Versionshistorie INtex Hausverwaltung PLUS

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Versionshistorie INtex Fahrtenbuch PLUS

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Revision 2403

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

  • Die Buchung von Salden aus der Abrechnung im Kontobuch ist jetzt nicht nur für ein Abrechnungskonto möglich, sondern in der Liste der Abrechnungskonten für alle markierten Konten.
  • Aus der Liste der Konten kann für markierte Konten die Mietforderung im Kontobuch gebucht werden. Dies ist nicht nur eine Alternative zu den Wiederholbuchungen, sondern erleichtert beim Jahreswechsel auch enorm die Anlage der ersten Mietforderungen im Januar, zumal die erstellten Buchungen optional auch direkt als Wiederholbuchungen angelegt werden können.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Bei der Anlage eines neuen Abrechnungskontos kann nach Auswahl der Einheit der Abrechnungsempfänger schnell und ohne Suche über zwei Schalter für Eigentümer und Nutzer ausgewählt werden.
  • In der Abrechnungsübersicht werden für WEGs auch Instandsetzungsrücklagen und Bankkontostände angedruckt. Dieser Ausdruck lässt sich auch als Gesamt-Wirtschaftsplan verwenden.
  • Für gewerbliche Netto-Abrechnungen wird der tatsächlich zu zahlende Brutto-Betrag in das Abrechnungskonto übertragen und im Kontobuch gebucht und nicht mehr der Netto-Betrag.
  • In Hausgeld-Abrechnungen weist die Tabelle „Instandhaltungsrücklage“ den Anteil des Eigentümers am Endstand der Rücklage auf.
  • Im Modul Objekte können die Gesamt-Miteigentumsanteile – in der Regel 1000 oder 10.000 – eingetragen werden. Aber auch abweichende Gesamt-MEA sind z.B. für Teilobjekte in größeren Gebäudekomplexen möglich. Der Gesamt-MEA-Wert wird bei Anlage einer Abrechnung für dieses Objekt als Vorgabe für die Miteigentumsanteile übernommen.

Verbesserungen für Admins von SERVER und PREMIUM Hosting Installationen

Die Anzeige eines Benutzers zeigt auch direkt dessen Benutzergruppen-Zugehörigkeiten

Vorgefertigte Views und Procedures in der Datenbank zur Anzeige von

  • Benutzerverwaltung
    • Alle Benutzer mit allen ihren Zugriffsrechten (admin_show_users_rights)
    • Alle archivierten Benutzer (admin_show_archived_users)
    • Alle Demo Benutzer (admin_show_demo_users)
    • Alle STD Benutzer (admin_show_std_users)
    • Alle XT Benutzer (admin_show_xt_users)
    • Alle PREMIUM Benutzer (admin_show_premium_users)
    • Alle Teams (admin_show_teams)
    • Alle Teams mit ihren Benutzern (admin_show_users_in_teams)
  • Datenauswertung
    • Journal aller Buchungen in der Doppelten Buchführung mit Klartextnamen für Buchführungen, Konten und Gegenkonten zur Datenweitergabe an Buchführungssysteme (admin_show_journal)
    • Alle Adressdaten als Word Serienbrief-Steuerdatei zur Benutzung mit ODBC zur Erstellung von Serienbriefen, Listen und Etiketten (admin_show_word_serialletter_data)
    • Alle relevanten Daten von Objekten und Einheiten incl. Vermietungskonditionen für Excel Auswertungen per ODBC (admin_show_objects_units)
    • Nutzerliste aller Einheiten mit Adressen (admin_show_units_users)
  • Datenbereinigung
    • Zeige alle archivierten Daten gruppiert nach Teams (admin_show_archived_data). Mit der Procedure admin_delete_archived_records_monthly(year,month) können diese Daten dann monatsweise vom Admin entfernt werden

Sonstiges

  • In der Korrespondenz können jetzt auch mehrere Anhänge verwaltet und ge-mailt werden. Durch die Speicherung als Dateien bleibt die Datenbank schlanker.
  • Bei Abrechnungen, Verträgen und Aufgaben können im TEAM die entsprechenden Daten um interne Kommentare ergänzt werden, die automatisch mit einem Zeitstempel und einer Kennung für den kommentierenden Anwender versehen werden.

