Die korrekte Behandlung der Mehrwertsteuer bei der Betriebskostenabrechnung ist für gewerbliche Mieter und Vermieter von besonderer Bedeutung. Denn die Abrechnung kann je nach Kostenart und steuerlicher Behandlung Auswirkungen auf die Vorsteuerabzugsfähigkeit haben.
Der Begriff Mehrwertsteuer ist der umgangssprachliche Ausdruck für die Umsatzsteuer. Sie wird auf nahezu alle Waren und Dienstleistungen erhoben und beträgt in Deutschland regulär 19 %, in bestimmten Fällen ermäßigt 7 %.
Die Umsatzsteuer ist die vom Unternehmer auf seinen Ausgangsumsatz erhobene Steuer, die er an das Finanzamt abführt. In einer Betriebskostenabrechnung ist die Umsatzsteuer dann relevant, wenn der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat (Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG).
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer selbst beim Einkauf von Leistungen bezahlt. Gewerbliche Mieter können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, sofern sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Die Betriebskosten können unterschiedlich besteuert werden. Die Abrechnung muss daher je nach Kostenart zwischen steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Posten unterscheiden.
| Kostenart | Umsatzsteuerpflicht | Steuersatz |
|---|---|---|
| Heizkosten (Fernwärme, Gas, Öl) | ja | 19 % |
| Wasserversorgung / Abwasser | ja | 7 % |
| Strom Allgemeinflächen | ja | 19 % |
| Gebäudereinigung | ja | 19 % |
| Grundsteuer | nein | steuerfrei |
| Versicherungen (Gebäude, Haftpflicht) | nein | steuerfrei |
| Hausmeisterdienste | ja (Dienstleistung) | 19 % |
| Müllabfuhr (kommunal) | nein | steuerfrei |
| Wartung technischer Anlagen | ja | 19 % |
| Schornsteinfeger | ja | 19 % |
Damit der gewerbliche Mieter die in der Betriebskostenabrechnung enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Mieter sollte die Umsatzsteuer getrennt ausweisen. Eine Aufteilung nach Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag je Kostenart ist sinnvoll und erleichtert die Prüfung durch den Mieter und ggf. das Finanzamt.
Besondere Sorgfalt ist bei gemischt genutzten Immobilien (gewerblich und privat) geboten. Hier muss die Umsatzsteuer anteilig korrekt aufgeteilt werden. Ebenso sind bei kommunalen Leistungen (z. B. Müllabfuhr, Grundsteuer) keine Vorsteuerbeträge enthalten, da diese nicht umsatzsteuerpflichtig sind.
Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass auch auf Versicherungsbeiträge Mehrwertsteuer erhoben würde. Das ist nicht der Fall. Versicherungen unterliegen nicht der Umsatzsteuer, sondern der Versicherungssteuer gemäß dem VersStG (Versicherungssteuergesetz).
Die Versicherungssteuer beträgt in Deutschland in der Regel 19 % des Versicherungsbeitrags und wird vom Versicherungsunternehmen direkt an das Finanzamt abgeführt. Sie ist in den Prämien enthalten, wird jedoch in der Regel nicht separat ausgewiesen und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Für die Betriebskostenabrechnung bedeutet das: Versicherungen (z. B. Gebäude-, Haftpflicht- oder Glasversicherungen) sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Die enthaltene Versicherungssteuer ist kein Vorsteuerbetrag und darf daher in der Abrechnung auch nicht als Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Die richtige Anwendung der Umsatzsteuer in der Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Mieter ist komplex, aber entscheidend für die steuerliche Abzugsfähigkeit beim Mieter und die rechtssichere Abrechnung durch den Vermieter. Eine transparente, korrekte Ausweisung unterstützt beide Seiten und vermeidet Nachfragen und Konflikte mit dem Finanzamt. INtex Hausverwaltung verfügt über alle notwendigen Features, um alles richtig zu machen.