Versionshistorie INtex Hausverwaltung PLUS

Revision 2310

Fokus auf ein bestimmtes Objekt

Im Objekte-Modul können Sie den Fokus auf ein Objekt setzen, d.h. die Software zeigt nur noch Daten an, die mit diesem Objekt in Beziehung stehen, alle anderen Daten werden vorübergehend ausgeblendet. So können Sie sich ganz auf die Arbeit an einem Objekt konzentrieren. Der Focus wird über das Focus-Icon links in der Liste der Objekte gesetzt.

Der Objekt-Fokus greift in den Modulen Objekte, Einheiten, Abrechnungen, Unterlagen und Organizer. Der Name des fokussierten Objekts wird oben in der Titelleiste angezeigt. Hier findet sich auch ein Link, um den Fokus zu deaktivieren und eventuell einen anderen Objekt-Fokus zu setzen. Nach dem Logout wird der Objekt-Fokus automatisch ausgeschaltet.

Neue Datensätze in den Modulen Zähler, Schlüssel, Protokolle, Abrechnungen, Dokumente, Verträge, Korrespondenz, Notizen, Aufgaben und Termine werden automatisch mit dem fokussierten Objekt verknüpft.

Verbesserungen bei Abrechnungen

In Abrechnungen kann im freien Raum rechts von der Anschrift des Abrechnungsempfängers ein Infoblock ausgeworfen werden. Dieser wird in Einstellungen eingegeben. Geben Sie hier etwa den zuständigen Mitarbeiter und dessen Durchwahl für Rückfragen zur Abrechnung ein. Fehlertoleranteres Verhalten bei der Umwandlung von HTML-Codierungen in Anmerkungen und Fussnoten.

• p-Tags werden korrekt in Absätze umgewandelt,
• br-Tags ([Umschalt]+[Eingabe]) in Zeilenumbrüche ohne Abstände.
• Absatzübergreifende Formatierungen z.B. in Fett werden akzeptiert. Kombinierte Formatierungen, z.B. Fett UND kursiv werden akzeptiert.
• Auch beim Einkopieren von Texten aus Word sollte sich die Software wesentlich fehlertoleranter zeigen und PDFs produzieren.
• Ebenfalls möglich sind jetzt Namen mit Apostroph wie d’Ardenne, ohne das Apostroph erst auszukommentieren.

In den Abrechnungen stehen jetzt für Anmerkungen aller Art weitere Möglichkeiten der Formatierung bereit: Tabellen, farbliche Hervorhebung, Absatz-Ausrichtung

Abrechnungen können klassifiziert und nach der Klassifizierung gefiltert werden. So können Eigentümer- von Mieterabrechnungen, in Arbeit befindliche von fertiggestellten Abrechnungen, Test- und Kontrollabrechnungen voneinander unterschieden werden.

Haushaltsnahe Dienstleistungen können auch innerhalb von Heizkostenabrechnungen ausgewiesen werden.

Sonstiges

Bei Einheiten wird in der Ansicht der Einheit auch die Warmmiete bzw. Gesamtmiete angezeigt.

In der Korrespondenz gibt es erweiterte Formatierungsmöglichkeiten:

• Text kann links-, rechtsbündig, zentriert und im Blocksatz gesetzt werden. Tipp: So können Zahlen in Tabellen rechtsbündig ausgerichtet werden
• Text kann farbig hervorgehoben werden. Hierfür stehen einige übliche Markierungsfarben wie rot und grün zur Verfügung
• Ähnlich zu Textmarkern kann Text farbig hinterlegt werden. Hierfür stehen übliche Farben wie hellgelb, hellgrün oder hellgrau zur Verfügung
• Über das Baustein-Menü lassen sich eingerückte Absätze einfügen

Außerdem können PDFs von Briefen jetzt auch direkt aus der Ansicht eines einzelnen Briefes erzeugt werden.

Im Kontobuch berücksichtigen die Schalter „Forderungen ausgleichen“ und „Markierte duplizieren“ auch den Rücklage-Anteil einer Hausgeldzahlungen und Eigentümer-Zahlungen werden als „Hausgeldzahlungen“ klassifiziert.

Revision 2309

Verbesserungen bei Abrechnungen

Mehr Flexibilität bei den Bezeichnungen im Ausdruck. Folgende Umbenennungen sind über Einstellungen möglich:

• „Direkte Kosten“ können z.B. in Sonderumlagen umbenannt werden
• „Umlagen (Mieter)“ können z.B.  in „Umlagefähige Kosten“ umbenannt werden
• „Umlagen (Eigentümer)“ können z.B. in „Nicht umlagefähige Kosten“ umbenannt werden

In den Anmerkungen bei Abrechnungen und Abrechnungskonten können jetzt Variablen verwendet werden. Das macht z.B. die Angabe der Bankverbindung in der Abrechnung, die Nennung einer Frist zur Nachzahlung oder die Angabe der Gebäudeanschrift wesentlich einfacher. 

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

#SALDO#
#SALDOBEZEICHNUNG# Guthaben oder Nachzahlung
#FORDERUNGEN#
#GUTHABEN#
#HEUTE+4W# heute in 4 Wochen
#HEUTE+2W# heute in 2 Wochen
#OBJEKT# Bezeichnung des Objekts
#ANSCHRIFT# Anschrift des Objekts
#EINHEIT# Bezeichnung der Einheit
#BIC# Bankverbindung der Verwaltung
#BANK#
#IBAN#
#KONTOINHABER#
#KURZNAME# Kurzbezeichnung des Abrechnungsempfängers
#DEBITORENNR# Debitorennummer des Abrechnungsempfängers

Die Variablen lassen sich auch im Abrechnungsfuß verwenden. Der Serienbrief Abrechnungen und das Mahnschreiben wurden um diese Variablen ergänzt.

Direkte Kosten stärker auch als Sonderumlagen für Kosten dargestellt, die nicht nur ein Mieter oder Eigentümer trägt, sondern einige wenige Mieter/Eigentümer übernehmen.

Für den Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen sind jetzt auch die Umlagefaktoren Anzahl 1 – 3 verwendbar.

