Merkblatt
Cloud-Datenbanklösungen von INtex Publishing GmbH & Co. KG
Datenneuerfassung als Chance
Oft gilt der automatisierte Import (CSV/Excel) als der schnellste Weg beim Softwarewechsel. Doch Masse ist nicht gleich Klasse. Eine strukturierte Neuerfassung bietet die einmalige Gelegenheit, Altlasten zu entsorgen und die Datenqualität massiv zu steigern.
1. Strategische Datenbereinigung
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Einheitliche Klassifikationen: Schluss mit "Kunde", "A-Kunde" und "Key-Account" für dieselbe Sache. Etablieren Sie ein fixes Schema.
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Relevanz-Check: Informationen, die seit Jahren nicht mehr gepflegt wurden, blockieren nur die Suche und Übersichtlichkeit.
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Stammdaten-Fokus: Konzentrieren Sie sich auf das "Hier und Jetzt" – aktive Mieter, aktuelle Lieferanten, bestehende Dienstleister.
2. Rechtliche Sicherheit (DSGVO)
Ein Import "schleppt" oft Verstöße gegen die Datensparsamkeit mit. Die Neuerfassung ist ein natürlicher Filter:
- Löschung von Daten nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
- Entfall des Speichergrundes bei beendeten Vertragsverhältnissen.
- Bereinigung von Ansprechpartnern, die das Unternehmen verlassen haben.
3. Revisionssicherheit
Bei Buchführungen ist Revisionssicherheit gesetzliche Pflicht, sofern die Buchführung steuerlichen Zwecken dient. Ein Import aus manipulierbaren Formaten (CSV/Excel) ist hier kritisch:
- Nachweisbarkeit: CSV-Dateien bieten keine lückenlose Historie über Entstehung und Änderung.
- Manipulationsgefahr: Tabellenkalkulationen lassen sich ohne Spuren verändern – das widerspricht den GoBD-Grundsätzen.
- Integrität: Nur die Direkteingabe im System garantiert, dass Daten ab dem Zeitpunkt der Entstehung unveränderbar geschützt sind.
4. Fokus auf den Stichtag
Bei den kleineren Anwendungen wie Fahrtenbuch, Kassenbuch, Vermieter, WEG und Inventar bedingt die Migration den harten Wechsel. Zum Stichtag darf nur noch in der neuen Plattform gearbeitet werden.
Die Folge: Ein stufenweiser Umstieg ist nicht möglich, da doppelte Datenhaltung zu Fehlern führt. Der Anwender muss die neue Plattform intensiv kennenlernen. Daher empfiehlt sich vorab eine Einübung in der neuen Plattform, um schrittweise etwa erst mit einem Kassenbuch, Fahrtenbuch oder Abrechnungsobjekt anzufangen.
Bei der Hausverwaltung ist zu trennen nach Stammdaten (Adressen, Objekte, Einheiten etc.) und Bewegungsdaten (Buchführung, Abrechnungen): Sind die Stammdaten in das neue System übertragen, sollten sie auch nur noch dort gepflegt werden. Alte Abrechnungen können im alten System gehalten oder abgeschlossen werden, auch wenn neue Abrechnungen schon im neuen System begonnen werden.
Praxisbeispiele: Wo Neuerfassung gewinnt
| Bereich / Modul | Was Sie weglassen sollten (Altlasten) | Vorteil der Neuerfassung |
|---|---|---|
| Immobilien / Mietverwaltung | Auszüge von vor 10 Jahren, beendete Verwalterverträge, alte BK-Abrechnungen. | Kompakte Objektakte, nur aktuelle Mieterstrukturen. |
| CRM / Adressverwaltung | Firmen, die insolvent sind; Ansprechpartner in Rente; Doubletten. | Höhere Konvertierung durch valide Kontaktdaten; keine DSGVO-Risiken. |
| Buchhaltung | Abgeschlossene Transaktionen, alte Abrechnungen, erledigte Umlagen. | Performance-Gewinn der Datenbank; Fokus auf offene Posten und aktuelle Themen. |
Fazit: Wenn Ihr Mengengerüst manuell verwaltbar ist, nutzen Sie den Umstieg auf INtex Cloud-Lösungen für einen digitalen Frühjahrsputz!
