Anzahlungen und Vorauszahlungen in der Buchhaltung
Anzahlungen und Vorauszahlungen werden geleistet oder vereinnahmt, bevor die vereinbarte Leistung erbracht wurde. Erfahren Sie hier, wie Sie erhaltene und geleistete Anzahlungen korrekt buchen, worauf bei Umsatzsteuer und Vorsteuer zu achten ist und wie die spätere Schlussrechnung aufgelöst wird.
- 1. Grundlagen: Was sind Anzahlungen & Vorauszahlungen?
- 2. Steuerliche Besonderheit: Das Ist-Prinzip bei der Umsatzsteuer
- 3. Erhaltene Anzahlungen buchen (Kundenanzahlung)
- 4. Geleistete Anzahlungen buchen (Lieferantenanzahlung)
- 5. Praxis-Tipp: Abschlagsrechnungen in der Software verwalten
- 6. Zusammenfassung
1. Grundlagen: Was sind Anzahlungen & Vorauszahlungen?
Von einer Anzahlung oder Vorauszahlung spricht man in der Buchführung, wenn Geldmittel fließen, bevor der Lieferant oder Dienstleister die vereinbarte Leistung vollständig erbracht hat.
Für die Abrechnung von Teilbeträgen werden im Geschäftsverkehr üblicherweise Abschlagsrechnungen ausgestellt. Nach dem vollständigen Abschluss des Auftrags oder der Lieferung erfolgt die Erstellung der Schlussrechnung (Endabrechnung), bei der die bereits geleisteten Vorauszahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge offen vom Gesamtrechnungsbetrag abgezogen werden.
2. Steuerliche Besonderheit: Das Ist-Prinzip bei der Umsatzsteuer
Auch bei bilanzierenden Unternehmen (Soll-Besteuerung) entsteht die Umsatzsteuer für Anzahlungen bereits in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld auf dem Bankkonto eingeht (Mindestistbesteuerung gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ebenso darf der Leistungsempfänger die Vorsteuer erst abziehen, wenn die Abschlagsrechnung vorliegt und die Anzahlung tatsächlich geleistet wurde.
3. Erhaltene Anzahlungen buchen (Kundenanzahlung)
Nimmt Ihr Unternehmen Geld von einem Kunden entgegen, bevor die Ware geliefert oder die Leistung erbracht wurde, handelt es sich um eine erhaltene Anzahlung. Da die Gegenleistung noch aussteht, stellt dieser Betrag bilanziell eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden dar.
Praxisbeispiel Erhaltene Anzahlung:
Ein Kunde bestellt Waren im Gesamtwert von 30.000 € netto (+ 19 % USt = 35.700 € brutto). Wir stellen eine Abschlagsrechnung über 12.000 € netto zzgl. 19 % USt (2.280 €), gesamt 14.280 € brutto. Der Kunde überweist diesen Betrag auf unser Bankkonto.
Schritt 1: Bankeingang der Anzahlung
an Erhaltene Anzahlungen € 12.000,00
an Umsatzsteuer 19% € 2.280,00
Erklärung: Da die Leistung noch nicht erbracht ist, wird der Netto-Betrag als Verbindlichkeit (Erhaltene Anzahlungen) erfasst und die Umsatzsteuer sofort fällig.
Schritt 2a: Legen der Schlussrechnung
Nach vollständiger Lieferung stellen wir die Schlussrechnung über den Gesamtauftrag (30.000 € netto + 5.700 € USt = 35.700 € brutto).
an Umsatzerlöse € 30.000,00
an Umsatzsteuer 19% € 5.700,00
Erklärung: Die Gesamtforderung und der Gesamterlös werden in voller Höhe erfasst.
Schritt 2b: Umbuchung & Auflösung der erhaltenen Anzahlung
Da die Lieferung nun erfüllt ist, besteht keine Verbindlichkeit mehr aus der Vorauszahlung. Das Konto Erhaltene Anzahlungen wird aufgelöst und verrechnet:
Umsatzsteuer 19% € 2.280,00
an Forderungen a.L.L. € 14.280,00
Erklärung: Das Konto Erhaltene Anzahlungen wird korrigiert. Die doppelte Erfassung der Umsatzsteuer wird berichtigt und gleichzeitig die offene Gesamtforderung gegenüber dem Kunden um den bereits angezahlten Bruttobetrag (14.280 €) auf die Restforderung von 21.420 € reduziert.