Bei den Klassifikationen im Kontobuch sowie den einzelnen Buchungen können Ausgaben als „nicht umlegbar“ markiert werden. Diese werden dann vom Automatismus zur Umwandlung von Kostenbuchungen in Umlagen nicht berücksichtigt. So müssen ungewollt erstellte Umlagen hinterher nicht manuell gelöscht werden und Eigentümer-bezogene Kosten müssen buchhalterisch nicht in eine parallele Eigentümer-Abrechnung ausgelagert werden, wenn gar keine Eigentümerabrechnung beabsichtigt ist.

Bei den Kostenarten können Kosten als Eigentümerkosten (Nicht umlegbare Kosten) markiert werden. In der Auswahl der Kosten bei Umlagen werden die so markierten Kostenarten in einer eigenen Registerkarte angezeigt.

Die Anzeige möglicher Anpassungen der Vorauszahlungen über den Info-Schalter schlägt jetzt neben der genau gerechneten Anpassung auch auf ein oder keine Nachkommastellen gerundete Werte vor.

Bei der Einbuchung von Rücklagen gibt es jetzt eine Rechenhilfe, die den Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, die Gesamt-MEA und die Anteils-MEA sowie den Miteigentumsanteil in Prozent anzeigt. Zusammen mit dem integrierten Taschenrechner kann der anteilige Betrag dann leicht errechnet werden, wenn dies notwendig sein sollte, etwa weil es keine zugrundeliegende Buchführung gibt oder ein Wirtschaftsplan erstellt werden soll.

Sonstiges

• Der Schalter „Forderungen ausgleichen“ in der Einfachen Buchführung berücksichtigt die Mwst.
• Klickbare Telefonnummern in Adresslisten und -ansichten erscheinen ohne das optisch störende „tel.:“ Präfix. Telefonnummern in der Saldenliste (Mahndaten) erscheinen als klickbare Telefon-Links.
• Mit den Variablen #HEUTE+2W# und #HEUTE+4W# können WV- und Mahndaten heute in 2 Wochen und heute in 4 Wochen auch in Briefen und Mails im Modul Unterlagen/Korrespondenz angegeben werden. Das ist vor allem für Muster-Vorlagen von Mahnungen und Erinnerungen interessant.
• Detailtabellen etwa für Aufgaben, Notizen, Dokumente etc. beinhalten nicht nur die Einzellinks auf einzelne verlinkte Datensätze, sondern auch einen allgemeinen Navigations-Link in das jeweilige Modul.
• Tabellen mit Wiedervorlage-Funktion wie Aufgaben, Termine, Notizen, Verträge, Dokumente, Korrespondenz und Adressen verfügen in der Listenansicht über eine Registerkarte WV, sofern Daten heute auf WV liegen. Dies kann den Weg in die Ansicht Organizer/WV ersparen und erlaubt auch die Änderung des WV-Datums.

Revision 2308

Verbesserungen bei Abrechnungen

• Die Anschreiben zu Abrechnungen basieren jetzt auf einer eigenen Vorlage in Einstellungen und nicht mehr auf dem Standard-Serienbrieftext. So kann das Anschreiben getrennt vom Serienbrief gepflegt und gespeichert werden.
• Zusätzlich gibt es jetzt eine Mahnung/Erinnerung zur Abrechnung, so dass nicht ausgeglichene Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung leichter angemahnt werden können. Die Vorlage für den Mahntext ist ebenfalls in Einstellungen editierbar.
• Mit der Variable #SALDO# kann der Saldo aus der Abrechnung in beiden Schreiben ausgeworfen werden.
• Damit Abrechnungen und evtl. auch Mahnungen zielgerichteter versendet werden können, lassen sich die Einzelabrechnungen auch nach Bearbeitungsstatus filtern.
• Bei Direkten Kosten können diese auch als prozentuale Umlage, Festbetrag oder „gem. Mietvertrag“ ausgewiesen werden. 

Verbesserungen in Eingabemasken

• Schrittweise Eingabe: Bei den Modulen Adressen, Objekte und Einheiten sowie im Kontobuch (Einfache Buchführung) gibt es zusätzliche Eingabemasken zur schrittweisen Erfassung der Daten. Das ist übersichtlich und hilft Einsteigern.
• Der Speichern-Schalter kann durch [Umschalt]+[Eingabe] ausgelöst werden.
• Der Zurück zur Liste-Schalter kann durch [Ende] ausgelöst werden.

Sonstiges

Die Auswahl der Anrede-Formate bei Adressen wurde um Varianten ohne Vornamen ergänzt. Hinzugefügt wurden auch Anrede-Formate mit Anreden wie „Hallo“ und „Liebe/Lieber“. Standardanrede ist jetzt „Sehr geehrte Damen und Herren“. Somit muss man sehr viel seltener zu manuell gewählten Anreden greifen.

 

Revision 2307

Diverse Optimierungen der Datenbankstrukturen

Neue Detailtabelle Anschriften, die in Adressen die Felder für Lieferanschrift ersetzt. Vorhandene Lieferadressen wurden nach Anschriften übertragen. Vorteil ist vor allem, dass auf diesem Wege nicht nur zusätzliche Lieferanschriften gespeichert werden können, sondern z.B. auch die Anschriften von Arbeitsstellen, Filialen, Rechnungsadressen, Postfach-Adressen uvm.

Entfernung von nicht mehr benötigten Feldern in den Datentabellen

Sonstiges

In Korrespondenz kann jetzt auch nach dem Absender gesucht werden.

Verlinkung der Briefpapier-Einstellungen aus den Menüs Abrechnungen und Unterlagen heraus.

Website

Überarbeitung der Produkt-Website www.hausverwaltung-pc.de für mehr Übersichtlichkeit.

