Warum wir bestimmte Änderungs- und Löschungsanfragen administrativ ablehnen müssen.
In der täglichen Arbeit mit Finanzdaten begegnen uns oft Anfragen wie: "Können Sie diese Fahrt im Fahrtenbuch löschen?" oder "Bitte korrigieren Sie den Betrag von Buchung X im Kassenbuch direkt in der Datenbank."
Was oberflächlich wie mangelnde Flexibilität oder "fehlende Kundenorientierung" erscheinen mag, ist in Wahrheit unser Schutzschild für Ihre Rechtssicherheit. In einer revisionssicheren Cloud-Umgebung sind nachträgliche, spurenlose Änderungen technisch und rechtlich ausgeschlossen.
Die GoBD schreiben zwingend vor, dass eine Buchung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Laut Abgabenordnung darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Gehalt nicht mehr feststellbar ist.
Jeder Datensatz in unserer Software verfügt über einen lückenlosen Audit-Trail. Das System protokolliert im Hintergrund:
Lösch-Lücken fallen auf: Da jeder Datensatz eine eindeutige, fortlaufende ID besitzt, würden Löschungen sofort durch "Lücken" in der Nummerierung auffallen. Ein Betriebsprüfer erkennt solche Unregelmäßigkeiten binnen Sekunden. Eine administrative Manipulation würde daher nicht die "Sauberkeit" erhöhen, sondern die Beweiskraft Ihrer gesamten Buchführung vernichten.
Fahrtenbuch: Einzelne Fahrten werden als "gestrichen" markiert. Der Datensatz bleibt zur Nachvollziehbarkeit vorhanden.
Kassenbuch/Buchführung: Fehlerhafte Buchungen werden durch eine Umkehrbuchung (Storno) mit Negativ-Betrag wertmäßig neutralisiert.
Fahrtenbuch/Kassenbuch/Buchführung: Ganze Jahre oder Kassenbücher können auf "Inaktiv" gesetzt und stehen so für neue Fahrten und Buchungen nicht mehr zur Auswahl, sind aber datenmäßig für den Prüffall weiter vorhanden.
Viele Kunden wünschen sich eine Form von Ordnung und Sauberkeit, indem sie durch die Daten "fegen" und Fehler einfach weglöschen möchten. In der Welt der GoBD ist jedoch Nachvollziehbarkeit und Ehrlichkeit wichtiger als Optik.