Geschäftsmodell, Honorarberechnung & Businessplan für Hausverwalter (Teil 2)
Auf einen Blick: Der finanzielle Erfolg einer Hausverwaltung steht und fällt mit einer realistischen Preiskalkulation. Wer als Gründer kostendeckend und rentabel arbeiten möchte, muss Grundleistungen klar von Sonderleistungen abgrenzen, eine marktgerechte Vergütung pro Einheit kalkulieren und die anfänglichen Investitions- und Fixkosten im Businessplan berücksichtigen.
Nach dem Abstecken der rechtlichen Rahmenbedingungen nach § 34c GewO geht es im zweiten Schritt an das kaufmännische Fundament. Viele Neugründer begehen den Fehler, sich über zu niedrige Preise in den Markt hineinzukaufen. Wie Sie Ihr Honorar nachhaltig berechnen und Ihren Businessplan auf solide Beine stellen, lesen Sie hier.
1. Honorarkalkulation: Was kostet die Verwaltung pro Einheit?
In Deutschland wird das Honorar für Hausverwalter üblicherweise als Pauschale pro Wohneinheit (WE) und Monat zzgl. Umsatzsteuer erhoben. Die tatsächliche Höhe hängt stark vom Objektstandort, der Objektgröße und der Verwaltungsart ab.
| Verwaltungsart | Durchschnittlicher Honorarrahmen (netto/Monat) | Besonderheiten bei der Kalkulation |
|---|---|---|
| WEG-Verwaltung | 22,00 € – 35,00 € pro Einheit | Kleinere Gemeinschaften (unter 10 Einheiten) erfordern oft Mindestpauschalen (z. B. 250 €–300 € Sockelbetrag pro Objekt). |
| Mietverwaltung | 4 % – 6 % der Nettokaltmiete ODER 25,00 € – 40,00 € pro Einheit | Der Aufwand korreliert mit Mieterfluktuation und Objektzustand. Minimumbeträge pro Einheit festlegen. |
| Sondereigentumsverwaltung (SEV) | 25,00 € – 45,00 € pro Einheit | Oft in Kombination mit WEG-Verwaltung als Zusatzleistung angeboten. |
2. Grundleistungen vs. Sonderleistungen
Ein entscheidender Faktor für die Rentabilität ist das Verwaltervertrag-Leistungsverzeichnis. In den Grundleistungen sind nur die alltäglichen Routineaufgaben enthalten (z. B. Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Durchführung einer ETV pro Jahr). Alles, was darüber hinausgeht, muss als **Sonderleistung** nach Zeitaufwand oder Festpreis abgerechnet werden.
Typische Grundleistungen
- Verwaltung der Bankkonten & Rechnungsprüfung
- Erstellung der jährlichen Betriebskosten-/Hausgeldabrechnung
- Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung
- Einleitung dringender Instandhaltungsmaßnahmen
Abrechenbare Sonderleistungen
- Außerordentliche Eigentümerversammlungen (Stundensatz)
- Mahnwesen und Gerichtsurteil-Vollstreckungen
- Betreuung großer Sanierungs- und Baumaßnahmen (%)
- Eigentümerwechsel-Gebühren (Namensänderung, Unterlagen)
3. Die Kosten im Businessplan realistisch planen
Für die Gründung benötigen Sie ein realistisches Budget. Folgende Ausgabenblöcke sollten in Ihrer Finanzplanung enthalten sein:
- Einmalige Gründungskosten: Erlaubnis nach § 34c GewO (~300 €–700 €), Gewerbeanmeldung, Notar-/Handelsregisterkosten (bei GmbH/UG).
- Laufende Fixkosten: Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung, Fortbildungskosten, Marketing/Webseite, Büromiete oder Home-Office-Pauschale.
- Software & IT: Lizenzen für Software, Bankingschnittstellen, Hardware.
