Das Buchführungsmodul der INtex Hausverwaltung
Detaillierte Dokumentation zur Konfiguration, operativen Buchungsarbeit und zum finanztechnischen Reporting.
1. Projektanlage und rechtliche Rahmenbedingungen
Jede buchhalterische Erfassung innerhalb der INtex Hausverwaltung beginnt mit der Anlage einer Buchführung. Diese fungiert als Mandant und definiert den zeitlichen und sachlichen Rahmen (z. B. "Wirtschaftsjahr 2026 - Objekt Musterstraße").
Zeitraum und Eröffnung
Legen Sie das Geschäftsjahr fest. Es ist zwingend erforderlich, jede neue Buchführung mit einem Saldenvortrag zu beginnen, um den Anfangsbestand Ihrer Bank- oder Kassenkonten korrekt abzubilden.
GoBD-Konformität
Die Software unterstützt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Durch Aktivierung des GoBD-Modus werden Buchungssätze nach einer Frist von 24 Stunden automatisch gegen nachträgliche Änderungen gesperrt (Schreibschutz). Dies ist essenziell für die steuerliche Anerkennung.
2. Stammdaten: Klassifikationen & Kostenstellen
Die Buchführung basiert auf zwei zentralen Säulen, die eine automatisierte Auswertung erst ermöglichen:
Kostenstellen (Debitoren-Ersatz)
Anstelle von klassischen, oft unübersichtlichen Debitorenkonten setzen wir auf Kostenstellen. Für jeden Mieter und Eigentümer wird eine eigene Kostenstelle angelegt. Dies erlaubt die punktgenaue Zuordnung von Einnahmen und die Erstellung individueller Mieterkonten. Wir orientieren uns hierbei an den Branchenpaketen der DATEV für Wohnungswirtschaft sowie Vermietung & Verpachtung.
Klassifikationen & Kontierung
Die Buchführung in der INtex Hausverwaltung ist eine Hybrid-Lösung aus einfacher und doppelter Buchführung. Dies gelingt dadurch, dass Sie als Anwender zwar nur Klassifkationen wählen und nicht selbst kontieren müssen, die Klassifikationen aber ihrerseits eine Kontierung nach sich ziehen. 45 Klassifikationen für die in der Hausverwaltung üblichen Buchungsfälle sind vorgegeben. Wenn Sie weitere Buchungs-Klassifikationen benötigen, duplizieren Sie einfach eine der Vorlagen: Klicken Sie dazu auf das Kopieren-Symbol. Anschließend können Sie die kopierte Klassifikation mit dem Stift-Symbol bearbeiten. Oder Sie legen manuell eine komplett neue Klassifikation an.
Vollständige Referenz der Klassifikationen
Hier finden Sie alle 45 vordefinierten Buchungskategorien. Jede Klassifikation steuert im Hintergrund die Kontierung auf Sach- und Gegenkonten.
| Buchungsart | Bezeichnung | MwSt % | Konto | Gegenkonto |
|---|---|---|---|---|
| Einnahmen & Einlagen | ||||
| Einnahmen | Mieteinnahme | 0 | 180000 | 410500 |
| Einnahmen | Mieteinnahme (Gewerbe) | 19 | 180000 | 446000 |
| Einnahmen | Mieteinnahme Garagen | 0 | 180000 | 410600 |
| Einnahmen | Mieteinnahme Garagen (Gewerbe) | 19 | 180000 | 447090 |
| Einnahmen | Nebenkostenvorauszahlung | 0 | 180000 | 410800 |
| Einnahmen | Nebenkostenvorauszahlung (Gewerbe) | 0 | 180000 | 447500 |
| Einnahmen | Hausgeldzahlung | 0 | 180000 | 410800 |
| Einnahmen | Rücklagenzahlung | 0 | 180000 | 295900 |
| Einnahmen | Erhaltene Kautionen | 0 | 180000 | 355000 |
| Einnahmen | Hausgeld Nachzahlung/Erstattung | 0 | 180000 | 410850 |
| Einnahmen | Nebenkosten Nachzahlung/Erstattung | 0 | 180000 | 410850 |
| Einnahmen | Nebenkosten Nachz./Erstatt. (Gewerbe) | 0 | 180000 | 447550 |
| Einlagen | Privateinlagen | 0 | 180000 | 218000 |
| Ausgaben & Kosten | ||||
| Ausgaben | Gas, Strom, Wasser | 19 | 632500 | 180000 |
| Ausgaben | Gas | 19 | 632600 | 180000 |
| Ausgaben | Heizung | 19 | 632020 | 180000 |
