Mehrwertsteuer in der Nebenkostenabrechnung korrekt behandeln

Die Ausweisung und Umlage der Mehrwertsteuer führt bei der Abrechnung von Gewerbe- und Wohnraum immer wieder zu Unklarheiten. Entscheidend für das richtige Vorgehen ist die Frage, ob die Miete der Umsatzsteuerpflicht unterliegt.

Fall 1

Steuerfreie Miete (z. B. Wohnraum)

Gilt standardmäßig bei der Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12a UStG). Der Vermieter nimmt am allgemeinen Umsatzsteuer-System für diese Immobilie nicht teil.

  • Brutto-Umlage: Vom Vermieter gezahlte USt. (z. B. 19 % auf Heizung, 7 % auf Wasser) wird als Kostenbestandteil 1:1 an den Mieter weitergereicht.
  • Kein Ausweis: Die Mehrwertsteuer darf in der Abrechnung nicht separat ausgewiesen werden.
  • Kein Vorsteuerabzug: Weder Vermieter noch Mieter können Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.
Fall 2

Umsatzsteuerpflichtige Miete (Gewerbe)

Möglich, wenn Vermieter und Mieter Unternehmer sind und zur USt. optieren (§ 9 UStG) – setzt eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag voraus.

  • Nettobasis: Die Eingangsrechnungen werden bereinigt (Vorsteuer herausgerechnet) und auf die Nettosumme 19 % USt. aufgeschlagen.
  • Ausweis Pflicht: Nettobeträge und Umsatzsteuer müssen in der Abrechnung getrennt aufgeführt werden.
  • Vorsteuerabzug: Der Vermieter zieht gezahlte Eingangs-USt. ab, der Gewerbemieter zieht die ausgewiesene USt. als Vorsteuer ab.

Berechnungsschema bei optierten Gewerbe-Mietverhältnissen

Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, halten Sie bei der Abrechnung folgende Schritte ein:

Schritt Vorgehensweise Beispiel-Positionen
1 Ermittlung aller umlagefähigen Bruttokosten Grundsteuer (200 €), Wasser brutto (160,50 €), Heizung brutto (238,00 €)
2 Herausrechnen der gezahlten Vorsteuer (Eingangs-USt.) Wasser netto (150 €), Heizung netto (200 €)
3 Addition aller Nettokosten + steuerfreier Positionen 200 € (Grundsteuer) + 150 € (Wasser) + 200 € (Heizung) = 550,00 € Nettobasis
4 Aufschlag von 19 % USt. auf die Gesamtsumme und separater Ausweis 550,00 € zzgl. 19 % USt. (104,50 €) = 654,50 € Gesamtbetrag