Bearbeitung, Speicherung, Druck, Weiterleitung
PDFs (Portable Document Format) sind aus dem modernen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine universelle Plattform, um Dokumente unabhängig von Software, Hardware oder Betriebssystemen darzustellen. Doch die Nutzung von PDFs beschränkt sich nicht nur auf das Anzeigen oder Ausdrucken. In diesem Artikel betrachten wir verschiedene Möglichkeiten der Weiterverarbeitung von PDFs, einschließlich Kommentierung, Druck, Versand, Speicherung, Verschlagwortung und inhaltlicher Änderung, und gehen dabei auch auf relevante Datenschutzaspekte gemäß DSGVO ein.
Die Kommentierung von PDFs ist eine zentrale Funktion, die es Benutzern ermöglicht, Anmerkungen, Notizen und Markierungen in ein Dokument einzufügen, ohne den eigentlichen Inhalt zu verändern.
Adobe Acrobat: Adobe Acrobat ist das wohl bekannteste Tool zur PDF-Verarbeitung. Mit Acrobat können Benutzer Kommentare, Textmarkierungen, Notizen und sogar Audio-Kommentare hinzufügen. Auch das Einfügen von Stempeln und die Überprüfung von Kommentaren durch andere Benutzer sind möglich.
Bordmittel von Windows und macOS: Sowohl Windows als auch macOS bieten grundlegende Möglichkeiten zur Kommentierung von PDFs. Unter Windows 10/11 kann der integrierte „Microsoft Edge“-Browser zum Öffnen und Kommentieren von PDFs genutzt werden. macOS-Nutzer können die Vorschau-App verwenden, die ebenfalls Funktionen wie Textmarkierung, Notizen und das Hinzufügen von Formen bietet.
Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument in Adobe Acrobat.
Schritt 2: Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf „Werkzeuge“ und wählen Sie „Kommentieren“ aus. Alternativ können Sie die Funktion auch über das Menü „Ansicht“ > „Werkzeuge“ > „Kommentieren“ aktivieren.
Schritt 3: Nutzen Sie die Werkzeuge in der oberen Leiste, um Kommentare, Notizen und Markierungen hinzuzufügen:
Schritt 4: Speichern Sie das kommentierte Dokument, indem Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“ klicken und einen Speicherort auswählen.
Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument mit Microsoft Edge (Rechtsklick auf die Datei > „Öffnen mit“ > „Microsoft Edge“).
Schritt 2: Verwenden Sie die integrierten Werkzeuge am oberen Rand des Browsers:
Schritt 3: Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf das Speichersymbol klicken oder das Dokument schließen und den Speichervorgang bestätigen.
Schritt 1: Öffnen Sie das PDF-Dokument mit der Vorschau-App (Standardprogramm für PDFs auf macOS).
Schritt 2: Klicken Sie auf das Anmerkungswerkzeug (Stift-Symbol) in der Symbolleiste, um die Anmerkungsfunktionen zu aktivieren.
Schritt 3: Verwenden Sie die folgenden Anmerkungswerkzeuge:
Schritt 4: Speichern Sie das bearbeitete PDF-Dokument, indem Sie auf „Datei“ > „Speichern“ klicken.
Das Drucken von PDFs ist eine der grundlegendsten Funktionen. Dabei ist es wichtig, die Qualität des Ausdrucks sowie etwaige Datenschutzaspekte zu berücksichtigen.
Einstellungsmöglichkeiten: Sowohl unter Windows als auch unter macOS bieten Druckdialoge die Möglichkeit, Druckqualität, Seitenanpassung und andere Einstellungen zu steuern. Dies ist besonders bei Dokumenten wichtig, die für offizielle Zwecke ausgedruckt werden müssen.
Datenschutzaspekte: Beim Drucken von sensiblen PDFs sollten Benutzer sicherstellen, dass Drucker in sicheren Netzwerken betrieben werden und keine unbefugten Personen Zugriff auf Ausdrucke haben. Besonders in Büroumgebungen ist es ratsam, Druckaufträge erst nach Authentifizierung des Nutzers (z.B. über PIN) auszugeben.
Der Versand von PDFs per E-Mail ist weit verbreitet, birgt jedoch Datenschutzrisiken, besonders wenn die Dokumente sensible Informationen enthalten.
Verschlüsselung und Passwortschutz: Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, sollten PDFs, die per E-Mail verschickt werden, verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt sein. Die Verschlüsselung kann in Programmen wie Adobe Acrobat oder auch mit kostenlosen Tools durchgeführt werden.