Realisierte Vorteile auf www.hausverwaltung-pc.de

• Alle Features-Seiten sind deutlich kürzer und somit übersichtlicher
• man kann leichter direkt etwa auf Import Export verlinken, da die Darstellung jetzt eine separate Seite ist
• Mehr Features sind direkt sichtbar über die Navigation. Was einen Interessenten nicht interessiert, muss er weder anklicken noch überfliegen
• Der Menübaum ist deutlich kleiner und mobil-kompatibel
• Hausmeister APP und Mieter APP haben eigene Seiten
• Urteile, Gesetze, Dienstleistungen sind direkt über Services verfügbar und nicht nur über www.intex-publishing.de
• der Produktvergleich mit Vermieter und WEG ist auf hausverwaltung-pc.de erreichbar
• FAQ, Tipps&Tricks sowie alle Hilfe-Dokumente sind auch außerhalb der Software verfügbar
• Die Versionshistorie ist direkt erreichbar
• Die Urteilsdatenbank und Gesetzestexte sind Teil von hausverwaltung-pc.de

 

Revision 2306

Neue Kautionen-Verwaltung

Neue zentrale Kautionen-Verwaltung im Modul Einfache Buchführung

• Zentraler Zugriff auf alle Kautionszahlungen
• Unterscheidung nach Sollstellung, Einzahlung, Auszahlung, Auflösung und Zinsen
• Aufsummierung aller Kautionen oder gefiltert nach Objekten, Einheiten, Verträgen und Adressen (Mietern) Ist die Summe Null, wurde die Kaution komplett zurückgezahlt
• Vermerk des Zahlungszwecks, z.B. Entnahme wegen Mietrückständen, Einzahlung 2. Kautionsdrittel etc.
• Verknüpfung mit Verträgen und Anzeige auch dort
• Verknüpfung mit den Adressen (Mietern) und Anzeige dort unter Details
• Historische Darstellung aller Ein- und Auszahlungen, Zinszahlungen und Soll-Stellungen
• Die vorhandenen Kautionsdaten aus Verträgen wurden in das Kautionen-Modul übertragen

Verbesserungen bei Aufgaben

In der PREMIUM Lizenz verschafft eine neue Kanban-Ansicht in Spalten besseren Überblick über die Aufgaben im Ticket-System.

Verbesserungen für die Suche

POWERSearch: In der PREMIUM Lizenz gibt es jetzt eine zentrale Suche über alles (Gesamtindex), die vom Eingangsbildschirm aus erreichbar ist. Hier werden Kurznamen, Titel und Bezeichnungen von Datensätzen in den Modulen Adressen, Objekte, Einheiten, Dokumente, Notizen, Aufgaben, Termine und Abrechnungen durchsucht und die Suchergebnisse verlinkt.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Mit der neuen Auswertung „Periodenvergleich“ bekommen Sie einen Überblick über gebuchte Summen nach Objekt und Kategorie für das laufende Jahr, das Vorjahr und vor zwei Jahren. So lassen sich Entwicklungen wie Kostensteigerungen schnell erkennen. Die Ansicht kann als betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) dienen.

Beschleunigung

Im Laufe der Zeit entstehen bei intensiver Nutzung der Einfachen oder Doppelten Buchführung sowie des Moduls „Abrechnungen“ naturgemäß immer mehr Daten/Buchungen. Auf Dauer führt dies zu einer Verlangsamung der Software, denn auch wenn zunächst immer nur die letzten 20 Buchungen angezeigt werden, muss die Software für Filter, Autofill-Funktionen und Suchvorschläge sowie die Sortierung zunächst alle Datensätze eines Anwenders oder Teams abfragen. Dieses Problem wird sich auf Dauer verschärfen, wenn Anwender immer mehr Buchungsjahre in der Software gespeichert halten. Gleichzeitig wird man aber diese Daten weder löschen wollen, noch wegen der Archivierungspflicht für Buchhaltungsdaten löschen können. Die Daten müssen also für den Fall der Fälle irgendwie vorgehalten werden.

Wir werden dieses Problem künftig dadurch lösen, dass beim Aufruf der Listenansichten von Buchungen (Kontobuch bei der Einfachen Buchführung und Journal bei der Doppelten Buchführung sowie aller Listenansichten in Abrechnungen) im Standard nur die Buchungen des laufenden und der beiden Vorjahre angezeigt werden – im Maximum also drei Jahre. Schon jetzt werden diese Ansichten für manche Anwender dadurch erheblich beschleunigt. Für die Zukunft bedeuten mehr Buchungen und Zeiträume dann keine Verlangsamung mehr.

Damit man aber dennoch jederzeit auf die Alt-Buchungen zugreifen kann, gibt es rechts oben in den Listenansichten der Buchungen einen Schalter „Archiv“. Über diesen wird die Ansicht auf die Anzeige aller Buchungen umgeschaltet, womit dann auch sehr alte Buchungen abfragbar und auswertbar bleiben. Im Modul „Abrechnungen“ ersetzt der Schalter die bisherigen Registerkarten „Archiv“. Beim nächsten Login werden dann wieder nur die jüngsten drei Jahre angezeigt.

Eine Erweiterung dieser Beschleunigungsmaßnahme auf Aufgaben, Korrespondenz und Termine ist angedacht.

Verbesserungen bei Serienbriefen

In der PREMIUM Lizenz können Serienbriefe an Nutzer und Eigentümer aus dem Einheiten-Modul heraus nun auch im Modul Unterlagen/Korrespondenz als Einzelbriefe archiviert werden. Somit sind die Serienbriefe für jeden Empfänger und jede Einheit Teil der Historie. Alternativ kann dieses Feature genutzt werden, um viele Einzelbriefe mit einer Textvorlage gleichzeitig zu erstellen.

Für Serienbriefe und den Newsletter an Anwender gibt es jetzt einen frei definierbaren Betreff in Einstellungen.

Sonstiges

Anleitung zur Nutzung Künstlicher Intelligenz in der Korrespondenz

Bei der Stapelverarbeitung von Buchungen im Journal der Doppelten Buchführung lässt sich auch die Wiederholung ändern.

Schnellaktionen in Adressen setzen für Aufgaben, Korrespondenz, Notizen, Verträge etc. immer auch das Datum.

 

Revision 2305

Elektronischer Datenaustausch mit Heizkosten-Abrechnungsunternehmen (PREMIUM).