 

Revision 2402

Rundum überarbeitete Oberfläche

  • Deutlich gesteigerte Kompatibilität mit Mobilgeräten und Dark Mode
  • Praktisch die gesamte Oberfläche der Software wird auch mobil nutzbar
  • Allgemein
    • Speichern-Schalter immer oben fixiert, somit immer sichtbar und klickbar
    • Strukturierung komplexer Eingabemasken mit Bereichen (Sections) und Zwischenüberschriften
  • Änderungen für Smartphones
    • Menüseiten responsiv
    • Registerkarten in Eingabebildschirmen und View-Seiten erscheinen untereinander statt nebeneinander, daher immer gut lesbar
    • Mehrspaltige Eingabemasken: Spalten werden untereinander angeordnet
    • Filter-Schalter, Listenoptionen, Benutzermenü etc. ausgeblendet - so ist in Listenansichten das Suchfeld verfügbar und die Seitentitel umbrechen nicht
  • Änderungen für iPads und andere Tablets sowie sehr kleine Notebooks
    • Menüseiten responsiv
    • Ausblenden des Seitenfusses in Listen und im Eingangsbildschirm
    • Verbesserte Responsivität in komplexen Eingabemasken
  • DarkMode
    • Allgemein optimierte Farbgebung
    • Caret-Zeichen bei Dropdowns jetzt weiß und damit sichtbar
    • Hover-Effekte bei Filtern optimiert
    • Darstellung Sammlungs-Feld optimiert
  • Kleinere Verbesserungen
    • Untermenüs jetzt mit üblichem Pfeil rechts zum Aufklappen
    • Statusleiste oben nicht höher als der Logo/Programmname-Bereich
    • Modernisierte Anzeige des Datei-Uploads
    • Hover-Effekt in Listenoptions-Menü

Verbesserungen bei der Mail Integration

PREMIUM, TEAM und SERVER Anwender können Mails an spezielle Email-Adressen der INtex Hausverwaltung weiterleiten. Diese weitergeleiteten Mails erscheinen dann in Unterlagen/Korrespondenz als Eingangsmails und können mit Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Damit ist eine komplette Historie wichtiger Vorgänge leicht zu realisieren. Unwichtige Mails bleiben außen vor.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Zu einer Abrechnung kann per QuickNote eine Notiz in Organizer/Notizen angelegt werden.
  • Zu einer Abrechnung kann per QuickTask eine Aufgabe in Organizer/Aufgaben angelegt werden.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

  • Zusätzliche Eingabemasken für Hausgeld-Sollstellungen und Hausgeld-Zahlungen in der WEG-Verwaltung
  • Gesamtbuchungsbetrag wird bei Soll-Stellungen automatisch nach Wahl des Abrechnungskontos gesetzt.
  • Registerkarte Soll-Stellungen bei den Kontobuch-Klassifikationen zeigt nur Soll-Stellungs-Kategorien.
  • In der Buchungsmaske wird live – also ohne vorherige Speicherung der Buchung - eine Kontrollsumme der Miet-Splittings errechnet, um diese mit der Gesamt-Buchungssumme abzugleichen. Die Differenz zwischen Summe der vertragsgemäßen oder angepassten Splittings und der gebuchten Gesamtsumme wird errechnet. So ist direkt erkennbar, ob eine Minderzahlung vorliegt und wie hoch diese ist bzw. ob die Splittings korrekt der geringeren Buchungssumme entsprechend angepasst worden sind. In Hilfe/Tipps ist ein Text zum Umgang mit Minderzahlungen hinterlegt, der erklärt, wie diese rechtskonform aufzuteilen sind. Sie können dann entscheiden, welcher Splitting-Betrag gekürzt wird.
  • Bei der Erstellung einer Mahnung aus der Mieterkonten Saldenliste heraus, werden auch Objekt und Einheit im Mahnschreiben bei Unterlagen/Korrespondenz automatisch gesetzt. So sind dann auch die objekt- und einheitenbezogenen Variablen in einer Mahnvorlage direkt nutzbar. Auf diesem Wege ist es möglich, in Mahnungen auch Objekt und Einheit sowie die vertragliche Miete anzugeben.

Sonstiges

  • Bei Adressen mit einem Geburtstag wird das Alter in Jahren heute angegeben
  • Viele Auswahl-Schalter bei Lookups klarer beschriftet und teils mit Icons versehen
  • Zu einem Schriftstück in Unterlagen/Korrespondenz kann eine Aufgabe angelegt werden, die dann ebenfalls mit dem Adressaten, dem Objekt und der Einheit verknüpft ist. Betreff und Beschreibung sind frei wählbar.

 

MyViews

MyViews: 
Light und Dark modes

Die Software #PROGRAMM# unterstützt insgesamt 12 verschiedene Ansichts-Modi. Sie können zwischen den Farbeinstellungen Blau (Standard), Anthrazit (Apple Pro Apps), Grün, Gold, Orangegelb und Lila als Akzentfarbe wählen und zusätzlich zwischen Light und Dark Mode in diesen Farbsets wechseln. 

