KI, XML, ZUGFeRD, CSV und andere digitale Schnittstellen versprechen, die Datenerfassung in der Hausverwaltung einfacher und schneller zu machen. Das kann funktionieren – muss es aber nicht.
Entscheidend ist nicht, ob ein einzelner Arbeitsschritt technisch automatisiert werden kann. Entscheidend ist, ob dadurch der gesamte Arbeitsablauf für den Verwalter einfacher, schneller und zuverlässiger wird. Denn jede Automatisierung benötigt selbst Daten, Zuordnungen, Regeln und Kontrolle.
Ein typisches Beispiel ist die Übernahme einer Wasserrechnung. Eine KI kann aus einem PDF möglicherweise zuverlässig Rechnungsnummer, Datum und verschiedene Beträge auslesen. Technisch ist das durchaus interessant.
Für die Hausverwaltung ist damit aber noch nicht entschieden, wie diese Kosten verarbeitet werden sollen. Soll beispielsweise Frischwasser gemeinsam mit Schmutzwasser als eine Kostenart behandelt werden? Soll Niederschlagswasser separat umgelegt werden? Welcher Umlageschlüssel gilt? Nach Wohnfläche, Verbrauch, Personen oder einer individuellen Regelung?
Diese Entscheidungen ergeben sich nicht allein aus dem Rechnungstext. Sie hängen vom Objekt, von den hinterlegten Regeln und teilweise von den Vereinbarungen mit den Mietern ab.
Damit eine Software aus früheren Vorgängen sinnvolle Zuordnungen ableiten kann, müssen zunächst entsprechende Informationen vorhanden sein. Bei einer neu eingeführten Software gibt es diese Historie naturgemäß noch nicht.
Der Anwender muss dann möglicherweise zunächst festlegen, welche Rechnungsposition welcher Kostenart entspricht, welche externen Kennungen zu welchem Mieter gehören oder welche Umlageschlüssel verwendet werden.
Damit entsteht ein häufig übersehener Effekt: Die Automatisierung selbst erzeugt zunächst Erfassungs- und Pflegeaufwand.
Ob sich dieser Aufwand lohnt, hängt davon ab, wie häufig der Vorgang später wiederholt wird und wie viel Arbeit dabei tatsächlich eingespart wird.
Auch eine perfekte KI kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Kommt die Wasserrechnung weiterhin als Papierbrief, muss sie zunächst gescannt oder fotografiert, gespeichert, zugeordnet und hochgeladen werden.
Bei einer Rechnung, aus der anschließend nur ein oder zwei relevante Beträge übernommen werden müssen, kann dieser zusätzliche Digitalisierungsschritt mehr Aufwand verursachen als die manuelle Eingabe.
Bei großen Rechnungen mit zahlreichen Positionen oder einem vollständig digitalen Rechnungseingang kann die Rechnung dagegen anders aussehen. Deshalb sollte nicht die Technologie selbst, sondern der konkrete Arbeitsablauf betrachtet werden.
Ähnliches gilt für elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Strukturierte Rechnungsdaten erleichtern die maschinelle Verarbeitung. Sie enthalten aber nicht automatisch jede Information, die ein nachgelagerter Prozess benötigt.
Ein Beispiel sind die für steuerliche Zwecke relevanten Arbeits- und Materialkosten. Eine Rechnung kann zwar einzelne Positionen enthalten, daraus folgt jedoch nicht, dass eine Software anhand eines einheitlichen maschinenlesbaren Merkmals zuverlässig erkennen kann: Dies ist Arbeitsleistung, dies ist Material und dies sind Fahrtkosten.
Wenn diese Information lediglich in einer Positionsbeschreibung oder einem Freitext steckt, muss die Software interpretieren, was gemeint ist. Bei unterschiedlichen Formulierungen oder gar fremdsprachigen Rechnungen wird diese Aufgabe noch schwieriger.
