Bedienungsanleitung: INtex Fahrtenbuch

Lückenlose und finanzamtskonforme Dokumentation Ihrer Fahrzeugnutzung.

1. Die Programmstruktur verstehen

Das Fahrtenbuch ist logisch in drei Ebenen aufgebaut, um eine effiziente Datenerfassung zu ermöglichen:

Abbildung: Hierarchischer Aufbau von den Stammdaten bis zu den Zusatzmodulen.

Voraussetzungen

Zuerst werden die Fahrzeuge (Fahrtenbücher) und die Fahrer angelegt.

Das Herzstück

Im Modul Fahrten erfassen Sie die täglichen Wege mit Start, Ziel und Zweck.

Zusatzmodule

Verwaltung von Kosten (Wartung), Tankvorgängen und Terminen (TÜV).

2. Ein neues Fahrtenbuch anlegen

Ein Fahrtenbuch sollte für jedes Kalenderjahr und bei jedem Fahrzeugwechsel neu angelegt werden.

Der Assistent führt Sie durch folgende Schritte:

Bezeichnung: Name des Fahrzeugs und Jahr (z.B. Mercedes Benz 2026).
Kennzeichen: Offizielles Kennzeichen des Wagens.
Zeitraum: Beginn und Ende der Gültigkeit (z.B. 01.01. bis 31.12.).
Kilometer: Tragen Sie hier den exakten Anfangskilometerstand ein.

3. Fahrten korrekt erfassen

Klassifizierung der Fahrt

Wählen Sie zwischen Geschäftlich, Privat, Von und zur Arbeit oder halten Sie den Anfangs-Km-Stand fest.

Intelligente Eingabehilfen

GPS & Adressen: Schnelle Auswahl von Standorten.
Entfernung: Automatische Berechnung der gefahrenen Kilometer.
Dauer: Schnelles Addieren der Fahrzeit (z.B. +15 Min).

Hinweise:

Bei privaten Fahrten sind Sie den Finanzbehörden gegenüber nicht detailliert auskunftspflichtig. Daher können Sie mehrere Privatfahrten als eine Fahrt mit Abfahrtsort=Ankunftsort zusammenfassen.
Die Via-Angabe ist optional und dann sinnvoll, wenn sich die Kilometer nur z.B. über einen Umweg nachvollziehbar erklären lassen.
Die Uhrzeitangaben bei Abfahrt und Ankunft dienen der korrekten Sortierung der Fahrten auch bei Korrekturen. Die Uhrzeitangaben können bei der Erstellung der Fahrtenbuch-PDF unterdrückt werden.
Den aktuellen Kilometerstand sehen Sie entweder in der Ansicht des Fahrtenbuches, in der Ansicht der letzten gespeichert Fahrt oder bei Umschalten der Ansicht auf 'Fahrtenbuch Druck'.
Um die Anforderungen von Rechtsprechung und Finanzbehörden nach Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit zu erfüllen, sind die Fahrten nur bis 24 Uhr des Erfassungstages frei änderbar. Danach werden sie schreibgeschützt und sind nur noch durch Streichung aufzuheben. Schalter 'Streichen' in der Erfassungsmaske der Fahrten.

4. Revisionssichere Archivierung

In der Übersicht Ihres Fahrtenbuchs sehen Sie auf einen Blick alle Kennzahlen wie den Endkilometerstand und die prozentuale Verteilung der Nutzung.

Wichtig für das Finanzamt:

Über den Befehl "Fahrtenbuch" geben Sie das Dokument als PDF/A aus. Dieses Format ist unveränderbar und erfüllt die Anforderungen an die Revisionssicherheit. Der Schalter findet sich unten in der Ansicht des Fahrtenbuchs.