Sichere Versandmethoden: Statt eines unverschlüsselten E-Mail-Anhangs können sensible PDFs über sichere Dateiübertragungsdienste (wie OneDrive mit Freigabelinks) versendet werden, wobei der Zugriff durch Kennwörter und Ablaufdaten der Links eingeschränkt werden sollte.
Die Speicherung von PDFs auf Cloud-Diensten wie OneDrive bietet Flexibilität, bringt aber auch Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit mit sich.
Verschlüsselung in der Cloud: PDFs sollten, wenn möglich, verschlüsselt in der Cloud gespeichert werden. OneDrive und ähnliche Dienste bieten inzwischen standardmäßig eine serverseitige Verschlüsselung an, allerdings ist die zusätzliche clientseitige Verschlüsselung vor dem Upload ebenfalls empfehlenswert.
Zugriffsrechte und Freigaben: Benutzer sollten darauf achten, dass Zugriffsrechte auf Dokumente korrekt konfiguriert sind, sodass nur berechtigte Personen auf die PDFs zugreifen können. Regelmäßige Überprüfungen der Freigaben sind sinnvoll, um versehentliche Zugriffe zu verhindern.
Die Verschlagwortung von PDFs ist ein wichtiger Schritt, um Dokumente in einem DMS effizient zu organisieren und wiederzufinden.
Automatische Verschlagwortung: Moderne DMS bieten Funktionen zur automatischen Verschlagwortung von PDFs anhand des Inhalts. Dabei werden Schlüsselwörter aus dem Text extrahiert und dem Dokument zugeordnet.
Manuelle Verschlagwortung: In Fällen, in denen die automatische Verschlagwortung nicht ausreicht, können Benutzer manuell Schlüsselwörter zuweisen, die speziell für das Dokument relevant sind.
Die revisionssichere Speicherung von PDFs ist in vielen Branchen, insbesondere im Finanz- und Rechtswesen, von entscheidender Bedeutung.
Merkmale der Revisionssicherheit: Eine revisionssichere Speicherung erfordert, dass Dokumente unveränderlich, nachvollziehbar und fälschungssicher archiviert werden. Dies wird oft durch die Verwendung von speziellen Archivsystemen erreicht, die Versionierung und Audit-Trails unterstützen.
DSGVO-Konformität: Zusätzlich zur Revisionssicherheit muss auch die DSGVO-Konformität gewährleistet werden, insbesondere was die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft. Hierbei ist es wichtig, dass Löschfristen und Zugriffsrechte genau definiert und eingehalten werden.
Hier ist eine konkrete Anleitung, wie Sie revisionssicher archivieren können:
Wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das revisionssichere Archivierung unterstützt. Bekannte Lösungen sind zum Beispiel:
Diese Systeme bieten Funktionen wie Versionierung, Audit-Trails und Zugriffskontrollen.
Konfigurieren Sie das DMS so, dass es den Anforderungen der Revisionssicherheit entspricht:
Laden Sie die zu archivierenden PDFs in das DMS hoch und verschlagworten Sie sie:
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Anforderungen der Revisionssicherheit eingehalten werden:
Stellen Sie sicher, dass die archivierten Dokumente bei Bedarf leicht wiederhergestellt werden können:
PDFs, die nicht durch ein Passwort oder andere Mittel geschützt sind, können inhaltlich geändert werden.
Import in Word: Eine der einfachsten Methoden, um ein PDF zu bearbeiten, ist der Import in Microsoft Word. Dabei wird das PDF in ein bearbeitbares Word-Dokument konvertiert. Diese Methode eignet sich besonders gut für textbasierte PDFs, kann aber bei komplexen Layouts und Grafiken zu Formatierungsproblemen führen.
Bearbeitung mit Adobe Acrobat: Adobe Acrobat Pro bietet erweiterte Funktionen zur Bearbeitung von PDFs, einschließlich der direkten Änderung von Text und Grafiken im Dokument. Diese Methode ist präziser, erfordert aber auch ein kostenpflichtiges Abonnement.
Die Weiterverarbeitung von PDFs bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die weit über das bloße Betrachten hinausgehen. Ob Kommentierung, Drucken, Versand unter Einhaltung der DSGVO, Speicherung in der Cloud, Verschlagwortung in einem DMS, revisionssichere Archivierung oder inhaltliche Änderung – jedes dieser Themenfelder erfordert ein gewisses Maß an Kenntnis der technischen Werkzeuge und der rechtlichen Rahmenbedingungen. Durch den bewussten Umgang mit PDFs können Benutzer sicherstellen, dass Dokumente nicht nur effektiv genutzt, sondern auch sicher und datenschutzkonform verarbeitet werden.