E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Vermieter jetzt wissen müssen
Seit dem 01.01.2025 gilt auch für Vermieter die verpflichtende Empfangsbereitschaft für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Wir zeigen Ihnen, worauf es beim Rechnungs-Ein- und Ausgang ankommt und wie Sie die Vorgaben digital meistern.
Perfekt gerüstet mit INtex Software
Unsere Softwarelösungen decken den kompletten E-Rechnungskreislauf automatisiert ab:
- INtex Hausverwaltung (PREMIUM Lizenz): KI-gestütztes Einlesen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen als PDF, XML (XRechnung) und ZUGFeRD.
- INtex Auftrag: Nahtloses Erstellen und Versenden rechtskonformer E-Rechnungen im strukturierten XML-Format.
Eingangsrechnungen: Verpflichtender Empfang ab 2025
Es gibt keine Übergangsfristen für den Empfang. Lehnen Sie eine E-Rechnung eines Handwerkers oder Dienstleisters ab, haben Sie keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
Infrastruktur & Postfach
Richten Sie für Ihr Mietobjekt ein eigenes E-Mail-Postfach ein (z. B. rechnung@immobilie-beispiel.de). So trennen Sie private Mails von buchhaltungsrelevanten Belegen und behandeln den Posteingang wie Ihren physischen Briefkasten.
Verarbeitung & Archivierung
Das Ausdrucken von XML-Dateien ersetzt nicht das digitale Original. Rechnungen müssen digital aufbewahrt werden, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Nutzen Sie den automatischen KI-Import der INtex Hausverwaltung zur direkten Verbuchung.
Ausgangsrechnungen & Dauerschuldverhältnisse
Umsatzsteuerfreie Vermietung
Vermieten Sie Wohnraum steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG), besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie dürfen Mietverträge und Abrechnungen weiterhin in Papierform erteilen.
Optierte Vermietung (Gewerbe)
Haben Sie zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG), müssen Sie für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung (Dauerrechnung) ausstellen. Erst bei Änderungen (z. B. Mieterhöhung) wird eine neue E-Rechnung fällig.
Kompakt zusammengefasst
- Empfangspflicht: Gilt ausnahmslos seit 01.01.2025 für alle Vermieter.
- Original beibehalten: E-Rechnungen digital speichern und nicht nur ausgedruckt abheften.
- Ausgangsrechnungen: Bei steuerfreier Wohnraumvermietung nicht erforderlich; bei optierter Gewerbevermietung als E-Dauerrechnung Pflicht.
- Automatisierung: Nutzen Sie die PREMIUM-Lizenz der INtex Hausverwaltung für den KI-gestützten Beleg-Import sowie INtex Auftrag für den XML-Export.