Datenaustausch mit dem Mac OS X Adreßbuch


Für den Wunsch, Daten aus dem Mac OS X Adreßbuch zu nutzen, gibt es diverse Gründe: Wesentlich sind eigentlich immer a) schon vorhandene Datenbestände, die weitergenutzt werden sollen, b) die Synchronisation mit Handys und c) die Nutzung der Mail-Adressen im Mail-Programm. Da INtex Software in den Business Pack Lizenzen auch auf iPhone und iPad genutzt werden kann und Sie aus dem Kontakte-Modul der INtex Software auch Mails versenden können, ist vor allem die Übernahme von Altdaten-Beständen von besonderem Interesse.

Der Datenaustausch mit dem OS X Adreßbuch läuft in zwei Richtungen: Übernahme der Adressen vom Adreßbuch in die INtex Software und der umgekehrte Weg, die Übertragung von Adressen an das Adreßbuch.

Datenübernahme vom Adreßbuch

Ein wesentlicher Mangel des OS X Adreßbuches - neben der für viele Business Zwecke unzureichenden Datenstruktur - ist der völlig fehlende Export in gängige Datenformate wie Text (ASCII CSV) oder Excel. Die erste und größte Hürde ist es also, die Daten aus dem Adreßbuch herauszubekommen.

So gehen Sie vor: OS X Adreßbuch kann die Daten lediglich im für große Datenbestände weniger gängigen vCard Format exportieren. Es gibt vCards mit nur einer Adresse darin, aber auch vCard-Dateien mit x Adressen. Letztere Form müssen Sie aus Ihren Daten erzeugen. Wenn Sie Alle Kontakte exportieren möchten, markieren Sie im Adreßbuch diese Gruppe, sonst stellen Sie sich eine spezielle Exportgruppe zunächst zusammen.



Anschließend ziehen Sie das Symbol der Gruppe per Drag&Drop auf Ihren Schreibtisch. Es entsteht eine vCard mit x Adressen.

Nun helfen weder das Betriebssystem noch das Adreßbuch weiter, denn mit der vCard können weder Numbers, noch Excel, FileMaker oder eine Textverarbeitung und auch nicht die INtex Programme etwas anfangen. Die Daten müssen ins Textformat konvertiert werden. Dazu bieten wir Ihnen einen Online-Konverter für vCards kostenlos unter folgender Adresse an:


vCards konvertieren ...


Hier können Sie mit "Datei auswählen" die eben exportierte vCard Datei hochladen und mit den Einstellungen wie abgebildet und dem Schalter "Konvertieren" in eine für andere Programme lesbare Textdatei umwandeln.

Einstellungen

Die Textdatei mit den Adressen bekommen Sie in die INtex Software über den Befehl "Partner importieren" im "Administration"-Menü des Einstellungen-Moduls.



In einem Öffnen-Dialog wählen Sie die konvertierte Textdatei zum Import aus. Dazu muß die Aufklappliste "Anzeigen" auf "kommagetrennte Textdateien" stehen.

Im nächsten, kompliziertesten Schritt sind die Felder der vCards der INtex Datenbank zuzuordnen.

Damit die Umlaute richtig ankommen, müssen Sie als Zeichensatz links unten "Unicode (UTF-8)" wie bei der Konvertierung wählen. Per Drag&Drop an den Pfeil-Symbolen ordnen Sie die Datenbankfelder den Daten passend zu. Mehr zum Importieren-Dialog hier ...

Wenn die Feldzuordnung stimmt, klicken Sie auf Importieren.

In einem letzten kleinen Dialog werden Sie gefragt, ob automatische Eingabeoptionen durchgeführt werden sollen. Bejahen Sie dies, wenn Sie Daten aus einer Fremdquelle wie dem Adreßbuch importieren. Damit werden die Daten auch mit Zeitstempeln und anderen für die INtex Software notwendigen Grundeigenschaften versehen.

Mit Importieren geht es schließlich los. Selbst größere Datenmengen sind dann im Nu übernommen.

Datenübergabe an das Adreßbuch

Die Datenübergabe ist schnell bewerkstelligt. Sie haben eine Adresse in der INtex Software neu erfaßt oder geändert und wollen diese auch im OS X Adreßbuch haben? Klicken Sie im Partner-Modul auf das vCard-Symbol unten.



Es wird eine vCard des Adreßdatensatzes auf den Schreibtisch geschrieben. Diese wird entweder automatisch auch in das Adreßbuch übernommen oder Sie doppelklicken dazu auf das Symbol der vCard.

Weil es soviel einfacher ist, Daten an das Adreßbuch zu übergeben als Daten aus dem Adreßbuch heraus zu bekommen, sollten Sie neue Adressen und Änderungen immer zunächst in der INtex Software erfassen und dann an das Adreßbuch weitergeben.


Hinweis: Die INtex Programme kommunizieren nicht direkt mit dem Adreßbuch und nutzen dieses auch nicht als Adreßverwaltung. Das hat mehrere Gründe: