Immobilien-Management

1. Der Aufbau Ihrer Datenstruktur

Bevor Sie Daten eingeben, ist es wichtig, das Grundprinzip der INtex Hausverwaltung zu verstehen. Die Software arbeitet hierarchisch ("von oben nach unten"):

Abbildung: Die logische Verknüpfung vom Objekt über die Einheiten bis zu den Personen.

An oberster Stelle steht das Objekt (z.B. ein Mehrfamilienhaus). Diesem Objekt sind die einzelnen Einheiten (Wohnungen, Garagen, Stellplätze) untergeordnet. An diesen Einheiten hängen wiederum alle weiteren Informationen wie Mieter, Eigentümer, Zähler oder Aufgaben.

2. Eigentumsverhältnisse

In diesem Bereich definieren Sie, wem eine Wohnung oder Gewerbeeinheit rechtlich gehört. Dies ist die Basis für die Erstellung der Hausgeldabrechnung.

Historische Speicherung & Zeiträume

Eigentumsverhältnisse werden in der INtex Hausverwaltung niemals gelöscht oder einfach überschrieben. Verkauft ein Eigentümer seine Wohnung, setzen Sie ein Enddatum für sein Verhältnis. Der neue Käufer wird als neues Eigentumsverhältnis mit einem Anfangsdatum angelegt.

Der Vorteil: Sie können jederzeit eine Abrechnung für das Vorjahr erstellen, da das System weiß, wer im Juni 2025 der Eigentümer war, selbst wenn die Wohnung im Januar 2026 verkauft wurde.

Mehrere Eigentümer gleichzeitig

Oft gehört eine Wohnung einer Erbengemeinschaft oder einem Ehepaar. Sie können pro Einheit beliebig viele Personen als Eigentümer hinterlegen. Das System verwaltet die Anteile korrekt für die Korrespondenz und Abrechnung.

3. Nutzungsverhältnisse

Das Nutzungsverhältnis regelt die operative Ebene: Wer nutzt die Räumlichkeiten tatsächlich? Dies ist die Basis für die Nebenkostenabrechnung.

Nutzungsarten im Überblick

• Mieter: Klassische Vermietung. Hier hinterlegen Sie Mietbeginn, Kündigungsdatum und die Mietzusammensetzung.
• Selbstbewohnender Eigentümer: Der Eigentümer nutzt die Einheit selbst. In der Abrechnung werden bestimmte Kosten (z.B. Grundsteuer) anders behandelt als bei Mietern.
• Leerstand: Ist eine Einheit nicht vermietet, übernimmt der Eigentümer automatisch die anfallenden fixen Kosten.

Wohngemeinschaften & Mehrfachnutzer

Genau wie beim Eigentum können auch mehrere Nutzer gleichzeitig (z.B. Hauptmieter und Untermieter oder eine Studenten-WG) erfasst werden. Auch hier ist die historische Speicherung (Einzug/Auszug) für die tagesgenaue Abrechnung essenziell.

4. Technische Ausstattung & Ablesungen

Zählerwesen (1:n)

Zu jeder Wohnung können Sie Zähler (Kaltwasser, Warmwasser, Strom, Gas, Heizung) anlegen. Das System folgt hier einer 1:n Logik:

• Ein Zähler ist fest einer Einheit zugeordnet.
• Zu diesem einem Zähler können Sie über Jahre hinweg viele Ablesungen erfassen.

Dies erlaubt die Erstellung von Verbrauchshistorien und Diagrammen.

Schlüsselmanagement (1:n)

Verlieren Sie nie wieder den Überblick über ausgegebene Schlüssel. Auch hier gilt die 1:n Logik:

• Ein Schlüssel wird im System definiert (z.B. "Hausschlüssel Nr. 402").
• Zu diesem einem Schlüssel dokumentieren Sie viele Übergabeprotokolle (von Mieter A zu Mieter B).

Sie sehen auf Knopfdruck, wer aktuell welchen Schlüssel besitzt.

6. Ansprechpartner & Dienstleister

Ein Objekt benötigt Betreuung. Verknüpfen Sie externe Firmen direkt mit dem Stammdatensatz des Objekts: