Digitale Unterschriften und Schriftformerfordernis

Rechtssicher unterzeichen in der Hausverwaltung

Die digitale Unterschrift und das Schriftformerfordernis sind zwei wichtige technische und juristische Konzepte, die im Kontext des Mietrechts und der Hausverwaltung zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Digitale Unterschrift

Eine digitale Unterschrift im Sinne einer qualifizierten elektronischen Signatur ist eine kryptographische Methode zur Verifizierung der Authentizität und Integrität digitaler Dokumente[5]. Sie basiert auf der Public-Key-Kryptographie und verwendet ein Schlüsselpaar:

  1. Einen öffentlichen Schlüssel, der allgemein zugänglich ist
  2. Einen privaten Schlüssel, der nur dem Unterzeichner bekannt ist

Bei der Signierung eines Dokuments wird der private Schlüssel des Unterzeichners verwendet[5]. Dies ermöglicht es dem Empfänger, die Identität des Absenders zu bestätigen und sicherzustellen, dass das Dokument seit der Signierung nicht verändert wurde.

Technisch gesehen funktioniert eine digitale Signatur wie folgt:

  1. Ein mathematischer Algorithmus erstellt zwei Schlüssel (Zahlenketten).
  2. Eine "Quersumme" (Hash) des Dokuments wird erzeugt.
  3. Der Hash-Wert wird mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt.
  4. Die verschlüsselten Daten erhalten einen Zeitstempel.
  5. Der Empfänger entschlüsselt den Hash-Wert mit dem öffentlichen Schlüssel[1].

Schriftformerfordernis

Das Schriftformerfordernis ist eine gesetzliche Vorgabe, die in § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) geregelt ist[6]. Es definiert die Anforderungen an die Form und die handschriftliche Unterzeichnung bestimmter Dokumente und Verträge[2]. 

Wesentliche Aspekte des Schriftformerfordernisses sind:

  1. Es dient der Rechtssicherheit von vertraglichen Vereinbarungen.
  2. Es erfordert eine urkundliche Fixierung der Erklärung mit der Unterschrift des Ausstellers.
  3. Es soll die Beteiligten vor übereilten Entscheidungen schützen.
  4. Es erhöht die Beweisbarkeit und Klarheit getroffener Vereinbarungen[6].

Im Kontext des Mietrechts und der Hausverwaltung ist zu beachten, dass viele Dokumente, wie Mietverträge oder Kündigungen bei unbefristeten Mietverträgen, der Schriftform bedürfen, um Rechtsverbindlichkeit zu erlangen[2].

Quellen:

[1] https://www.yaveon.com/de/glossar/digitale-unterschrift/

[2] https://www.egovernment.de/was-ist-die-schriftformerfordernis-a-639220/

[3] https://www.noerr.com/de/insights/elektronische-signaturen-in-der-immobilienwirtschaft---vertraege-rechtssicher-digital-unterzeichnen

[4] https://epdf.pub/der-online-shop-handbuch-fr-existenzgrnder.html

[5] https://www.d-velop.de/blog/prozesse-gestalten/digitale-unterschrift/

[6] https://www.d-velop.de/blog/compliance/schriftform/

[7] https://www.transferdata.de/mietvertrag-digital-unterschreiben-rechtssicher-und-einfach/

[8] https://www.ibau.de/akademie/glossar/digitale-signatur/

[9] https://yousign.com/de-de/blog/was-bedeutet-schriftform-und-schriftformerfordernis

[10] https://authada.de/blog/mietvertrag-digital-unterschreiben/

[11] https://www.ihk.de/schleswig-holstein/recht/recht-im-internet/digitale-signatur/digitale-signatur-1379294

[12] https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftform

[13] https://yousign.com/de-de/blog/mietvertrag-einfacher-gemacht-elektronisch-unterschreiben

[14] https://de.wikipedia.org/wiki/Digitale_Signatur

[15] https://www.docusign.com/de-de/blog/schriftformerfordernis

[16] https://www.digital-affin.de/blog/mietvertrag-digital-unterschreiben/

Erzeugung einer digitalen Unterschrift

Die praktische Erzeugung einer digitalen Unterschrift unterscheidet sich deutlich von der Verwendung eines einfachen Unterschriftenfeldes auf Smartphones oder Tablets.

