Dokumentenportal

Leitfaden für die digitale Hausverwaltung: Objekte verwalten, Dokumente austauschen und Datenschutz einhalten.

Strukturieren Sie Ihre Ablage nach Objekten oder Eigentümergemeinschaften. Um die Übersicht zu behalten, können Sie Ordner farblich markieren und mit Icons versehen.

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu und wählen Sie Neuer Ordner.
  2. Geben Sie den Namen ein (z.B. "Musterstraße 12") und bestätigen Sie.
  3. Individualisierung: Markieren Sie den neuen Ordner und klicken Sie auf das Info-Symbol.
    • Wählen Sie eine Farbe (z.B. Rot für Problem-Objekte, Grün für erledigt).
    • Wählen Sie ein Icon (z.B. Haus, Aktenkoffer).
    • Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z.B. "WEG Verwaltung, 12 Einheiten").
  4. Klicken Sie im Info-Fenster auf Speichern. Diese visuellen Merkmale sind für alle Mitarbeiter sichtbar.

Sie können Einzeldateien (PDFs, Bilder) oder ganze Ordnerstrukturen hochladen.

Drag & Drop

Ziehen Sie Dateien oder ZIP-Archive einfach von Ihrem Desktop direkt in das Browserfenster. Der Upload startet automatisch.

ZIP-Archive

Laden Sie große Datenmengen als ZIP hoch. Klicken Sie danach auf die Datei und wählen Sie im Info-Menü Entpacken, um die Struktur auf dem Server wiederherzustellen.

Teilen Sie Protokolle, Abrechnungen oder Energieausweise sicher per Link, ohne große E-Mail-Anhänge.

  1. Wählen Sie die Datei (z.B. "Jahresabrechnung_2023.pdf") aus.
  2. Öffnen Sie das Info-Menü.
  3. Gehen Sie zum Bereich Teilen (Temporärer Link).
  4. Wählen Sie eine Gültigkeitsdauer (z.B. 30 Tage). Nach Ablauf dieser Zeit ist der Link ungültig – ideal für Datenschutz.
  5. Klicken Sie auf Link generieren und kopieren Sie die URL, um sie per E-Mail zu versenden.

Benötigen Sie Selbstauskünfte, Schadensfotos oder Zählerstände von Mietern? Erstellen Sie einen sicheren "Briefkasten".

  1. Erstellen oder wählen Sie einen Zielordner (z.B. "Eingang Schadensmeldungen").
  2. Öffnen Sie das Info-Menü des Ordners.
  3. Suchen Sie den Bereich Dateianfrage (Upload).
  4. Legen Sie fest, wie lange der Link gültig sein soll.
  5. Klicken Sie auf Upload-Link erstellen und senden Sie diesen an den Mieter oder Handwerker.

Personenbezogene Daten (z.B. Ausweiskopien, Bonitätsnachweise) müssen nach Zweckerfüllung gelöscht werden.

  1. 1. Markieren Sie die betreffende Datei oder den Ordner.
  2. 2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf das rote Löschen-Symbol.
  3. Wichtig: Wählen Sie im Bestätigungsfenster den roten Button "Löschen" (nicht "In Papierkorb"), um die Daten sofort und unwiderruflich vom Server zu entfernen. Dies erfüllt die Anforderung an das "Recht auf Vergessenwerden".

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