 

Revision 2401

Verbesserungen bei Abrechnungen

Zur schnelleren Navigation zwischen den Bereichen des Abrechnungsmoduls gibt es ein Modul-Menü Abrechnungen oben rechts. Hiermit kann etwa direkt von Umlagen zu Direkten Kosten gesprungen werden ohne den Umweg über das Hauptmenü Abrechnungen.

Um sich besser auf eine Abrechnung konzentrieren zu können, kann ein Abrechnungs-Fokus gesetzt werden. In den Bereichen des Moduls Abrechnungen werden dann etwa nur die Abrechnungskonten, Umlagen, Vorauszahlungen etc. gezeigt, die zur fokussierten Abrechnung gehören. Neue Umlagen, Vorauszahlungen etc. werden direkt auf die Fokus-Abrechnung als Vorgabe gesetzt. Der Fokus kann jederzeit aufgehoben werden, wird mit einem Logout automatisch beendet.

In den Ansichten Abrechnungskonten, Umlagen, Direkte Kosten, Rücklagen und Vorauszahlungen gibt es jetzt Querverweis-Listen. Diese erlauben den direkten Sprung z.B. zu anderen Umlagen der gleichen Abrechnung oder anderen Abrechnungskonten des gleichen Objekts ohne den Umweg über die Listenansicht.

Verbesserte Navigation

Die Querverweislisten finden sich auch in den Modulen Adressen, Einheiten und Kontenrahmen der Doppelten Buchführung. So sieht man etwa gleich die Adressen anderer Nutzer im gleichen Haus, die anderen Einheiten im gleichen Objekt oder die anderen Konten im gleichen Kontenrahmen und kann zu diesen „verwandten“ Daten navigieren. Ein Neu+ Schalter am Ende der Verweisliste erlaubt die Anlage neuer Datensätze, sollten Daten fehlen.

Revision 2312

Verbesserungen in der Navigation

Neues CRM Hauptmenü mit Schwerpunkt auf das Kontakt-Management mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern.

Verbesserte Bildschirmdarstellung

  • Aktualisiertes CSS Stylesheet
  • Viele Icons durch FontAwesome Icons ersetzt. Schlankere Darstellung.
  • Verbesserte Darstellung der Sammlung-Felder zum Upload von Dateien. Möglichkeiten zum Upload per Drag&Drop oder Dateiauswahl-Dialog besser kommuniziert.
  • Zentrierte Darstellung der Register in Listenansichten. So fallen diese mehr ins Auge
  • Vergrößerte Darstellung von Checkboxen und Knöpfen für mehr Touch-Tauglichkeit
  • Darstellung des Feldtyps über Icons für Mail, Euro-Beträge, URL und Telefonfelder. So wird der erwartete Eingabe-Typ klarer
  • Autofill Felder etwa für PLZ mit Icon hervorgehoben
  • Listen-Auswahlen durch entsprechendes Icon klarer dargestellt
  • Optimierte Tab-Tasten-Reihenfolge

Formeln im Text der Korrespondenz

Sie können im Text auch Rechenformeln platzieren und diese sogar mit den Variablen mischen. Alle Grundrechenarten sind möglich. Beispiele:

Netto-Betrag von 400,00 Euro ist Brutto [FORMEL]400*1,19[/FORMEL]

Erhöhung der Nebenkosten um 20 Euro [FORMEL]200+20[/FORMEL]

Verwenden Sie +, -, * und / als Operatoren, Dezimalzahlen schreiben Sie mit Komma zum Abtrennen der Dezimalstellen. Im Text können mehrere Formeln verwendet werden. Klammerrechnung wird nicht unterstützt.

Somit können Sie etwa Mahngebühren in Euro aufschlagen oder in Prozent berechnen, Staffelmieten um Festbeträge erhöhen, Index-Mieten um die Inflationsrate erhöhen, Rechnungen schreiben und Mwst-Beträge und Brutto auf Basis eines Netto-Betrags ausweisen.

Die Formeln funktionieren auch, wenn Sie den Brief mailen.

Die neue Variable #KAUTION# übernimmt den Wert für die Kaution aus der verknüpften Einheit.