• Unterstützung aller Unternehmen, die in der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. zusammengeschlossen sind, u.a. Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem und Minol
• Einführung zusätzlicher Felder, um das beauftragte Ableseunternehmen, die dortige Kundennummer und die dort verwendeten Ordnungsbegriffe für Objekte, Einheiten und Nutzer zu speichern
• Export der A-Sätze für Nutzerdaten (Austausch der Ordnungsbegriffe)
• Export der L-Sätze für Liegenschaften
• Export der M-Sätze für abrechnungsbezogene Nutzerdaten

Neues Modul Kostenteilung CO² Abgabe

• Rechenhilfe bei der Aufteilung der CO² Abgabe auf Vermieter und Mieter als neues Modul
• Erfassung der Abgabe gesamt
• Aufteilung der Abgabe in Abhängigkeit des CO² Ausstoßes des Gebäudes
• Vermieter-Anteil kann wahlweise als negative Umlage von der Neben- oder der Heizkostenabrechnung abgezogen werden
• Berücksichtigung der Sonderregelungen für Gewerbe- und Denkmalobjekte.

Verbesserungen bei Serienbriefen

Neue Variablen:

• #RUECK# Rücklagenzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
• #HG# Hausgeldzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
• #NEBEN# Nebenmiete bei Serienbriefen an Nutzer
• #STELLPLATZ# Stellplatz-/Garagenmiete bei Serienbriefen an Nutzer

Sonstiges

Im Benutzerprofil wird unter Vertragsdaten auch die gewählte Lizenzstufe angezeigt. Ein Link führt zur Übersicht der angebotenen Lizenzstufen und welche Funktionalität diese beinhalten.

 

Revision 2304

 

Die geographische Auswertung über Google Maps wurde in einen eigenen Bildschirm verschoben. Dadurch ist die normale Listenansicht der Adressen übersichtlicher, kürzer und schneller zu laden. Bei den gesonderten geographischen Auswertungen steht die Karte nun oben und damit im Focus.

 

 

Die Wiederhol-Automatik berücksichtigt jetzt auch die Felder Nebenmiete und Adresse.

 

 

 

 

Der Hausmeister kann Aufgaben mit Dokumenten ergänzen, eine Unterschrift leisten und die Bemerkungen zur Aufgabe bearbeiten. So kann der Hausmeister auch inhaltliches Feedback zur Aufgabe geben.

 

Revision 2303

Umfangreiche Datenprüfungen in den Abrechnungen

Künftig werden Ihre Eingaben im Bereich Abrechnungen stärker geprüft, um Probleme und Fehler bei der Abrechnung früher zu vermeiden. 

• In der Listenansicht der Abrechnungen sind Abrechnungen mit unstimmigen Daten gelb hinterlegt.
• In der Listenansicht der Abrechnungskonten sind Konten mit unstimmigen Daten gelb hinterlegt.
• In den Listenansichten von Umlagen, Vorauszahlungen, Direkten Kosten und Rücklagen werden unstimmige Eintragungen gelb hinterlegt.
• In der Ansicht „Abrechnungskonten“ bietet der grüne Schalter „Datencheck“ eine umfangreiche Prüfung für jede Einzelabrechnung an. Geprüft werden:
• Adressen und Anschriften
• Datumsangaben innerhalb des Abrechnungszeitraums, Zeitraum nicht länger als ein Jahr
• Quadratmeterangaben
• Verknüpfungen zu Abrechnungen, Objekten und Einheiten
• Fehlende Vorauszahlungen
• (Eventuell) Fehlende externe HK-Abrechnungen
• Nutzung von Umlagefaktoren (QM bis QM3, Einheiten bis Einheiten 3, Personen, MEA, Wasserverbrauch und Anzahl) ohne Gesamt- oder Einzelangaben, etwa also ob bei Nutzung der Personen-Umlage auch in Abrechnungen eine Gesamtpersonenzahl und beim Konto eine Personenzahl hinterlegt wurde
• Umlagen ohne Betrag
• Vorhandensein eines Briefpapiers

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

In der Ansicht einer Doppelten Buchführung wird in der Registerkarte „Periodenvergleich“ nun eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Vergleichs der beiden Buchungsperioden Vorjahr und laufendes mit Veränderungen in absoluten Werten und prozentual angezeigt. Dies erleichtert die Auswertung erheblich.

Erhebliche Beschleunigung der GuV, Summen und Salden, Umsatzsteuervoranmeldung, Saldenliste und Debitorenkonten.

CSS Verbesserungen

Über CSS Einstellungen werden beim Druck von Ansichtsseiten die Seitenleiste und die Statusleiste oben nicht mehr mitgedruckt. Somit sind die meisten Bildschirmansichten auch direkt druckbar.

Weitere Verbesserungen

Die Dokumentationen für Import und Verarbeitung von Kontoauszügen sind in den entsprechenden Bildschirmen direkt verlinkt.

Variable #AZ# übernimmt in Briefen das Aktenzeichen.

 

 

Revision 2302

Verbesserungen bei Aufgaben

Aufgaben mit Wiederholung monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich werden bei Erledigung (Bearbeitungsstatus=Erledigt) automatisch in die Zukunft gesetzt und wieder als Neu markiert. Fertigstellungsgrade werden auf 0 gesetzt und das Wiedervorlagedatum ebenfalls in die Zukunft übertragen. Die Erledigung zum Tagesdatum wird in der Beschreibung vermerkt. So bleibt dauerhaft eine Information über die Erledigung in der Vergangenheit erhalten.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

Die Wiederholbuchungen und der Befehl „Forderungen ausgleichen“ berücksichtigen auch die Felder Bank, BIC, IBAN und Kontoinhaber bei der Anlage von Buchungen.

Verbesserungen bei der Doppelten Buchführung

Erhebliche Beschleunigung der Kontenblätter.

Verbesserungen in Listen

Summen beziehen sich fortan immer auf alle Daten in der Liste und nicht nur die der aktuellen Seite. So sind Gesamtsummen z.B. von Buchungen oder Quadratmetern auch ohne Wechsel der Ansicht auf „alle Datensätze“ jederzeit sichtbar.

