfunktionen auch rechnen kann, sind die Angaben aus der Datenbank sogar weiterzuverarbeiten - Sie können etwa auf Basis einer Kaltmiete die Kaution, Makler-Courtage oder Verwaltergebühr berechnen.

Zusammenarbeit mit Word ...

Individuelle Listen für Ansicht, Druck und Export

Integrierter Abfrage-Editor

PREMIUM TEAM SERVER

Gleich wie viele Listen, Auswertungen, Abfragen, Filter und Berichte wir in Hausverwaltung vordefinieren, schnell werden Sie als Anwender einen Fall haben, wo die Vorgaben für Sie unbefriedigend erscheinen.

Da ist z.B. aus Sicht des Benutzers die Abfrage der Daten nicht wie gewünscht, die Auswahl der Felder stimmt nicht mit dem Bedarf überein, die Spalten-Reihenfolge der Felder erscheint nicht optimiert für die beabsichtigten Zwecke, die Sortierreihenfolge der Zeilen ist nicht wie erwartet oder es fehlen Daten für die zu lösende Aufgabenstellung.

Dieses Dilemma werden wir auch nicht dadurch beseitigen, ein weiteres Dutzend Listen oder mehr zu programmieren. Mit Glück helfen wir damit einigen wenigen Anwendern, in der Regel werden die meisten Anwender dann aber über unübersichtlich gewordene Auswahloptionen klagen. Vor allem aber wird viel Aufwand für ein denkbar geringes Ergebnis betrieben werden.

Mit dem Abfrage-Editor ist die Lösung für dieses Problemgeflecht gefunden: Sie definieren einfach selbst Ihre eigenen Listen und bestimmen dabei für sich, was die jeweilige Liste in welcher Form enthalten soll.

Wenn Sie also beispielsweise eine Liste mit allen Daten für neu zu generierende Mietverträge haben wollen, dann ist der Abfrage-Editor Ihre Lösung.

Mehr zum Abfrage Editor ...

• Zugriff auf alle Datentabellen
• Eigene Auswahl der Felder
• Eigene Reihenfolge der Felder
• Berechnungen mit Feldern, z.B. Bruttopreis aus Nettopreis
• Zusammensetzung von Feldern, z.B. Vor- und Nachname zu Name
• Auflösung von Feldern in Teile, z.B. Adresse in Straße und Hausnummer
• Statistik, z.B. Summe von Werten, Minimum, Maximum, Durchschnitt, Anzahl
• Formatierung von Feldern
• Abfrage der Tabellendaten mit Bedingungen wie Feld=x, Feld>y, Feld!=‘‘ etc.
• Einschränkung der Datensatz-Anzahl über ein Limit
• Sortierung nach wählbarem Feld auf- oder absteigend
• Benennung und Speicherung der Listen für wiederholten Abruf
• Ansicht der Ergebnisse am Bildschirm
• Ausdruck der Ergebnisse direkt auf den Drucker
• Druck in eine PDF Datei zur digitalen Weitergabe der Ergebnisse
• Export der Ergebnisse ins Excel-Format zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen
• Ausweis der generierten Datenbank SQL-Abfrage für die Übernahme in SQL Werkzeuge wie MS Query
• Über die Benutzerrechte kann der Zugang zum Abfrage Editor eingeschränkt werden

Eigene Listen, Tabellen und Übersichten

Listen&Tabellen Editor

PREMIUM TEAM SERVER

Das Modul Listen&Tabellen ermöglicht es Ihnen, frei definierte Listen, Übersichten, Aufstellungen und Tabellen ähnlich einer Tabellenkalkulation direkt in der Hausverwaltung zu führen. Ein paar Anregungen:

• Aktivitäten wie z.B. Reparaturen
• Arbeitszeiten etwa von Hausmeistern, Gärtnern etc. (über Assistenten vordefiniert)
• Ausgaben (über Assistenten vordefiniert)
• Ausstattungslisten z.B. für Brandmeldeanlagen, Gartengeräte etc.
• Bankverbindungen etwa einer WEG (über Assistenten vordefiniert)
• Bar-Kasse (Einnahmen und Ausgaben)
• Belegungs-/Nutzungslisten
• Bewerber (über Assistenten vordefiniert)
• Bewohner (über Assistenten vordefiniert)
• Darlehen und Finanzierungen (über Assistenten vordefiniert)
• Energieausweise
• Ereignisse z.B. Schäden und Mängel (über Assistenten vordefiniert)
• Erinnerungen
• Finanzierungen

• Ideenlisten
• Kautionen
• Lastschriftmandate
• Mieterselbstauskünfte (über Assistenten vordefiniert)
• Mobiliar und andere Inventare (über Assistenten vordefiniert)
• Notizen in Listenform
• Planungen z.B. für Renovierungen
• Räume und Flächen
• Raumlisten (über Assistenten vordefiniert)
• Renovierungen
• Tagesordnungspunkte für Versammlungen
• Vermögensübersicht (über Assistenten vordefiniert)
• Verträge z.B. mit Dienstleistern
• Werte und Rendite

Die über Assistenten vordefinierten Listen sind natürlich frei änderbar. In allen Listen&Tabellen können Sie die Spalten A bis L frei benennen und beliebig viele Zeilen anlegen. Die Liste lässt sich in eine PDF ausgeben und digital weitergeben oder drucken.

Filter und Statistik

Über eine integrierte Statistik werden die Zeilen gezählt und bei Bedarf für die Spalten A bis D Summen gebildet. Nach Daten in den Spalten A bis D kann wie in Excel auch gefiltert werden. Hier sollten Daten wie Kategorien und Klassifikationen stehen, bei den eine Filterung z.B. nach Einnahmen und Ausgaben als Kategorie Sinn ergibt.

Verknüpfungen

Die Listen&Tabellen können optional mit Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft werden und erscheinen dann bei den entsprechenden Datensätzen unter dem Aufklappbereich „Unterlagen“. So kann z.B. eine Liste für die Familienmitglieder einer Großfamilie angelegt und mit dem Adressdatensatz verknüpft werden. Oder eine Liste der Brandmelder mit Objekten und Einheiten.

Klickbare Links

Telefonnummern, Email-Adressen und Web-Links in Tabellen werden in der Tabellenansicht automatisch als klickbare Links angezeigt, so dass sich Listen&Tabellen auch für Telefon- (müssen mit +49 beginnen), Email- und Web-Link-Verzeichnisse empfiehlt.

Formatierung mit HTML

In den Tabellen-Zellen können Sie auch mit HTML-Code arbeiten und so die Anzeige und den PDF Ausdruck der Tabelle optisch verändern, etwa die Farbe oder Textauszeichnung mit fett und kursiv.

Auswertungen

Tipp Über den Abfrage Editor können Sie auch die selbstdefinierten Listen&Tabellen abfragen und so Formeln z.B. zur Berechnung der Arbeitszeiten, zur Bildung von Summen oder zur Berechnung etwa des Mwst-Anteils in einer Summe definieren. In den Vorlagen zum Abfrage-Editor haben wir Muster definiert.