Sonstiges

  • Die Salden der Konten in der Doppelten Buchführung können auch aus dem Menü Buchführung heraus schon aktualisiert werden.
  • Im Kontobuch der Einfachen Buchführung können Ausgaben zusätzlich nach „umlegbar“ und „nicht umlegbar“ gefiltert werden.
  • Bei gewerblichen Netto-Abrechnungen werden bei Direkten Kosten auch die Umlageart und der Netto-Gesamtbetrag ausgewiesen.
  • Die Liste Ansprechpartner bei Objekte führt jetzt auch direkt die Kontaktdaten wie Telefon, Email, Anschrift etc. auf, ohne dass auf die Verlinkungen zur Adresse geklickt werden muss. Die Daten können jetzt auch etwa für Serienbriefe in Word exportiert werden.

 

Revision 2311

Verbesserungen bei Abrechnungen: Sonder-Umlagefaktoren

In PREMIUM, TEAM und SERVER Lizenzen gibt es künftig die Möglichkeit, über die vorhandenen Standard-Umlagefaktoren wie QM 1, 2, 3 oder Einheiten 1, 2, 3 und MEA 1, 2, 3 etc. hinaus beliebig viele Sonder-Umlagefaktoren anzulegen. Durch diese unbegrenzte und objektspezifische Auswahl und Definition von weiteren Umlagefaktoren ist nun wirklich jedes Objekt – sei es auch noch so komplex – auch ohne Rückgriff auf manuell ausgerechnete Anteile in Direkte Kosten abzurechnen.

Und so geht es:

Im Modul Abrechnungen können Sie die Sonder-Umlagefaktoren definieren. Dabei werden die Faktoren an eine Abrechnung und ein Abrechnungskonto geknüpft. Für jedes Konto ist der Anteil (z.B. QM der Wohnung) anzugeben, für jede Umlage die Bezeichnung, Grundgesamtheit (z.B. Summe der anzusetzenden Gesamt-QM) und die Einheit (etwa QM, MEA etc.) einzutragen. Die Umlagen-Anteile pro Konto in Prozent können dabei taggenau oder rein verbrauchsorientiert errechnet werden, falls z.B. eine besondere Wasser-Umlage etwa für die Gartenbewässerung der EG-Einheiten errechnet werden soll.

Zur vereinfachten Eingabe und Bearbeitung können die Sonderumlagen dupliziert und über „Ausgewählte Datensätze aktualisieren“ im Stapel geändert werden.

Bei den Umlagen, die über einen der Sonder-Umlagefaktoren umgelegt werden sollen, ist dann als Umlageart in Abrechnungen/Umlagen der Eintrag „Sonderumlage“ zu wählen. Daraufhin erscheinen die in der gewählten Abrechnung definierten Sonder-Umlagefaktoren als Unterauswahl.

Abrechnung mit Sonderumlagen werden ganz normal gedruckt. Ausweis und Berechnung der Sonderumlagen erfolgen voll automatisch.

Weitere Verbesserungen bei Abrechnungen

  • In der PREMIUM Lizenz kann über Einstellungen der Kopfbereich der Abrechnung – also der Bereich zwischen der Anschrift und der Darstellung der Umlagefaktoren – frei mit Variablen gestaltet werden. Somit ist es z.B. möglich, den Titel frei zu wählen und unterhalb der Falz zu platzieren, den Währungsausweis anders zu gestalten, die Übernahme der Bezeichnung von Abrechnung und Abrechnungskonten zu unterbinden oder anders zu formatieren, die Datumsangaben für Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum anders darzustellen sowie die Anrede frei zu platzieren.
  • Bei der Duplikation von Abrechnungen werden die Umlagefaktoren MEA2, MEA3 und Anzahl 1-3 jetzt mit dupliziert.
  • Beschleunigung aller Ansichten und Ausdrucke im Abrechnungsmodul durch konstante Berechnung einiger Werte in der Datenbank.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

  • In die DATEV Kontenrahmen SKR04 und SKR03 wurden einige der neuen Konten aus dem DATEV Branchenpaket für Wohnungsunternehmen übernommen. Damit können jetzt die üblichen Betriebskosten gemäß Betriebskostenverordnung direkt in den beiden Standard-Kontenrahmen gebucht werden, ohne dass eine individuelle Anpassung der Kontenrahmen notwendig wird. Die jeweils neuen Konten und deren Salden werden auch bei der Umwandlung von Buchungssalden in Umlagen der Abrechnung berücksichtigt.
  • Konten in Kontenrahmen der Doppelten Buchführung können als „Umlage“ markiert werden. Diese Konten werden dann bei der Übernahme von Salden in die Abrechnung als Umlagen berücksichtigt, auch wenn sie keinen Kostenblock der Betriebskostenverordnung repräsentieren. WEG-spezifische Umlagen sind so leichter in die Abrechnung zu übernehmen. Diese Markierungen werden auch bei der Duplikation einer Buchführung samt Kontenrahmen übernommen.
  • Verlinkung der verfügbaren Kontenrahmen als PDF in der Doppelten Buchführung. Aktualisierung der DATEV Kontenrahmen auf das Branchenpaket für Wohnungsunternehmen. Dokumentation der Änderungen im SKR04 optimiert. Eine probeweise Anlage von Buchführungen und Kontenrahmen zur Einsicht in die Konten ist so nicht mehr notwendig.