Eine digitale Unterschrift wird mithilfe spezialisierter Software oder Cloud-Dienste erstellt, die auf kryptographischen Methoden basieren. Der Prozess läuft typischerweise wie folgt ab:

  1. Anmeldung bei einem E-Signatur-Anbieter (z.B. DocuSign, Adobe Sign, Skribble)[3][5]
  2. Hochladen des zu unterzeichnenden Dokuments in das System
  3. Platzierung der Signatur im Dokument
  4. Auslösen der Signatur durch einen Klick
  5. Bestätigung über ein zweites Gerät (z.B. Mobiltelefon) für zusätzliche Sicherheit[5]

Bei der Erstellung wird ein digitales Zertifikat verwendet, das die Identität des Unterzeichners bestätigt und die Integrität des Dokuments sicherstellt[1].

Abgrenzung zum Unterschriftfeld auf Touchscreens

Im Gegensatz dazu steht die einfache elektronische Signatur auf Touchscreens:

  1. Sie basiert lediglich auf einer grafischen Darstellung der Unterschrift
  2. Wird direkt auf dem Bildschirm mit dem Finger oder einem Stift gezeichnet
  3. Bietet keine kryptographische Verschlüsselung oder Verifizierung
  4. Hat in den meisten Fällen keinen rechtlichen Wert[2]

Eine auf einem Tablet oder Smartphone erstellte Unterschrift kann nicht direkt mit dem Unterzeichner in Verbindung gebracht werden, da keine sichere Verknüpfung zwischen der Signatur und der Person besteht[2].

Rechtliche Relevanz

Während digitale Signaturen, insbesondere fortgeschrittene (FES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES), rechtlich bindend sind, haben einfache elektronische Unterschriften auf Touchscreens in der Regel keine rechtliche Gültigkeit[2][4]. Für rechtskräftige digitale Signaturen ist die Verwendung von Diensten zertifizierter und anerkannter Vertrauensdiensteanbieter erforderlich[2].

Quellen:

[1] https://www.skribble.com/de-de/blog/was-ist-eine-digitale-signatur/

[2] https://yousign.com/de-de/blog/elektronische-signatur-tablet

[3] https://www.juunit.com/blog/digitale-unterschrift

[4] https://www.stern.de/kultur/digitale-unterschrift--dokumente-mit-dem-smartphone-unterschreiben--31793114.html

[5] https://www.skribble.com/de-de/blog/dokumente-digital-unterschreiben/

[6] https://www.xyzmo.com/de/digital-signature/smartphone-as-signaturepad

[7] https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Oeffentliche-Verwaltung/Moderner-Staat/ElektronischeSignatur/Signaturanwendungen/siganwerzeugung.html

Einsatzmöglichkeiten einfacher Unterschriftfelder

Die Verwendung von einfachen Unterschriftfeldern durch Hausverwaltungen hängt von der rechtlichen Relevanz und den Anforderungen des jeweiligen Dokuments ab. Hier eine Übersicht für verschiedene Anwendungsfälle:

  • Mieterselbstauskunft: Für Mieterselbstauskünfte können in der Regel einfache Unterschriftfelder verwendet werden. Diese Dokumente dienen primär der Informationssammlung und haben keine direkte rechtliche Bindungswirkung[2]. Allerdings sollte die Hausverwaltung sicherstellen, dass die Identität des Unterzeichners verifiziert werden kann.
  • Übergabeprotokoll: Bei Wohnungsübergabeprotokollen ist die Verwendung einfacher Unterschriftfelder möglich, aber nicht immer empfehlenswert. Obwohl rechtlich zulässig, kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur mehr Sicherheit bieten[3]. Dies ist besonders wichtig, da Übergabeprotokolle oft als Beweismittel dienen.