Eine strukturierte Datei ist deshalb nicht automatisch eine semantisch vollständige Datei. Für echte Prozessautomatisierung müssen auch die für den jeweiligen Prozess benötigten Informationen eindeutig strukturiert und standardisiert sein.
Ein ähnliches Problem findet sich bei den Daten der Heizkosten- und Messdienstleister. Diese verwenden eigene Kennnummern für Mieter, Wohnungen oder Abrechnungseinheiten. Für den Dienstleister sind diese Nummern sinnvoll und eindeutig.
Die Hausverwaltungssoftware kennt diese Nummer aber
möglicherweise gar nicht. Dann kann ein Datensatz mit
beispielsweise
8472916305 nicht automatisch einem bestimmten
Mieter zugeordnet werden.
Bei einer manuellen Übernahme aus einer Abrechnung kann dagegen der Name „Erika Mustermann“ gelesen und direkt der entsprechenden Person in der eigenen Datenbank zugeordnet werden.
Für den automatisierten Import muss dagegen zunächst eine Zuordnung zwischen der externen Kennung und dem eigenen Datenbestand geschaffen werden. D.h. die ganzen Ordnungsnummern des Dienstleisters müssen zunächst auch in der HV Software erfasst und gespeichert werden, bevor ein Abgleich von weiteren Daten möglich wird.
Auch die häufig angeführte Lernfähigkeit einer Software muss deshalb differenziert betrachtet werden. Eine im Vorjahr erlernte Zuordnung kann im nächsten Jahr bereits wieder verändert sein.
Die Software muss deshalb nicht nur Zuordnungen speichern, sondern auch Veränderungen erkennen und mit unbekannten oder widersprüchlichen Datensätzen umgehen können. Automatisierung bedeutet damit nicht, dass Kontrolle überflüssig wird.
Daraus sollte keineswegs der Schluss gezogen werden, dass KI und Schnittstellen keinen Nutzen haben. Im Gegenteil: Bei großen Datenmengen und häufig wiederkehrenden Arbeitsabläufen können sie erhebliche Vorteile bringen.
Besonders interessant sind Verfahren, bei denen tatsächlich umfangreiche oder fehleranfällige Arbeiten entfallen. Das kann beispielsweise bei großen Datenmengen, komplexen Dokumenten oder regelmäßig wiederkehrenden Importen der Fall sein.
Für die Bewertung sollte aber immer der gesamte Prozess betrachtet werden:
| Frage | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Wie häufig tritt der Vorgang auf? | Eine jährliche Aufgabe rechtfertigt weniger Einrichtungsaufwand als ein täglich wiederkehrender Vorgang. |
| Wie viel Arbeit wird tatsächlich eingespart? | Nicht nur die Dateneingabe, sondern auch Vorbereitung, Kontrolle und Korrekturen berücksichtigen. |
| Welche Stammdaten werden benötigt? | Zusätzliche Kennungen und Zuordnungen können selbst erheblichen Pflegeaufwand verursachen. |
| Wie fehleranfällig ist die Automatik? | Bei fachlich relevanten Daten kann eine manuelle Kontrolle weiterhin erforderlich sein. |
| Wie lange bleibt die Automatisierung nutzbar? | Objekt-, Mieter- und Dienstleisterwechsel können gespeicherte Zuordnungen verändern. |
Moderne Software muss deshalb weder technikfeindlich noch technikbegeistert sein. KI, OCR, XML, CSV, Schnittstellen und klassische Programmfunktionen sind Werkzeuge. Ihre Eignung entscheidet sich am konkreten Anwendungsfall.
Manchmal ist eine KI die beste Lösung. Manchmal ist eine saubere Importschnittstelle überlegen. Manchmal reicht eine gute Voreinstellung oder eine komfortable manuelle Erfassung. Und manchmal ist die manuelle Eingabe von zwei Zahlen tatsächlich schneller als der Versuch, einen kompletten automatisierten Prozess dafür aufzubauen.