Die aktuelle Fassung der Heizkostenverordnung stellt deutlich höhere Anforderungen an Vermieter als noch vor wenigen Jahren. Während die klassische Heizkostenabrechnung früher mit überschaubarem Aufwand selbst erstellt werden konnte, führen neue technische, organisatorische und rechtliche Vorgaben dazu, dass eine vollständig rechtssichere Umsetzung ohne spezialisierte Dienstleister in der Praxis kaum noch möglich ist.
Moderne Vorgaben verlangen den Einsatz geeigneter, zugelassener und teilweise fernablesbarer Messgeräte. Dazu gehören insbesondere:
Fehler bei Auswahl, Einbau oder Betrieb der Geräte können die gesamte Abrechnung angreifbar machen.
Neu installierte Systeme müssen fernablesbar sein. Bestehende Anlagen wurden teilweise nachrüstpflichtig.
Diese Anforderungen gehen deutlich über das hinaus, was ein privater Vermieter typischerweise selbst leisten kann.
Bei fernablesbaren Geräten müssen Nutzern regelmäßig Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden.
Dies stellt einen dauerhaften Prozess dar und ist nicht mehr Teil einer einmaligen Jahresabrechnung.
Die Heizkostenabrechnung muss heute zusätzliche Informationen enthalten, insbesondere:
Insbesondere Vergleichswerte erfordern umfangreiche Datenbestände, die einzelnen Vermietern nicht zur Verfügung stehen.
Die Verordnung verlangt eine Einordnung des individuellen Verbrauchs im Vergleich zu „vergleichbaren Nutzern“.
Ohne große Datenbasis ist diese Anforderung praktisch nicht erfüllbar.
Bei Verstößen gegen die Vorgaben kann der Nutzer die Heizkostenabrechnung kürzen.
Bereits kleinere Abweichungen können wirtschaftlich relevante Auswirkungen haben.
Die Kombination aus technischer Infrastruktur, laufender Datenverarbeitung, erweiterten Informationspflichten und fehlender Datenbasis für Vergleichswerte führt dazu, dass eine vollständig rechtssichere Heizkostenabrechnung ohne externe Unterstützung in der Praxis kaum noch darstellbar ist.
Aus diesem Grund greifen die meisten Vermieter und Hausverwaltungen auf spezialisierte Mess- und Abrechnungsdienstleister zurück, die sowohl die technische Ausstattung als auch die rechtssichere Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen übernehmen.