Einschränkungen bei der Verwendung einfacher Unterschriftfelder

  • Mietvertrag: Für Mietverträge sind einfache Unterschriftfelder nicht ausreichend. Hier ist eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um die Rechtsgültigkeit sicherzustellen[5]. Diese bieten ein höheres Maß an Sicherheit und Nachweisbarkeit.
  • Dokumente mit hoher rechtlicher Relevanz: Bei Dokumenten, die eine besondere Beweiskraft haben oder rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, sollten Hausverwaltungen auf fortgeschrittene elektronische Signaturen zurückgreifen. Dies gilt insbesondere für Kündigungen, Vertragsänderungen oder Zustimmungserklärungen.

Empfehlungen für Hausverwaltungen

  • Risikoabwägung: Bei jedem Dokument sollte die rechtliche Relevanz und das potenzielle Streitrisiko abgewogen werden.
  • Identitätsprüfung: Auch bei einfachen Unterschriftfeldern sollte eine Identitätsprüfung erfolgen, um die Authentizität sicherzustellen[5].
  • Prozessoptimierung: Für häufig verwendete Dokumente wie Instandhaltungsaufträge oder Zählerstandsmeldungen können einfache digitale Unterschriften den Verwaltungsaufwand reduzieren[1].

Hausverwaltungen sollten stets die aktuellen rechtlichen Anforderungen berücksichtigen und im Zweifelsfall auf sicherere Signaturmethoden zurückgreifen, um die Rechtsgültigkeit und Beweiskraft ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Quellen:

[1] https://formtastic.de/formularvorlagen/hausverwaltung/

[2] https://www.gutefrage.net/frage/muss-ich-eine-mieterselbstauskunft-handschriftlich-ausfuellen-wie-bekomme-ich-meine-unterschrift-in-die-datei-wenn-ich-es-am-pc-ausfuelle

[3] https://www.skribble.com/de-de/blog/wohnungsuebergabeprotokoll-unterschreiben/

[4] https://oneflow.com/de/blog/docusign-alternativen/

[5] https://www.haus-und-grund.com/digitale-signierung.html

[6] https://yousign.com/de-de/ubergabeprotokoll

[7] https://formtastic.de/formularvorlagen/

[8] https://www.digital-affin.de/blog/mietvertrag-digital-unterschreiben/

[9] https://aimmo.io/digitale-uebergabe-vs-schriftliche-uebergabe-von-immobilien/

[10] https://www.digital-affin.de/blog/mieterselbstauskunft-digitalisieren/

[11] https://smartmiete.de/digitales-wohnungsuebergabeprotokoll-fuer-private-vermieter/

[12] https://certifaction.com/de/mietvertrag-digital-unterschreiben-rechtsgueltig/

Unterschriften in Online-Formularen

Nach deutschem Recht hängt die Rechtssicherheit einer digitalen Unterschrift in einem Online-Formular stark von der Art der Unterschrift und der zugrunde liegenden Technologie ab. Hier sind die wesentlichen Punkte, die zu beachten sind:

1. Einfache elektronische Signatur (EES)

  • Eine mit dem Finger oder Pen auf einem Touchscreen erstellte "Unterschrift" zählt rechtlich als einfache elektronische Signatur.
  • Sie hat im deutschen Recht grundsätzlich Beweiskraft, muss aber im Streitfall vom Anbieter oder Verwender der Signatur nachgewiesen werden (z. B. durch technische Nachweise wie IP-Adresse, Zeitstempel oder Login-Daten).
  • Eine kaum lesbare, "gekritzelte" Unterschrift ist hierbei nicht das Hauptproblem, da auch handschriftliche Unterschriften häufig schwer lesbar sind. Entscheidend ist vielmehr, ob der Nutzer eindeutig identifizierbar ist und die Unterschrift mit seiner Willenserklärung in Verbindung gebracht werden kann.

2. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

  • Nach der eIDAS-Verordnung ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die mit einem speziellen Zertifikat und einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurde, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
  • Für eine Mieterselbstauskunft ist die QES in der Regel nicht erforderlich, da keine besondere Schriftform nach § 126 BGB vorgeschrieben ist. Sie bietet aber die höchste Rechtssicherheit.