Schritt 2c: Überweisung des Restbetrags durch den Kunden
an Forderungen a.L.L. € 21.420,00
Erklärung: Unsere Restforderung gegenüber dem Kunden ist somit vollständig ausgeglichen.
4. Geleistete Anzahlungen buchen (Lieferantenanzahlung)
Tätigt Ihr Unternehmen eine Vorauszahlung an einen Lieferanten, handelt es sich um eine geleistete Anzahlung. Da die Gegenleistung (Ware oder Dienstleistung) noch aussteht, entsteht bilanziell eine Forderung gegenüber dem Lieferanten.
Praxisbeispiel Geleistete Anzahlung:
Wir bestellen Ware bei einem Lieferanten im Wert von 30.000 € netto. Wir erhalten eine Abschlagsrechnung über 12.000 € netto zzgl. 19 % Vorsteuer (2.280 €), gesamt 14.280 € brutto. Wir überweisen den Betrag auf das Bankkonto des Lieferanten.
Schritt 1: Banküberweisung der Anzahlung an den Lieferanten
Abziehbare Vorsteuer 19% € 2.280,00
an Bank € 14.280,00
Erklärung: Da wir noch keine Ware erhalten haben, ergibt sich ein Anspruch (Forderung) gegenüber dem Lieferanten. Die Vorsteuer ist mit Zahlung und Vorliegen der Abschlagsrechnung sofort abziehbar.
Schritt 2a: Einbuchen der Endabrechnung des Lieferanten
Nach erfüllter Lieferung erhalten wir die Endabrechnung über den Gesamtauftrag (30.000 € netto + 5.700 € Vorsteuer = 35.700 € brutto):
Abziehbare Vorsteuer 19% € 5.700,00
an Verbindlichkeiten a.L.L. € 35.700,00
Schritt 2b: Auflösung der geleisteten Anzahlung
Durch die erfolgte Lieferung haben wir keine Forderung mehr gegenüber dem Lieferanten und lösen die Anzahlung auf:
an Geleistete Anzahlungen € 12.000,00
an Abziehbare Vorsteuer 19% € 2.280,00
Erklärung: Die geleistete Anzahlung wird aufgelöst und die doppelt erfasste Vorsteuer korrigiert. Die Verbindlichkeit verringert sich auf den Restbetrag von 21.420 €.
Schritt 2c: Überweisung des Restbetrags an den Lieferanten
an Bank € 21.420,00
Erklärung: Die Restverbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten ist somit ausgeglichen.
5. Praxis-Tipp: Abschlagsrechnungen in der Software verwalten
Die manuelle Abwicklung von Abschlags- und Schlussrechnungen birgt das Risiko von Doppelbesteuerungen oder verpassten Vorsteuerabzügen. Mit den Software-Lösungen von INtex Publishing lassen sich Vorauszahlungen unkompliziert und rechtssicher verwalten:
- Automatische Steuerzuordnung: Erfassung von Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer direkt zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs oder der Überweisung.
- Klare Verrechnung: Geleistete und erhaltene Vorauszahlungen werden übersichtlich den jeweiligen Aufträgen zugeordnet.
- Fehlerfreie USt-Voranmeldung: Vermeidung von Fehlern bei der Verrechnung von Schlussrechnungen im System.
Anzahlungen – Zusammenfassung
- Definition: Zahlungen vor Vollendung der eigentlichen Lieferung oder Dienstleistung.
- Erhaltene Anzahlungen: Bilanziell Verbindlichkeiten (Passivseite). USt entsteht sofort bei Geldeingang (Ist-Prinzip).
- Geleistete Anzahlungen: Bilanziell Forderungen (Aktivseite). Vorsteuerabzug erfolgt bei vorliegender Rechnung und Bezahlung.
- Schlussrechnung: Bei der Endabrechnung werden erhaltene bzw. geleistete Anzahlungen vollumfänglich mit der Gesamtrechnung verrechnet und aufgelöst.