Verbesserungen bei den APPs

• Direkte Unterstützung des Darkmode, sofern der Browser auf Darkmode eingestellt ist
• Lokale Bereitstellung aller Schriftdateien
• Geschwindigkeitsverbesserungen
• In der Mieter APP sind die Telefonnummern des Ansprechpartners klickbar

Technische Verbesserungen

• CSS Stylesheet überarbeitet und deutlich verkürzt, wodurch es schneller lädt
• Automatischer Darkmode, wenn der Browser im Darkmode läuft. Darkmode erheblich beschleunigt
• Lokale Bereitstellung aller Schriftdateien
• 2Faktor Autorisierung auch per Mail und nicht nur per App
• Verwendung des neuesten JQuery
• Optimierung einiger Javascript-Komponenten
• Kompatibilität zu PHP 8.2

 

Revision 2301

Strom aus Photovoltaik und anderen Energiequellen

• Berücksichtigung des Weiterverkaufs von Strom, der vom Eigentümer der Immobilie etwa über Photovoltaik-Anlagen oder Blockheizkraftwerke selbst erzeugt wird.
• Strom-Vorauszahlungen können bei Verträgen erfasst werden und erhöhen die „Gesamtleistung“ (Vorauszahlungen bei Eigentümern und Warmmieten bei Mietern).
• In Einheiten können die Strom-Vorauszahlungen aus dem Vertrag übernommen oder direkt erfasst werden. Diese Einheitendaten dienen als Grundlage der Buchungsdaten der Einfachen Buchführung, indem sie in die Abrechnungskonten übernommen werden.
• Im Kontobuch kann die Warmmiete eine Splittung für die Strom-Vorauszahlung enthalten. Diese zusätzliche Splittung wird von den Wiederholbuchungen für Forderungsbuchungen und dem Schalter „Forderungen ausgleichen“ berücksichtigt.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

In Buchführungen kann für die gewählte Buchführung bestimmt werden, dass um 24 Uhr alle Buchungen des Tages automatisch als „verbucht“ gekennzeichnet werden. So sind die Buchungen am Buchungstag noch problemlos korrigierbar, danach aber gemäß den Anforderungen der Revisionssicherheit (GOBD) nicht mehr änderbar.

In der Standard- und der Schnellbuchungsmaske wird für Folgebuchungen als Datum immer das Datum der vorherigen Buchung genutzt. Das macht vor allem viele Buchungen zu einem anderen Tag als Heute einfacher. Ein Klick auf den Kalenderschalter genügt, um das Tagesdatum zu bekommen.

Verbesserungen bei Terminen

Termine, die mit Objekten und Einheiten verknüpft sind, werden auch bei Objekten und Einheiten im Aufklappbereich „Organizer“ angezeigt.

Termine können mit einem Bearbeitungsstatus z.B. als „Wahrgenommen“, „Verschoben“ oder „Abgesagt“ markiert werden. So sind z.B. auch gehäufte Terminverschiebungen und -absagen durch z.B. einen Mieter in der Historie dokumentierbar.

Verbesserungen in der Hausmeister APP

Termine können einem Hausmeister zugeordnet werden und sind dann für den Hausmeister in der Hausmeister APP sichtbar. Der Hausmeister kann die Termine im Bearbeitungsstatus z.B. als „Erledigt“ markieren.

 

 

Revision 2212

Verbesserungen bei Abrechnungen

Neue Umlagefaktoren Anzahl2 und Anzahl3. Im Gegensatz zu Anzahl erlauben diese Faktoren auch Dezimalzahlen. Hiermit sind auch komplexe Aufteilungen nach Anzahl, etwa bei Müll getrennt nach Anzahl Tonnen für die Grundgebühr und Anzahl Leerungen für den Verbrauchsanteil möglich. Die neuen Umlagefaktoren stehen in Mieter- und Eigentümerabrechnungen, Gewerbemieterabrechnungen und Wirtschaftsplänen zur Verfügung.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Wiederholbuchungen werden jetzt nicht nur zum Ersten eines Monats ausgeführt, sondern nutzen das jeweilige Tagesdatum der ersten Buchung, so dass Forderungen etwa auch zum Dritten des Monats und Abschläge z.B. zum 15. des Monats erfolgen können. Zudem werden die Wiederholungen erst zum jeweiligen Monatstag ins System eingestellt – Buchungen zum 15. erscheinen also auch erst zum 15. des Monats. Erläuterung der Wiederholfunktion im Kontobuch.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

• Einführung von Wiederholbuchungen in der Doppelten Buchführung. Im Journal können Buchungen auf Wiederholung mit einem Wiederholende gesetzt werden. Die so markierten Buchungen werden vollkommen automatisch zum gleichen Tag im nächsten Monat erneut vom System gebucht. So werden etwa zum Dritten des Monats eingestellte Mietforderungsbuchungen automatisch zum nächsten Dritten des Folgemonats und weiter in die Zukunft zeitnah gebucht. Mit den Wiederholbuchungen können auch etwa Abschlagszahlungen und Annuitäten sehr gut automatisiert werden.
• Im Kontenrahmen können Konten als Favoriten gekennzeichnet werden. Damit lassen sich die besonders häufig genutzten Konten besser finden, denn die Favoriten werden automatisch bei der Auswahl in einer eigenen Registerkarte gezeigt.

Sonstiges

• Hintergrund zu unserer Browser-Empfehlung für Edge: https://www.intex-publishing.de/pdf/edge_browser.pdf
• Bei Import und Abgleich von Kontoauszügen ist das Feld Kontonummer auf 100 Zeichen erweitert worden, damit auch frei vergebene Kontobezeichnungen aus Online Banking Programmen importiert werden können und nicht nur IBANs.
• Eingabe von Abfragen im Listengenerator als Schritt-für-Schritt Eingabemaske realisiert.
• In der Hausmeister APP sind die Checklisten für Aufgaben einsehbar.
• Beim SERVER und in TEAM mit Premium Hosting werden in der Benutzerverwaltung die Bedienelemente ausgeblendet, die nur der INtex CLOUD Verwaltung dienen. Für den SERVER/TEAM-Administrator sind einige Hilfen und ein Link auf die Dokumentation „Benutzerrechte verwalten“ integriert.  