3. Praktische Beweiskraft der Finger-Unterschrift

  • Eine Finger-Unterschrift in einem Online-Formular erfüllt zwar die Anforderungen an eine einfache elektronische Signatur, hat aber im Streitfall eine geringere Beweiskraft, weil es schwierig sein kann, sie zweifelsfrei einer Person zuzuordnen.
  • Ergänzende Maßnahmen wie die Kombination mit einer E-Mail-Bestätigung, einem Login oder der Verknüpfung mit Identifikationsdaten (z. B. Personalausweisnummer) können die Beweiskraft erhöhen.

Um Streitigkeiten zu vermeiden, können folgende Maßnahmen die Rechtssicherheit z.B. eines digital unterzeichneten Übergabeprotokolls erhöhen:

  • Fotos: Zustand der Wohnung dokumentieren und dem Protokoll anhängen.
  • Zeitstempel und IP-Adresse: Automatisch beim Signieren speichern.
  • Bestätigung per E-Mail: Eine Kopie des Protokolls an alle beteiligten Parteien senden.
  • Persönliche Übergabe: Die Unterzeichnung sollte direkt bei der Übergabe erfolgen, damit keine Zweifel an der Identität bestehen.

Fazit

Eine digitale Unterschrift mit dem Finger kann in der Praxis als einfache elektronische Signatur ausreichend sein, insbesondere wenn zusätzliche Nachweise zur Authentizität und Integrität der Erklärung erbracht werden können (z. B. Zeitstempel, IP-Adresse, Authentifizierungsmechanismen). Für eine rechtssichere Absicherung im Streitfall wäre jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur vorzuziehen, auch wenn diese etwa bei einer Mieterselbstauskunft nicht zwingend erforderlich ist.

Erfüllung des Schriftformerfordernisses

Das Schriftformerfordernis lässt sich nicht nur auf Papier, sondern auch digital sicherstellen. Allerdings sind nicht alle digitalen Varianten rechtlich gleichwertig zur eigenhändigen Unterschrift auf Papier.

Digitale Alternativen zur eigenhändigen Unterschrift

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die einzige digitale Variante, die das Schriftformerfordernis vollständig erfüllt und der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist[1][3]. Nach § 126a BGB kann die elektronische Form die Schriftform ersetzen, wenn eine QES verwendet wird[3].

Unzureichende digitale Varianten

Folgende digitale Methoden erfüllen das Schriftformerfordernis in der Regel nicht:

  • Einfache E-Mail
  • Einfaches PDF-Dokument
  • Online-Formulare ohne QES
  • Word-Dokumente
  • Eingescannte Unterschriften

Besonderheiten bei Mietverträgen

Bei Mietverträgen gelten folgende Regeln:

  1. Unbefristete Mietverträge können mit allen drei E-Signatur-Standards (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte) rechtsgültig unterzeichnet werden[1].
  2. Befristete Mietverträge über ein Jahr sowie Index- und Staffelmietverträge bedürfen der Schriftform und können nur mit der QES digital signiert werden[1].

Fazit

Während das Schriftformerfordernis digital erfüllt werden kann, ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die einzige rechtlich anerkannte Methode, die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Einfachere digitale Varianten bieten in der Regel keine ausreichende Rechtssicherheit für Dokumente, die der Schriftform bedürfen.

Quellen:

[1] https://www.skribble.com/de-de/blog/mietvertrag-digital-unterschreiben/

[2] https://certifaction.com/de/mietvertrag-digital-unterschreiben-rechtsgueltig/

[3] https://www.transferdata.de/mietvertrag-digital-unterschreiben-rechtssicher-und-einfach/

[4] https://www.flixcheck.de/mietvertrag-digital-unterschreiben/

[5] https://gsk.de/de/gewerbemietvertraege-digital-per-e-mail-und-whatsapp-regierungsentwurf-zur-herabstufung-des-schriftformerfordernisses-zur-textform/

[6] https://www.digital-affin.de/blog/mietvertrag-digital-unterschreiben/

[7] https://www.hoffmannliebs.de/schriftform-mietvertrag-bgh/