Vollständige Datenbank-Struktur & Lizenzübersicht
| Tabellenname | Modul | Lizenzstufe | Plattform | Art | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| STD | XT | PREM | Alt | Neu | |||
| CRM & Organizer | |||||||
| Adressen | CRM | • | • | Stammdaten | |||
| Aufgaben | CRM | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Notizen | CRM | • | • | Stammdaten | |||
| Termine | CRM | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Korrespondenz | CRM | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Dokumente * | CRM | • | • | Stammdaten | |||
| Verträge | CRM | • | • | Stammdaten | |||
| Projekte | CRM | • | Bewegungsdaten | ||||
| Arbeitszeiten | CRM | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Buchführung & Finanzen | |||||||
| Buchführungen | Finanzen | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Buchungen | Finanzen | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Buchungsregeln | Finanzen | • | Bewegungsdaten | ||||
| Bankkonten | Finanzen | • | • | Stammdaten | |||
| Bankverbindungen | Finanzen | • | Stammdaten | ||||
| Kautionen | Finanzen | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Klassifikationen | Finanzen | • | • | Stammdaten | |||
| Kontoauszüge | Finanzen | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Lastschriftmandate | Finanzen | • | Stammdaten | ||||
| Musterbuchungen | Finanzen | • | • | Stammdaten | |||
| Kostenstellen | Finanzen | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Immobilien-Management | |||||||
| Objekte | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Einheiten | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Ansprechpartner | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Eigentumsverhältnisse | Immo | • | Bewegungsdaten | ||||
| Nutzungsverhältnisse | Immo | • | Bewegungsdaten | ||||
| Schlüssel | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Schlüsselbewegungen | Immo | • | Bewegungsdaten | ||||
| Zähler | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Zählerablesungen | Immo | • | Bewegungsdaten | ||||
| Inventare | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Energieausweise | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Personen | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Protokolle | Immo | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Vertragspartner | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Seriennummern | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Wohnflächen | Immo | • | • | Stammdaten | |||
| Abrechnungen & Wirtschaftspläne | |||||||
| Abrechnungsperioden | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Einzelabrechnungen | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Umlagen | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Direkte Kosten | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Forderungen | Abr. | • | Bewegungsdaten | ||||
| Verbindlichkeiten | Abr. | • | Bewegungsdaten | ||||
| Vorauszahlungen | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Beschluss-Sammlung | Abr. | • | • | Stammdaten | |||
| Rücklagen | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Instandsetzungsrücklage | Abr. | • | Bewegungsdaten | ||||
| Haushaltsnahe Diensl. | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
| Versammlungen | Abr. | • | • | Bewegungsdaten | |||
Hinweise:
* Durch den Export und Import der Dokumente-Datensätze werden nur die Datenbank-Informationen transferiert. Die Dokumente selbst sind bei Verlinkung weiterhin verfügbar. Bei INtex hochgeladene Dokumente (Feld Sammlung) können auf Anfrage von uns administrativ auf die neue Plattform übertragen werden.
• Vorhanden / Identisch
• Andere Struktur (Anpassung beim Import nötig)
STD: Grundfunktionen
XT: Erweiterte WEG-Funktionen
PREM: Alle Funktionen (inkl. Banking/Mandate)
Import von Bewegungsdaten (historische Buchungen/Ablesungen) wird i.d.R. nicht empfohlen.
Unser Service: Bei großen Datenbeständen erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot zur Migration. Für eine Pauschale von 99.- Euro incl. Mwst. übernehmen wir für Sie im Rahmen des PREMIUM Supports eine Datenmigration. Dabei werden folgende Stammdaten übertragen: Adressen, Objekte, Einheiten, Aufgaben, Notizen, Dokumente, Korrespondenz und Termine. Aus den Eigentümer und Nutzer-Informationen erstellen wir Eigentumsverhältnisse und Nutzerverhältnisse. Wichtig: Bewegungsdaten wie Abrechnungen und Buchführungen werden nicht migriert.