Revision 2211

Verbesserungen im Start-Menü

• Wahlmöglichkeit zwischen vier Varianten für das Startmenü: Vollständig, Kompakt (mit wenigen Einträgen, sehr übersichtlich), Buchhaltung (mit Focus auf Abrechnungen und Buchführung), Gebäude-Management (CAFM).
• Zwischen den Menüs kann über ein Popup-Menü im Eingangsbildschirm gewechselt werden. In „Individuelle Einstellungen“ – jetzt im Benutzerprofil - kann eines der Menüs als Vorgabe-Startbildschirm gewählt werden.
• Verbesserte responsive Darstellung vor allem für iPads
• Im vollständigen Menü sind mehr Module als bisher direkt erreichbar. Neu sind Ansprechpartner für Immobilien, Zähler und Schlüssel für Einheiten, Rücklagebuchungen bei WEG Abrechnungen, §35a Buchungen für haushaltsnahe Dienstleistungen in Abrechnungen sowie Klassifikationen in der Einfachen Buchführung und der Buchungsassistent der Doppelten Buchführung.
• Das Menü ist mit dem Tastenkürzel Alt-m erreichbar.
• Alle Menüs sind über Optionen steuerbar – so können WEG-Befehle, die Einfache oder die Doppelte Buchführung optional entfallen.
• Stringentere Berücksichtigung der Zugriffsrechte-Einstellungen bei TEAM mit PREMIUM Hosting und SERVER.
• Der bisher angebotene „Willkommen-Bildschirm“ als Alternative zum Startmenü wird in Zukunft entfallen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

Bei der Umwandlung von Buchungen der Einfachen Buchführung und Doppelten Buchführung in Umlagen einer Abrechnung wird die für Kostenarten gewählte Umlageart berücksichtigt, sofern diese festgelegt wurde. Sonst greift die Vorgabe „Quadratmeter“.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

• Differenzen zwischen Buchungsbetrag und Splitt-Anteilen werden bereits in der Liste der Buchungen in rot und mit Angabe der Differenzhöhe angezeigt. So sind Zahlungsabweichungen schneller festzustellen.
• In der Registerkarte „Banking“ kann beim Kontobuch die Adresse des Rechnungsausstellers gewählt werden. Damit ist es möglich, Bezahlcodes und Girocodes sowie einen Banking-Export für Überweisungen anzulegen, ohne dass bei Buchungen immer neu die Bankverbindung des Überweisungsempfängers einzugeben ist.

Verbesserungen bei der Doppelten Buchführung

• Die Auswahl der Konten in den Buchungsmasken zeigt die Bankkonten in einer eigenen Registerkarte. So sind diese besonders häufig zu bebuchenden Konten gerade bei umfangreichen Kontenrahmen deutlich schneller gefunden und abgerufen.
• Aus dem Journal heraus sind zwei neue Buchungsmasken erreichbar: „Schnell“ wie die getrennte Schnellerfassungsmaske mit manueller Eingabe der Kontonummern für Profis und „Schrittweise“ für Einsteiger in der doppelten Buchführung.

Sonstiges

• Zusammenfassung von Individuellen Einstellungen, Profil-Einstellungen und Vertragsdaten in der Ansicht „Profil“ – somit sind alle benutzerbezogenen Daten an einer Stelle aufzufinden.
• „Markierte duplizieren“-Schalter sind nur noch dann wählbar, wenn auch Datensätze markiert sind.
• Umfangreiche Erweiterung der Datenbank-Indizierung, um Abfragen, Sortierungen und Verknüpfungen zu beschleunigen.
• Zur besseren Anwenderführung werden abhängige Auswahlen erst dann angezeigt, wenn die Hauptauswahl erfolgt ist. So kann etwa in Vorauszahlungen das Abrechnungskonto erst nach Auswahl der Abrechnung ausgewählt werden, in Zähler kann eine Einheit erst gewählt werden, wenn zuvor das Objekt bestimmt wurde.

 

Revision 2210

Verbesserungen für den SERVER und das Hosting der CLOUD Versionen

Kompatibilität mit PHP 8.1 hergestellt, was wesentliche Geschwindigkeitsvorteile mit sich bringt: https://www.php.net/releases/8.1/de.php

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

• Neue Kontierungshilfe in den Buchungsmasken der Doppelten Buchführung. Hier werden über 2.000 Geschäftsvorfälle mit Kontierungsvorschlägen für die DATEV Kontenrahmen SKR03 und SKR04 angeboten. Die Beispiele sind nach Buchungsbetreff und Kontonummern durchsuchbar.
• Aus dem Kontenrahmen heraus kann ein Kontenblatt direkt als PDF ausgegeben werden.
• Die Anzeige der Debitorenkonten berücksichtigt auch Konten der Klasse „Debitoren“ und nicht nur Konten >=10.000 und <70.000 gemäß DATEV Standard.
• Konten können im Kontenrahmen als inaktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Konten stehen dann in den Buchungsmasken nicht mehr zur Auswahl. Dies hat zwei Vorteile: 1. Konten müssen im Kontenrahmen nicht von vornherein gelöscht werden, um nicht bebucht werden zu können – man kann sich also später noch entscheiden, ob ein Konto benötigt wird oder nicht. 2. Konten etwa für Debitoren können im Kontenrahmen behalten werden, ohne dass etwa das Debitorenkonto eines ausgezogenen Mieters noch bebucht werden kann.
• Bisher schon konnten die Salden der Kostenkonten aus den Kontenrahmen Wohnungswirtschaft/Immobilienwirtschaft und SKR04 optimiert automatisiert in Umlagen einer Abrechnung umgewandelt werden. Nun gilt dies auch für beliebige Konten und Kontenrahmen, solange die Kontobezeichnungen den üblichen Bezeichnungen der Kosten gemäß Betriebskostenverordnung entsprechen, also z.B. „Allgemeinstrom, Hausmeister, Gartenpflege, Aufzugskosten" etc.
• Der Buchungsimport erfolgt jetzt zweistufig: Erst werden die Buchungen nur in eine Zwischentabelle importiert und von hier aus dann endgültig ins Journal übertragen. Das hat mehrere Vorteile:
• • Fehlerhafte Importe landen nicht sogleich im Journal, sondern können einfach in der Zwischentabelle durch Löschen der importierten Daten storniert werden
  • Einzelne Fehler bei den Importdaten lassen sich korrigieren
  • Buchungen können auch noch neu kontiert oder auf eine andere Buchführung übertragen werden
  • Über eine Stapelverarbeitung können Betreffs, Beträge und Kontierungen für viele markierte Buchungen geändert werden.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Die Wiederholfunktion führt Wiederholbuchungen nur aus, wenn das Tagesdatum nach dem Erstausführungsdatum liegt. So können etwa neue Forderungsbuchungen z.B. zum 1.10. schon im September erfasst werden, ohne dass am 1.10. die Buchung gleich vom System wiederholt und damit doppelt erfasst wird.