| Ausgaben | Warmwasser | 19 | 632120 | 180000 |
| Ausgaben | Wasserversorgung | 19 | 632940 | 180000 |
| Ausgaben | Entwässerung | 19 | 643200 | 180000 |
| Ausgaben | Müllabfuhr | 19 | 685900 | 180000 |
| Ausgaben | Straßenreinigung | 19 | 643100 | 180000 |
| Ausgaben | Treppenreinigung | 19 | 633000 | 180000 |
| Ausgaben | Schornsteinfeger | 19 | 632430 | 180000 |
| Ausgaben | Hausbeleuchtung | 19 | 632720 | 180000 |
| Ausgaben | Fahrstuhl | 19 | 647000 | 180000 |
| Ausgaben | Hauswart/Hausmeister | 19 | 630300 | 180000 |
| Ausgaben | Gartenpflege | 19 | 630400 | 180000 |
| Ausgaben | Ungezieberbekämpfung | 19 | 630500 | 180000 |
| Ausgaben | Grundsteuer | 0 | 768000 | 180000 |
| Ausgaben | Hausversicherungen | 0 | 640000 | 180000 |
| Ausgaben | Erhaltungsaufwendungen | 19 | 645000 | 180000 |
| Ausgaben | Verwaltungskosten | 19 | 699200 | 180000 |
| Ausgaben | Kabelgebühr | 19 | 685100 | 180000 |
| Ausgaben | Sonstige Abgaben | 19 | 643000 | 180000 |
| Ausgaben | Sonstige Werbungskosten | 19 | 685000 | 180000 |
| Entnahmen | Privatentnahmen | 0 | 210000 | 180000 |
| Sollstellungen (Forderungen) | ||||
| Sollstellung | Mietforderung | 0 | 120000 | 410500 |
| Sollstellung | Mietforderung Garagen | 0 | 120000 | 410600 |
| Sollstellung | Forderung NK-Zahlung | 0 | 120000 | 410800 |
| Sollstellung | Forderung Hausgeld-Zahlung | 0 | 120000 | 410800 |
| Sollstellung | Forderung Rücklagen-Zahlung | 0 | 120000 | 295900 |
| Sollstellung | Forderung NK-Nachzahlung | 0 | 120000 | 410850 |
| Sollstellung | Forderung Hausgeld-Nachzahlung | 0 | 120000 | 410850 |
| Umbuchungen & Salden | ||||
| Umbuchung (E) | Auflösung Rücklage | 0 | 180000 | 295900 |
| Umbuchung (A) | Übertrag auf Rücklage | 0 | 295900 | 180000 |
| Saldo | Saldenvortrag | 0 | 180000 | 900000 |
3. Effizienzwerkzeuge und Erfassungshilfen
Um die tägliche Buchungsarbeit zu beschleunigen, bietet die Software verschiedene Automatismen:
Bankimport & Buchungsregeln
Importieren Sie Ihre Kontoauszüge (MT940, CAMT, CSV). Spezial-CSV Importe für Volksbanken, Sparkassen und Deutsche Bank erübrigen die manuelle Feldzuordnung bei diesen Instituten. Durch die Definition von Buchungsregeln erkennt das System wiederkehrende Vorfälle (z. B. "Versicherung" oder "Miete Max Mustermann") und schlägt automatisch die passende Klassifikation und Kostenstelle vor. Der Regel-Schalter zeigt Ihnen das Ergebnis vor der finalen Verbuchung zur Kontrolle an.
Muster- & Wiederholbuchungen
Erstellen Sie Vorlagen für komplexe Buchungen. Diese Musterbuchungen werden im Buchungen-Journal für neue Buchungen abgerufen. So sind z.B. Abschläge schnell gebucht. Besonders leistungsstark sind die Wiederholbuchungen: Markieren Sie z.B. eine Mietforderung als Wiederholung, stellt das System diese jeden Monat automatisch bis zum Periodenende ein. Da dies reguläre Buchungssätze sind, können sie bei Mietänderungen jederzeit editiert werden. Die Wiederholung lässt sich durch Herausnahme des Wieder-Ende-Datums jederzeit ganz beenden oder zu einem Stichtag (z.B. Auszug des Mieters) beenden.
Direkterfassung aus Stammdaten
Nutzen Sie die tiefgehende Integration der Module. Sie können Sollstellungen und Zahlungen direkt aus den Eigentumsverhältnissen (Hausgeld) oder den Nutzungsverhältnissen (Miete) heraus generieren. Die integrierte Splittbuchungshilfe erlaubt es zudem, Bruttobeträge mit einem Klick in Kaltmiete, Nebenkosten und Heizkosten aufzuteilen. Als Buchungshilfe werden dabei die vertragsgemäßen Teilbeträge angezeigt.
