Bedienungsanleitung: INtex Reise
Professionelle Reisekostenabrechnung – von der Pauschale bis zum Beleg.
1. Der Aufbau der Abrechnung
INtex Reise ist so strukturiert, dass alle Kostenfaktoren einer zentralen Abrechnung zugeordnet werden. Ob es sich um eine einzelne Dienstreise handelt oder um eine Sammelabrechnung (z. B. alle Reisetage eines Monats), entscheiden Sie flexibel.
Abbildung: Zusammenspiel von Reisenden, Pauschalen und Belegen.
Voraussetzungen
Zuerst werden die Reisenden (Mitarbeiter) angelegt, denen die Abrechnungen zugeordnet werden.
Das Herzstück
Die Reisekosten-Abrechnung bündelt alle Kostenarten (Pauschalen, Belege, Vorschüsse) eines Zeitraums.
2. Abrechnungen automatisiert anlegen
Mit dem Reisekosten-Assistenten erstellen Sie in wenigen Sekunden das Grundgerüst Ihrer Abrechnung.
- Zeitraum & Land: Geben Sie Reisedaten und das Zielland für die korrekten Pauschalsätze an.
- Verpflegungsmehraufwand: Das System legt diese Sätze automatisch für Sie an.
- Übernachtung: Auf Wunsch können auch Übernachtungspauschalen direkt generiert werden.
Nach Abschluss des Assistenten können Sie die Pauschalen jederzeit im jeweiligen Modul bearbeiten – zum Beispiel, um Kürzungen für erhaltene Mahlzeiten (Frühstück/Mittagessen) einzupflegen.
3. Belege und Pauschalen bearbeiten
Beleghafte Kosten & Bewirtung
Erfassen Sie im Modul für beleghafte Kosten alle tatsächlichen Ausgaben, die durch Quittungen belegt sind:
- Übernachtungen: Hotelrechnungen oder Airbnb-Belege.
- Bewirtung: Restaurantbelege inklusive Angabe der Teilnehmer direkt in der Maske.
- Nebenkosten: Parkgebühren, Maut oder Tickets.
Vorschüsse von der Firma werden separat im Modul Vorschüsse erfasst und fließen automatisch in die Endabrechnung ein.
4. Kontrolle und PDF/A Export
In der Gesamtansicht der Reise sehen Sie die aufsummierten Kosten aller Pauschalen und Belege abzüglich der erfassten Vorschüsse auf einen Blick.