Sonstiges

• Aus der Ansicht der Adressen kann die komplette, postalische Anschrift mit einem Klick auf den Link „Anschrift kopieren“ in die Zwischenablage gestellt werden. Damit ist dann ein Brief in Word oder Pages ganz schnell adressiert. Gleiches gilt für die Anrede.
• Neue zusätzliche Organigramme in den Assistenten für Mieter- und Eigentümerabrechnungen veranschaulichen die Datenstrukturen.
• Die Import-Befehle für Objekte und Einheiten wurden in das Neu-Popup der jeweiligen Listenansicht verschoben. Es können jetzt mehr Daten importiert werden. Der Import-Befehl für Adressen befindet sich jetzt ebenfalls zusätzlich im Neu-Popup der Adressliste.

 

Revision 2209

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

• Aus der Kontenansicht im Kontenrahmen der Doppelten Buchführung kann bei Debitoren-Konten mit Adressverknüpfung automatisiert eine Mahnung in Unterlagen/Korrespondenz erzeugt werden.
• Von bebuchten Konten im Kontenrahmen kann mit einem Schalter direkt das Kontenblatt aufgerufen werden. Das erleichtert vor allem bei Debitoren-Konten den Druck eines Kontoauszugs für Mahnungen.
• Die Saldenanzeige im Kontenrahmen der Doppelten Buchführung wurde um ein Kennzeichen H/S für Haben- und Sollsaldo ergänzt. Gleiches gilt für den Dialog „Saldo prüfen“.
• In der Auswertung Summen und Salden erscheint ebenfalls das Kennzeichen H/S für Haben- und Sollsaldo.
• Zur Sicherheit können bebuchte Konten im Kontenrahmen nicht mehr gelöscht werden.

Verbesserungen bei der referentiellen Datenintegrität

Wenn Sie eine Adresse löschen, werden alle Bezüge – z.B. von Dokumenten, Notizen und Aufgaben - zu dieser Adresse entfernt. Die Dokumente, Notizen und Aufgaben etwa bleiben aber als solche erhalten. Schließlich könnte sich z.B. ein Rechnungs-Dokument ja nicht nur auf einen Handwerker in der Adressdatenbank, sondern auch auf ein Objekt beziehen. Während der Handwerker vielleicht sein Geschäft eingestellt hat, besteht Ihr Objekt immer noch.

Wenn Sie ein Objekt löschen, werden alle Bezüge - etwa von Dokumenten, Notizen und Aufgaben - zu diesem Objekt entfernt. Gleiches gilt für das Löschen von Einheiten und Verträgen.

Somit verhindern wir, dass nach Lösch-Aktionen bei der Datensatzanzeige in verknüpften Daten nicht nachvollziehbare Datenbank-ID-Nummern in den Feldern für Adresse, Objekt und Einheit sowie Vertrag zurückbleiben. Es werden dann auch keine Verlinkungen ins Nichts mehr angezeigt.

Sonstiges

• Bei Einheiten wird die Miete pro QM auf Basis von Kaltmiete und Wohnfläche auch automatisch errechnet.
• Der Ändern-Modus wird durch eine gelbliche Statusleiste hervorgehoben. Dies soll verdeutlichen, dass noch ungespeicherte Daten vorhanden sind.

 

 

Revision 2208

Optimierung der Oberfläche

• Überarbeitete Optik der Statusleiste oben. Tabellen ohne senkrechte Spaltentrenner. Dezenterer Look.
• Optimierte Darstellung der Filter als Popover-Menüs – dadurch werden die Datenlisten nicht mehr durch das Aufklappen eines Filters nach unten verschoben.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

• Kontoauszüge aus dem Kontobuch können auch nach IBAN gefiltert werden. So ist es einfacher, Bank-Kontostände auch über mehrere Abrechnungen bei gleicher Bankverbindung hinweg zu filtern und anzuzeigen.
• Im Kontobuch werden bei Splittbuchungen von Mieten eventuelle Differenzen zwischen dem Gesamtbetrag der Buchung und der Summe aus den Teilbeträgen Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten, Nebenmiete und Garagenmiete angezeigt. Im Normalfall sollte sich keine Differenz ergeben.

Sonstiges

• Alle Diagramme können gedruckt, nach PDF, PNG und CSV exportiert werden.
• Im Listengenerator ist die Feldauswahl nicht mehr auf 255 Zeichen beschränkt. Dadurch können deutlich komplexere Abfragen etwa mit Umbenennungen von Spalten erzeugt werden.

