Bedienungsanleitung: INtex Kassenbuch
Revisionssichere Erfassung Ihrer Bareinnahmen und -ausgaben gemäß GoBD.
1. Die Datenstruktur verstehen
Das Kassenbuch folgt einem klaren hierarchischen Aufbau. Bevor Sie buchen können, definieren Sie den Rahmen:
Abbildung: Logischer Datenfluss vom Kassenbuch bis zur Buchung.
Ebene 1: Kassenbücher
Die oberste Ebene. Hier legen Sie einzelne Kassen an (z.B. Hauptkasse, Portokasse).
Ebene 2: Klassifikationen
Definition der Kategorien wie "Büromaterial" oder "Wareneinkauf".
Ebene 3: Buchungen
Das Herzstück. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst.
2. Kassenbuch einrichten
Wir empfehlen, für jeden Monat ein neues Kassenbuch anzulegen.
- Bezeichnung: Name des Kassenbuchs (z.B. Hauptkasse März 2026).
- Zeitraum: Definieren Sie Beginn und Ende des Buchungsmonats.
- GOBD: Legen Sie fest, ob das Kassenbuch gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung in der Datenverarbeitung (GOBD) geführt werden soll.
- Hinweis zum Start: Die erste Buchung sollte immer ein Saldenvortrag (Kassenstand zu Beginn) sein.
3. Kategorien festlegen
Kategorien (Einnahmen/Ausgaben) werden einmalig für alle Kassenbücher angelegt, können aber jederzeit ergänzt werden.
- Manuelle Anlage: Erstellen Sie eigene, individuelle Kategorien.
- Muster-Vorlagen: Nutzen Sie vorhandene Vorlagen. Mit dem Kopieren-Symbol duplizieren Sie eine Vorlage für Ihren eigenen Gebrauch.
- Bearbeitung: Über das Stift-Symbol passen Sie kopierte Klassifikationen an.
4. Den Alltag buchen
Einfache Erfassung
Wählen Sie das Kassenbuch und die passende Klassifikation aus. Geben Sie den Betreff, das Datum und den Betrag ein.
Steuerautomatik
Der MwSt.-Satz wird aus der Klassifikation übernommen, kann aber bei Bedarf manuell angepasst werden.
Hinweise: Wenn das Kassenbuch im GOBD-Modus geführt wird, sind die Buchungen rechts- und finanzamtskonform bis 24 Uhr des Erfassungstages änderbar. Danach werden die Buchungen schreibgeschützt. Ist dann eine Korrektur notwendig, müssen Sie die Buchung erst durch eine gleichlautende Umkehr-/Stornobuchung mit negativem Buchungsbetrag aufheben.
5. Monatsabschluss & Archivierung
Am Monatsende zeigt Ihnen die Ansicht des Kassenbuchs den aktuellen Kassenstand (Saldo) an.
Verwenden Sie das Hilfsmodul Kassensturz, um den tatsächlichen Bestand zu zählen und mit dem Buchsaldo abzugleichen.
GoBD Konform
GoBD & Kassenführung
Was fordert der Gesetzgeber und wie setzen wir es um?
Gesetzliche Anforderungen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) stellen klare Bedingungen an ein Kassenbuch:
Zeitnah
Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich erfasst werden.
Chronologisch
Die Buchungen müssen in der zeitlichen Reihenfolge erfolgen.
Lückenlos
Jeder Geschäftsvorfall muss ohne Ausnahme dokumentiert sein.
Unveränderbar
Nachträgliche Änderungen müssen sichtbar gemacht werden.
Unsere softwareseitige Lösung
INtex Kassenbuch unterstützt Sie aktiv dabei, diese strengen Kriterien zu erfüllen:
Anlage- & Änderungshistorie
Das System schreibt im Hintergrund mit, wer wann welchen Datensatz angelegt oder verändert hat. Diese Transparenz sorgt für die nötige Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen.
GoBD-Modus & Festschreibung
Wird das Kassenbuch im GoBD-Modus geführt, werden Buchungen nach Abschluss festgeschrieben. Eine Änderung ist dann nur noch durch eine offizielle Stornierung möglich.
Revisionssicherer Export
Der finale PDF/A-Export bildet den unveränderbaren Beleg für Ihre digitale Archivierung.
Fazit: Durch die Kombination aus technischer Überwachung (Historisierung) und bewusster Freigabe (Festschreibung) bietet INtex Kasse eine rechtssichere Grundlage für Ihre Buchhaltung und minimiert das Risiko bei Betriebsprüfungen.