Integrierte Korrespondenz, Druck- und Mail-Funktionen
Schreiben oder mailen Sie aus der Software heraus
Email-Anbindung ...
Briefpapier ...
Zusammenarbeit mit Word ...
In die Korrespondenz lässt sich Künstliche Intelligenz (KI/AI) zum Erstellen etwa von Standardtexten wie Mietofferten, Abmahnungen oder Einladungen zu Eigentümerversammlungen integrieren.
Tipp Nutzung von KI zur Texterstellung. Mehr ...
Tipp Anhänge versenden Sie am besten als Link. Die Gründe:
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Weitere Optionen
- Innerhalb des Textes sind bei der Korrespondenz Formeln möglich. So lassen sich z.B. in Mahnvorlagen die geforderten Mahngebühren in Prozent oder als Festbetrag aufschlagen. Bei Mieterhöhungen in Staffel- und Index-Mietverträgen kann die neue Miete errechnet werden. Und für Rechnungen wie etwa eine Courtage-Rechnung läßt sich die Mehrwertsteuer und der Brutto-Rechnungsbetrag errechnen.
- Für größere Rundschreiben gibt es einen Adressdatenexport für eine Word Serienbrief-Steuerdatei. Sie können aber auch direkt in der Software Rundschreiben an Mieter, Eigentümer, Abrechnungsempfänger oder sonstige Adressaten schreiben. In der PREMIUM-Lizenz lassen sich diese optional ebenso wie Einzelbriefe archivieren und verknüpfen.
- In der Kombination Word Serienbrief Steuerdatei Export aus der Hausverwaltung heraus und Word Serienmail-Vorlagen sind auch Email-Newsletter darzustellen.
- PREMIUM Über das Word Templating haben Sie die Möglichkeit, eine Word Datei mit Ihrem Briefpapier hochzuladen und über Variablen mit den Inhalten der Datenbank zu mischen.
- PREMIUM TEAM SERVER Über spezielle Mail-Adressen der Software können Sie Eingangsmails aus Outlook, Google Mail, Apple Mail und anderen Mail-Programmen bequem direkt in das Korrespondenz-Modul der Hausverwaltung weiterleiten. So sind wichtige Mails wie Kündigungen, Vertragsunterzeichnungen oder Schadensmeldungen auch direkt in der Hausverwaltungs-Software hinterlegt und können mit Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft, auf Wiedervorlage gelegt oder in Aufgaben umgewandelt werden.
- Mit einer TEAM Lizenz und Premium Hosting oder mit der SERVER Lizenz haben Sie auch Zugriff auf die Datenbank über ODBC. Da Word Briefe und Serienbriefe über ODBC direkt mit Daten aus einer Datenbank mischen kann, ist dies ein weiterer eleganter Weg zur Korrespondenz-Erledigung.
Korrespondenz
Natürlich läßt sich vieles am Telefon klären, aber spätestens bei ernsthaften Angelegenheiten wie Mahnungen, Kündigungen oder Abmahnungen bedarf es der Schriftform. INtex Hausverwaltung enthält ein Korrespondenz-Modul, in dem Sie Briefe, Faxe und Emails erfassen, drucken und mailen können. Die Schriftstücke werden dabei archiviert, mit Adressen und Einheiten verknüpft und können für das Nachfassen auf Wiedervorlage gelegt werden.
Vorlagen
PREMIUM Im Bereich Unterlagen gibt es annähernd 50 verschiedene Vorlagen für Excel, Word, Numbers und Pages mit Schwerpunkt auf dem Immobilienbereich. Vorlagen in Auswahl:
- Renditeberechnung
- Wohnflächenberechnung
- Zins und Tilgung
- Betriebskostenabrechnung
- Budgetplanung
- DIN Brief 5008
- Übergabeprotokoll
- Mieterselbstauskunft
Drucksachen der Hausverwaltung
Im Korrespondenz-Modul können Sie auch diverse Drucksachen der Hausverwaltung erstellen, speichern, überarbeiten und auf Blanko DIN A4 Papier ausdrucken oder als PDF digital verteilen. Hier einige Ideen:
Baustellen & Arbeiten am Gebäude
- Ankündigung von Handwerkerarbeiten (z. B. Fassadenreinigung, Dacharbeiten)
- Information über geplante Modernisierungen oder Renovierungen
- Mitteilung über Aufzugsstillstand oder Wartung
- Sperrung von Zugängen, Treppenhäusern oder Kellerräumen
- Terminankündigung für Begehungen (z. B. TÜV, Brandschutz, Legionellenprüfung)
Hausordnung & Verhalten
- Erinnerung an die Hausordnung
- Hinweise zum richtigen Verhalten im Treppenhaus (z. B. Abstellen von Gegenständen)
- Regeln zur Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen (Waschküche, Fahrradkeller)
- Hinweise zu Mülltrennung und Müllabfuhr
- Haustierhaltung: Erlaubnis, Einschränkungen oder Beschwerden
Termine & Veranstaltungen
- Einladung zur Eigentümerversammlung
- Einladung zur Mieterversammlung oder Infoabend
- Ankündigung von Wartungsterminen (Heizung, Rauchmelder, etc.)
- Termine für Gartenpflege, Laubentsorgung oder Winterdienst
- Sperrmüll-Aktionstag oder Containerbereitstellung
Verwaltungsinformationen
- Bekanntgabe eines Verwalterwechsels
- Mitteilung über geänderte Kontaktdaten oder Erreichbarkeiten
- Ankündigung von geänderten Bürozeiten
- Information über Eigentümerwechsel in der Nachbarschaft
- Einführung einer neuen Hausmeisterfirma oder Reinigungsfirma
Technik & Versorgung
- Hinweise zu Heizungsausfällen oder Störungen
- Ankündigung von Wasser-, Strom- oder Gasabschaltungen
- Mitteilung über Funkablesung von Heizkostenverteilern
- Ankündigung von Glasfaser-Ausbau oder TV-Umstellungen
Sicherheit & Notfälle
- Verhalten im Brandfall (evtl. mit Fluchtplan)
- Aushang mit Notfallnummern (Hausmeister, Rohrbruch, Notdienst)
- Warnung vor Einbrüchen oder Vandalismus
- Hinweis auf Videoüberwachung oder neue Sicherheitsmaßnahmen
- Warnung vor Sturmschäden oder Dachlawinen
Allgemeiner Service
- Hinweis auf Paketstation oder Paketboxen
- Erinnerung an Abholung von vergessenen Gegenständen
- Fundsachen im Hausflur oder Keller
- Verlorene Schlüssel oder Schlüsselabgabe bei Auszug
Saisonale Hinweise
- Weihnachtsgrüße mit Öffnungszeiten der Verwaltung
- Hinweise zur Winterpflicht (z. B. Schneeräumung durch Mieter)
- Sommerpflege des Gartens oder Grillregeln
- Frühjahrsputz im Hausflur oder auf Gemeinschaftsflächen
Rechtliches & Finanzielles
- Mieterhöhung oder Nebenkostenankündigung (nur zur Info, rechtlich per Brief)
- Erinnerung an Rückstand von Miete oder Nebenkosten
- Information zur Betriebskostenabrechnung
- Widerspruchsfristen oder Mahnungen
Nachbarschaft & Gemeinschaft
- Vorstellung neuer Mieter oder Eigentümer
- Danksagung nach gelungenen Gemeinschaftsaktionen
- Aushang für Nachbarschaftshilfe oder Mitfahrgelegenheiten
- Information über ruhestörenden Lärm (z. B. Umbau in Wohnung X)
- Hinweise bei Konflikten zwischen Mietparteien (neutral formuliert)
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