 

 

Revision 2207

Verbesserungen bei der Objekt- und Einheitenverwaltung

• Dem Einheiten-Modul ist eine neue Tabelle „Nutzungen“ angehängt. In dieser Tabelle werden alle Änderungen an der Nutzung, etwa Mieterwechsel, Änderungen bei den Personenständen, Erhöhungen der Miete, Änderungen der Nebenkosten und Heizkosten etc. festgehalten, wodurch eine Nutzungshistorie entsteht – das Einheiten-Modul kann somit nicht nur über den Ist-Zustand der Nutzung informieren. Die Daten werden automatisch in diese Tabelle bei Änderungen am Einheiten-Datensatz eingetragen. Die Angaben können aber auch manuell geändert oder ergänzt werden, sofern dies notwendig sein sollte. Auch eine Kommentierung ist möglich. Die Nutzungshistorie wird so auch dann geführt, wenn im Programm keine Vertragsdaten gespeichert und keine Abrechnungen gemacht werden. Außerdem sind automatisch Leerstandszeiten berücksichtigt, für die es ja keine Verträge gibt. Eine Speicherung der Hausgelder und Rücklagen erfolgt auch bei WEGs, wenn der Eigentümer auch Nutzer der Einheit ist.
• Im Feld „Besitzübergang“ läßt sich der Tag der Grundbucheintragung des jetzigen Eigentümers festhalten.
• Im Feld „Mietbeginn“ kann der Einzugstermin des jetzigen Mieters erfasst werden.

Sonstiges

• Revisionsnummern in Verträgen erlauben es, verschiedenen Fassungen und damit Duplikat-Datensätze eines Vertrages zu speichern und zu unterscheiden. So lassen sich Mieterhöhungen, Nebenkostenanpassungen und andere Änderungen am Vertrag per Duplikat und Revisionierung als v1, v2 oder z.B. 2207 speichern.
• Automatisch durchnummerierte Ticketnummern erlauben die eindeutige Identifizierung von Aufgaben auch bei vielen Tasks mit gleichen oder ähnlichen Titeln.

 

Revision 2206

Optimierte Behandlung von Mwst-Sätzen und Gewerbemietern

• Bei Adressen kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden.
• Bei Verträgen kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden. Die Mwst. wird aus der Adresse des Vertragspartners übernommen.
• Bei Einheiten kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden. Die Mwst. wird aus der Adresse des Nutzers/Mieters übernommen.
• Bei Abrechnungskonten wird der Mwst-Satz aus der Adresse übernommen.
• Bei Buchungen im Kontobuch wird die Mwst. aus dem Abrechnungskonto übernommen.
• Kontobuch-Auszüge zeigen auch den Mwst-Satz einer Buchung an.
• Die Ansicht „Vermietungskonditionen“ zeigt bei Bedarf den Mwst-Satz an.

Verbesserungen in der Buchführung

• Funktion zum Fortschreiben von Buchungen im Kontobuch. So kann etwa ein Abschlag aus Januar automatisiert für die folgenden 11 Monate bis zum Jahresende dupliziert werden. Dies erleichtert vor allem die nachträgliche Buchung von Abrechnungsjahren.
• Funktion, um eine Buchung der doppelten Buchführung von einer Buchführung in eine andere Buchführung unter Beibehaltung der Kontierung umzusetzen. Setzt natürlich voraus, dass in beiden Buchführungen die bebuchten Konten und Gegenkonten vorhanden sind.
• In der Schnellbuchungsmaske und in der Standard-Buchungsmaske kann mit den Schaltern “Kontoinfo” der Kontosaldo mit und ohne Berücksichtigung der neu anzulegenden Buchung eingesehen werden. Das hilft enorm, beim exakten Nachbuchen von Bank-Kontoauszügen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

• Beim Abrechnungsdruck kann die Anzahl angezeigter Abrechnungskonten auf über 20 hochgesetzt werden, damit auch für größere Objekte die Gesamtabrechnung in eine PDF geschrieben werden kann.
• Um den Buchungsaufwand in Eigentümer/WEG-Abrechnungen zu reduzieren, kann bei Anlage von Vorauszahlungs- und Rücklagebuchungen bestimmt werden, dass die Forderungsbuchung zur Bildung der Abrechnungsspitze automatisch analog der Zahlbuchung angelegt wird.

Sonstiges

• Neue Variablen #BANK#, #KONTOINHABER#, #BIC# und #IBAN# übernehmen in der Korrespondenz die Daten des Verwaltungskontos in einen Brief, z.B. für Mahnungen und Zahlungsaufforderungen.
• Neuer Assistent "Mieterwechsel" erläutert die notwendigen Arbeitsschritte zur Durchführung eines Mieterwechsels. Die Schritte sind analog auch auf einen Eigentümerwechsel zu übertragen.

Revision 2205

Kommentarfunktion in Adressen, Objekte und Einheiten ergänzt die Bemerkungen. Die Kommentare sind vor allem in TEAMS interessant. Anders als Bemerkungen werden bei den Kommentaren automatisch der Name des Erstellers und Datum und Uhrzeit der letzten Änderungen gespeichert. So kann man im Team schnell sehen, wer was wie kommentiert hat und wann das war. So entsteht eine Historie und man kann schnell abschätzen, ob der Kommentar noch relevant sein könnte. Man kann die Funktion auch als integrierten Team-Chat zum Thema Stammdaten der Hausverwaltung nutzen.  Alle bisherigen Bemerkungen wurden zum Start in Kommentare kopiert.

Alle Detailfelder-Inhalte in Adressen, Objekte und Einheiten sind in die jeweiligen zusätzlichen Eigenschaften verschoben worden. Damit sind alle individuellen Zusatzinformationen zentralisiert.

Die Module Notizen und Informationen sind zusammengelegt worden. Hierzu hat Notizen die Felder URL und Kategorie erhalten, alle Inhalte aus Informationen wurden nach Notizen verschoben. Künftig können somit auch Notizen mit Links versehen und kategorisiert werden.

Daten von Ansprechpartnern für Objekte können jetzt mit einem Kommentar versehen werden. Außerdem kann jedem Ansprechpartner über Von … Bis ein Zeitraum zugewiesen werden, so dass sich auch zeitliche Veränderungen oder Zuständigkeiten abbilden lassen.

Zählerstände können mit einem Faktor verrechnet werden, um unterschiedliche Zählerarten miteinander kombinieren zu können.