4. Transparente Werkzeuge für eine skalierbare Verwaltung
Damit Ihre Marge nicht durch hohe Software-Gebühren aufgefressen wird, sollten Gründer auf transparente und planbare Lizenzmodelle achten. Teure Cloud-Abonnements mit Monatsgebühren pro Einheit machen das Wachstum am Anfang schwer kalkulierbar.
Setzen Sie stattdessen auf Softwarelösungen, die flexibel mit Ihrem Bestand skalieren und klare Jahres- oder Festpreise bieten. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Betriebskosten.
Preisübersicht und Lizenzauswahl Hausverwaltung
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Fazit & Ausblick
Eine professionelle Honorarkalkulation schützt Sie vor Unterdeckung und schafft Vertrauen bei Ihren Kunden. Wer Grund- und Sonderleistungen von Anfang an sauber abgrenzt und seine Fixkosten im Griff behält, legt den Grundstein für ein profitables Unternehmen.
Im 3. Teil unserer Serie erfahren Sie, wie Sie die ersten Kunden gewinnen, regionale Sichtbarkeit aufbauen und Eigentümergemeinschaften bei Verwalterwechseln von sich überzeugen. Kundengewinnung für die Hausverwaltung ...
In der Vergangenheit war die Einnahme von Maklerprovisionen bei der Neuvermietung von Einheiten aus dem eigenen Verwaltungsbestand ein lukrativer Nebenerwerb. Damit ist nun endgültig Schluss.
Das Grundsatzurteil des BGH (Az. I ZR 224/25)
Mit Urteil vom 21. Mai 2026 (Az. I ZR 224/25) hat der Bundesgerichtshof klargestellt: Ein Hausverwalter darf für die Vermittlung von Mietwohnungen aus dem von ihm selbst verwalteten Bestand keinerlei Maklerprovision oder Vermittlungsentgelt verlangen – und zwar weder vom Mieter noch vom Vermieter/Eigentümer.
Gesetzliche Grundlage & rechtliche Folgen:
- Gesetz & Paragraph: Der Provisionsanspruch ist nach § 2 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Fall 2 WoVermittG (Wohnungsvermittlungsgesetz) gesetzlich ausgeschlossen. Abweichende Vertragsklauseln in Verwalterverträgen sind gemäß § 2 Abs. 5 WoVermittG unwirksam.
- Rückforderungsrisiko: Eigentümer können bereits gezahlte Vermittlungsprovisionen der letzten Jahre als unrechtmäßige Bereicherung (§ 812 BGB) zurückfordern.
Rechtssichere Alternativen für Ihr Geschäftsmodell
Da die „Erfolgs-Provision“ wegfällt, müssen Verwalter den Mehraufwand bei Mieterwechseln kaufmännisch anders strukturieren und vertraglich sauber abbilden:
- Pauschales Sonderhonorar im Verwaltervertrag vereinbaren: Statt einer „Maklerprovision“ vereinbaren Sie im Verwaltervertrag eine feste Dienstleistungspauschale für den Bearbeitungsaufwand bei Neuvermietung (z. B. Wohnungsabnahme, Inseratserstellung, Bonitätsprüfung, Mietvertragsausfertigung). Wichtig: Es muss sich um die Vergütung konkreter Verwaltungsdienstleistungen handeln, nicht um eine erfolgsabhängige Vermittlungsprovision.
- Abrechnung auf Stundensatzbasis: Der Zeitaufwand für Besichtigungstermine und Mietvertragsgestaltung wird als reguläre Sonderleistung nach vereinbartem Stundensatz direkt an den Eigentümer fakturiert.
- Reine WEG-Verwaltung ist ausgenommen: Der Provisionsausschluss greift nicht, wenn Sie nur das Gemeinschaftseigentum einer WEG verwalten und im Auftrag eines einzelnen Sondereigentümers dessen Wohnung vermitteln (solange keine Miet- oder Sondereigentumsverwaltung für diese Einheit vorliegt).