4. Auswertungen und Reporting
Alle erfassten Daten fließen in ein umfangreiches Berichtswesen ein. Das Journal erlaubt jederzeit Filterungen nach Buchungsarten (Einnahmen, Ausgaben, Sollstellungen) inklusive automatischer Summenbildung.
| Berichtstyp | Funktion / Inhalt |
|---|---|
| GuV | Gegenüberstellung aller Erträge und Aufwendungen zur Ermittlung des Saldos. |
| Journal | Chronologische Auflistung aller Buchungsvorgänge im Detail. |
| Kontenblätter | Anzeige der Buchungen sortiert nach Sachkonten (z. B. Konto 180000 Bank). |
| Kostenbericht | Auswertung der Ausgaben, gruppiert nach Kostenarten zur Kostenkontrolle. |
| Mieterkonten | Individuelle Gegenüberstellung von Forderungen und tatsächlichen Zahlungen pro Mieter/Eigentümer (Soll/Haben-Vergleich). |
| USt.-Voranmeldung | Zusammenstellung aller steuerrelevanten Daten für die Übermittlung an das Finanzamt. |
Buchführung: Ausbaustufen & Effizienz
Die INtex Hausverwaltung passt sich bei der Buchführung Ihren Anforderungen an. Sie können die Buchführung in verschiedenen Detailstufen betreiben – je nach gewünschtem Auswertungsgrad und verfügbarem Zeitkontingent.
| Stufe | Methode | Aufwand | Ihr Nutzen (Auswertung) |
|---|---|---|---|
| 1 | Kontoauszug-Basis | Gering | Reiner Cashflow / Einnahmen-Ausgaben |
| 2 | + Soll-Stellungen | Mittel | Überwachung offener Posten / Mahnwesen |
| 3 | + Kostenstellen | Mittel | Direkter Soll-Haben-Vergleich pro Objekt/Mieter |
| 4 | + Splitting | Hoch | Exakte Nebenkostenabrechnung auf Knopfdruck |
Stufe 1 & 2: Einstieg & Kontrolle
Bank-Transaktionen werden 1:1 in Buchungen umgesetzt. Ergänzt um Soll-Stellungen (Forderungen) erkennen Sie sofort, wer noch nicht gezahlt hat.
REGEL-PRÜFUNG: Wenn Betreff "Miete" -> Klassifikation Mieteinnahmen
Vorteil: Schnelle Erfassung über automatische Regeln.
Stufe 3: Kostenstellen-Präzision
Statt reiner Textsuche im Betreff werden Buchungen festen Kostenstellen zugewiesen (z. B. "Whg-102-Schmidt").
- Saubere Filterung ohne Tippfehler-Risiko.
- Direkte Gegenüberstellung von Forderungen und Zahlungen.
Stufe 4: Splitting & Automatisierung
Die Miete wird direkt in Kaltmiete und Nebenkosten-Vorauszahlungen gesplittet. Unser Splitt-Assistent unterstützt Sie hierbei massiv.
Effizienz-Tipp: Wiederholbuchungen
Nutzen Sie für monatliche Soll-Stellungen (Forderungen) die Wiederholbuchungs-Funktion. Einmal konfiguriert, generiert das System die gesplitteten Beträge automatisch jeden Monat neu. Bei Bedarf auch für die Splitts.
GoBD & Buchführung
Was fordert der Gesetzgeber und wie setzen wir es um?
Gesetzliche Anforderungen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellen klare Bedingungen an eine Buchführung:
Zeitnah
Einnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden, mindestens aber vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.
Chronologisch
Die Buchungen müssen in der zeitlichen Reihenfolge erfolgen.
Lückenlos
Jeder Geschäftsvorfall muss ohne Ausnahme dokumentiert sein.
Unveränderbar
Nachträgliche Änderungen müssen sichtbar gemacht werden.
Unsere softwareseitige Lösung
INtex Hausverwaltung unterstützt Sie aktiv dabei, diese strengen Kriterien zu erfüllen:
Anlage- & Änderungshistorie
Das System schreibt im Hintergrund mit, wer wann welchen Datensatz angelegt oder verändert hat. Diese Transparenz sorgt für die nötige Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen.
GoBD-Modus & Festschreibung
Wird die Buchführung im GoBD-Modus geführt, werden Buchungen nach Abschluss festgeschrieben. Eine Änderung ist dann nur noch durch eine offizielle Stornierung möglich.
Revisionssicherer Export
Der finale PDF/A-Export etwa des Journals und der Kontenblätter bildet den unveränderbaren Beleg für Ihre digitale Archivierung.
Fazit: Durch die Kombination aus technischer Überwachung (Historisierung) und bewusster Freigabe (Festschreibung) bietet INtex Hausverwaltung eine rechtssichere Grundlage für Ihre Buchhaltung und minimiert das Risiko bei Betriebsprüfungen.
Wichtiger Hinweis: Sofern die Buchführung nicht als Steuer-Vorsystem geführt wird, unterliegt sich nicht den Zwängen der GOBD.