Mitteilungen, Kommunikation, Dokumentenaustausch und Video-Konferenzen

Microsoft Teams eignet sich mit seinen Funktionen für Gruppen-Chats, File-Sharing und Video-Conferencing hervorragend als Online Plattform für die Kommunikation zwischen Mietern, Eigentümern und der Hausverwaltung. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einige Anwendungsideen vor und erklären die grundsätzliche Bedienung.

Ideensammlung: Microsoft Teams in der Hausverwaltung (Kommunikation mit Mietern und Eigentümern)

Potenzielle Einsatzmöglichkeiten:

  • Digitales Schwarzes Brett
    Ankündigungen zu Wartungsarbeiten, Müllabfuhr, Handwerkerterminen, Hausordnung etc.
  • Eigentümer-/Mieter-Community
    Austausch von Informationen zwischen Verwaltung, Eigentümern und/oder Mietern. Möglichkeit, Fragen zu stellen oder Hinweise zu teilen.
  • Terminabsprachen & Veranstaltungen
    Einladung zu Eigentümerversammlungen, Infoabenden oder Begehungen. Kalenderintegration für wichtige Termine.
  • Dokumentenablage
    Gemeinsame Bereitstellung von Protokollen, Hausordnung, Plänen, Abrechnungen.
  • Störungs- und Schadensmeldungen
    Kurze Wege zur Meldung von Schäden oder Problemen (Fotos anhängen möglich).
  • Feedback & Umfragen
    Nutzung von Teams-Formularen oder Chats für schnelle Rückmeldungen zu geplanten Maßnahmen.
  • Eigentümer exklusiv vs. alle Mieter
    Trennung von Gruppen für Themen, die nur Eigentümer betreffen, und Themen für alle Bewohner.
  • Integration weiterer Tools
    Z.B. Microsoft Forms für Umfragen, To-Do-Listen für Reparaturen, Planner für Aufgabenverteilung.
  • Informations-Historie
    Alle Ankündigungen sind dauerhaft dokumentiert und abrufbar, kein Papierverlust.

Schritt-für-Schritt Anleitung: Community als „Haus“-Gruppe in Microsoft Teams einrichten

Voraussetzungen:

  • Microsoft 365 Lizenz (z. B. Business Standard oder höher)
  • Teams-Zugänge für die Beteiligten (Mieter/Eigentümer) – entweder über eigene Microsoft-Konten oder als Gäste

Anlegen einer neuen Community

  1. Microsoft Teams öffnen (App oder Web).
  2. Links unten auf Community → Community beitreten oder erstellen klicken.
  3. Community erstellen auswählen.
  4. Von Grund auf neu erstellen auswählen.
  5. Entscheiden:
    • Privat: Nur eingeladene Personen können beitreten (für vertrauliche Eigentümergruppen).
    • Öffentlich: Jeder mit dem Link kann beitreten (für allgemeine Mietergruppen).
  6. Namen vergeben, z. B.:
    • „Hausgemeinschaft Musterstraße 10“
    • „Eigentümergemeinschaft ABC-Haus“
  7. Optional: Beschreibung ergänzen.

Mitglieder hinzufügen

  • Mieter, Eigentümer oder externe Personen per E-Mail einladen.
  • Später jederzeit weitere Personen hinzufügen.

Kanäle für verschiedene Themen anlegen

  • Standard-Kanal: Allgemein für allgemeine Infos und Ankündigungen.
  • Weitere Kanäle:
    • „Schwarzes Brett“
    • „Reparaturen & Schäden“
    • „Versammlung & Protokolle“
    • „Eigentümer Intern“ (falls nötig)

Digitales Schwarzes Brett einrichten

  1. Kanal „Schwarzes Brett“ öffnen.
  2. Beitrag erstellen.
  3. Oben über „Format“-Symbol optisch gestalten (Überschrift, Aufzählung etc.).
  4. Über „…“ → „An diesen Kanal anheften“ bleibt Beitrag oben sichtbar.

Dateien & Dokumente bereitstellen

  1. In den Reiter Dateien eines Kanals wechseln.
  2. PDFs, Protokolle, Abrechnungen hochladen.
  3. Optional: SharePoint-Verknüpfung nutzen.

Kalender & Termine nutzen

  1. Links auf Kalender klicken → + Neue Besprechung.
  2. Termin für Eigentümerversammlung erstellen und Team als Teilnehmer hinzufügen.

Schadensmeldungen vereinfachen

  • Kanal Reparaturen & Schäden erstellen.
  • Bewohner posten dort Schäden mit Fotos.

Umfragen & Abstimmungen

  • Forms-Add-In in Kanalbeitrag nutzen.
  • Kleine Umfragen oder Abstimmungen direkt in Teams.

Mobile Nutzung sicherstellen

  • Teilnehmer sollten die Teams App installieren (iOS/Android).
  • So bleiben alle informiert, auch ohne PC.

Verhaltensregeln definieren

  • Zu Beginn klare Nutzungsregeln festlegen:
    • Freundlicher Umgangston
    • Kein Spam oder Privates
    • Nur relevante Informationen

Vorteile dieser Lösung:

  • Schnell, transparent, digital
  • Keine Zettelwirtschaft
  • Für Eigentümer und Mieter gleichermaßen nutzbar
  • Mobil und plattformübergreifend

Hinweis:

Datenschutz beachten! Keine sensiblen personenbezogenen Daten in öffentlichen Gruppen teilen.