Moderne Vorgaben verlangen den Einsatz geeigneter, zugelassener und teilweise fernablesbarer Messgeräte. Dazu gehören insbesondere:

• verbrauchsabhängige Erfassung aller Einheiten
• ordnungsgemäße Montage und Geräteeinstellung
• Einhaltung von Eichfristen und Austauschzyklen

Fehler bei Auswahl, Einbau oder Betrieb der Geräte können die gesamte Abrechnung angreifbar machen.

Neu installierte Systeme müssen fernablesbar sein. Bestehende Anlagen können unter bestimmten Voraussetzungen nachrüstpflichtig sein.

• Aufbau und Betrieb von Funk- oder Gateway-Infrastruktur
• Kompatibilität verschiedener Gerätegenerationen
• Datenschutz und Datensicherheit

Diese Anforderungen gehen deutlich über das hinaus, was ein privater Vermieter typischerweise selbst leisten kann.

Für Berechnungen nach technischen Regelwerken müssen die zugrunde liegenden Normen beschafft, verstanden und fachgerecht angewendet werden.

• Die aktuelle DIN 94680:2024-05 ist kostenpflichtig über DIN Media (ehemals Beuth Verlag) erhältlich.
• Bei Überarbeitungen müssen die jeweils aktuellen Fassungen der Regelwerke berücksichtigt werden.
• Je nach Anwendungsfall können komplexe mathematische Umrechnungs- und Verteilungsverfahren erforderlich sein.

Wer Berechnungen ausdrücklich auf Grundlage der DIN 94680 durchführen möchte, benötigt Zugriff auf die aktuelle Normfassung und muss ihre Vorgaben fachgerecht anwenden. Der kostenpflichtige Erwerb allein ersetzt jedoch keine fachliche Prüfung der konkreten Abrechnung.

Daraus folgt nicht automatisch, dass jeder Vermieter die Norm gesetzlich erwerben muss. Der Erwerb ist insbesondere dann eine praktische Voraussetzung, wenn die Berechnung ausdrücklich nach dieser Norm erfolgen soll.

Bei fernablesbaren Geräten müssen Nutzern regelmäßig Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden.

• laufende Datenerfassung und Aufbereitung
• Bereitstellung in geeigneter Form, zum Beispiel digital
• Vergleichsdarstellungen und Einordnung

Dies ist ein dauerhafter Prozess und nicht nur Bestandteil einer einmaligen Jahresabrechnung.

Die Heizkostenabrechnung muss zusätzliche Informationen enthalten, insbesondere:

• Verbrauch des aktuellen und des Vorjahres
• Einordnung des Verbrauchs im Vergleich zu anderen, vergleichbaren Nutzern
• ergänzende energetische Informationen

Vergleichswerte erfordern umfangreiche und belastbare Datenbestände, die einzelnen Vermietern häufig nicht zur Verfügung stehen.

Die Einordnung des individuellen Verbrauchs im Vergleich zu „vergleichbaren Nutzern“ setzt eine geeignete Datenbasis voraus.

• keine ausreichend belastbaren öffentlichen Datenquellen
• eigene Bestände sind häufig zu klein
• die Abgrenzung vergleichbarer Gebäude ist komplex

Ohne ausreichende Datenbasis ist diese Anforderung in der Praxis nur schwer zuverlässig umzusetzen.

Bei Verstößen gegen die Vorgaben kann der Nutzer die Heizkostenabrechnung unter bestimmten Voraussetzungen kürzen.

• Kürzungsrecht von bis zu 15 %
• Anfälligkeit für formale Fehler
• erhöhtes Streitpotenzial

Bereits kleinere Abweichungen können wirtschaftlich relevante Auswirkungen haben.