Betriebskostenabrechnung
Schritt für Schritt zur rechtssicheren Betriebskosten.
1. Der Abrechnungs-Workflow
Die Erstellung einer Abrechnung folgt einer logischen Kette von fünf Schritten. Dieser strukturierte Prozess stellt sicher, dass keine Kosten vergessen werden und die Verteilungsschlüssel korrekt angewendet werden.
Abbildung: Die fünf Schritte von der Periode bis zur Vorauszahlung.
Schritt 1: Abrechnungsperioden
Für jedes Haus und jedes Kalenderjahr legen Sie eine eigene Abrechnungsperiode an. Hier definieren Sie die "100%-Werte" des gesamten Objekts:
- Gesamt-Umlagefaktoren: Wie viele Quadratmeter (QM) hat das Haus insgesamt? Wie viele Miteigentumsanteile (MEA) oder Wohneinheiten gibt es?
- Gesamtverbräuche: Hier werden Summenwerte wie der Gesamtwasserverbrauch oder der Strom für die Treppenhausbeleuchtung eingetragen.
Diese Werte bilden die mathematische Basis (den Nenner), auf der später alle Einzelanteile berechnet werden.
Schritt 2: Einzelabrechnungen
Hier legen Sie fest, für wen eine Abrechnung erstellt werden soll (Mieter/Nutzer).
Anteilswerte & Zeiträume
In der Einzelabrechnung tragen Sie die individuellen Anteile der Wohnung ein (z.B. 75 QM von 1000 QM gesamt). Durch Von/Bis-Datumsfelder erfolgt die Berechnung taggenau.
Schritt 3 & 4: Kostenverteilung
Umlagen (Schritt 3)
Hier erfassen Sie alle Kosten, die nach einem Schlüssel (QM, MEA, Personen) verteilt werden.
- Mieter: Nur umlagefähige Kosten nach Betriebskostenverordnung.
Direkte Kosten (Schritt 4)
Kosten, die nicht berechnet werden müssen, sondern bereits feststehen:
- Ergebnisse externer Heizkostenabrechnungen (z.B. Brunata, Ista, Kalorimeta).
- Sonderkosten, die nur einen Einzelnen betreffen oder vom Rechnungssteller bereits direkt zugeordnet wurden (z.B. Müllgebühren pro Nutzer).
Druck und Versand
Sie haben zwei Möglichkeiten, die fertigen Abrechnungen als PDF/A zu exportieren:
Direkt aus dem Datensatz der jeweiligen Einzelabrechnung.
Ein großes PDF mit allen Abrechnungen einer Periode über das Modul Abrechnungsperioden.