Hinweis: Durch das Branchenpaket der DATEV werden vermutlich die Kontenrahmen SKR097 und der SKR04 optimiert auf Dauer obsolet.

Sonstiges

  • Beschleunigung in der Einfachen Buchführung durch konstante Berechnung der Werte für Rechenbetrag, Mwst und Nettobetrag in der Datenbank.
  • Beschleunigung im Adressen-Modul durch konstante Speicherung und Indizierung der Initialen in der Datenbank. Die Gruppierung nach Initialen und die Filterung nach Anfangsbuchstaben läuft so wesentlich schneller.
  • In Einstellungen kann eine CI (Corporate Identity) Firmen-Farbe gewählt werden. In dieser Farbe werden dann in PDFs von Korrespondenz und Abrechnungen die Betreffzeilen, die Zwischenüberschriften und die Aufzählungszeichen ausgegeben. Dies gibt den Ausdrucken bei digitaler Weitergabe oder der Verwendung eines Farbdruckers einen professionellen, edlen Touch, der etwa zum Website-Auftritt passt.

Revision 2310

Fokus auf ein bestimmtes Objekt

Im Objekte-Modul können Sie den Fokus auf ein Objekt setzen, d.h. die Software zeigt nur noch Daten an, die mit diesem Objekt in Beziehung stehen, alle anderen Daten werden vorübergehend ausgeblendet. So können Sie sich ganz auf die Arbeit an einem Objekt konzentrieren. Der Focus wird über das Focus-Icon links in der Liste der Objekte gesetzt.

Der Objekt-Fokus greift in den Modulen Objekte, Einheiten, Abrechnungen, Unterlagen und Organizer. Der Name des fokussierten Objekts wird oben in der Titelleiste angezeigt. Hier findet sich auch ein Link, um den Fokus zu deaktivieren und eventuell einen anderen Objekt-Fokus zu setzen. Nach dem Logout wird der Objekt-Fokus automatisch ausgeschaltet.

Neue Datensätze in den Modulen Zähler, Schlüssel, Protokolle, Abrechnungen, Dokumente, Verträge, Korrespondenz, Notizen, Aufgaben und Termine werden automatisch mit dem fokussierten Objekt verknüpft.

Verbesserungen bei Abrechnungen

In Abrechnungen kann im freien Raum rechts von der Anschrift des Abrechnungsempfängers ein Infoblock ausgeworfen werden. Dieser wird in Einstellungen eingegeben. Geben Sie hier etwa den zuständigen Mitarbeiter und dessen Durchwahl für Rückfragen zur Abrechnung ein. Fehlertoleranteres Verhalten bei der Umwandlung von HTML-Codierungen in Anmerkungen und Fussnoten.

  • p-Tags werden korrekt in Absätze umgewandelt,
  • br-Tags ([Umschalt]+[Eingabe]) in Zeilenumbrüche ohne Abstände.
  • Absatzübergreifende Formatierungen z.B. in Fett werden akzeptiert. Kombinierte Formatierungen, z.B. Fett UND kursiv werden akzeptiert.
  • Auch beim Einkopieren von Texten aus Word sollte sich die Software wesentlich fehlertoleranter zeigen und PDFs produzieren.
  • Ebenfalls möglich sind jetzt Namen mit Apostroph wie d’Ardenne, ohne das Apostroph erst auszukommentieren.

In den Abrechnungen stehen jetzt für Anmerkungen aller Art weitere Möglichkeiten der Formatierung bereit: Tabellen, farbliche Hervorhebung, Absatz-Ausrichtung

Abrechnungen können klassifiziert und nach der Klassifizierung gefiltert werden. So können Eigentümer- von Mieterabrechnungen, in Arbeit befindliche von fertiggestellten Abrechnungen, Test- und Kontrollabrechnungen voneinander unterschieden werden.

Haushaltsnahe Dienstleistungen können auch innerhalb von Heizkostenabrechnungen ausgewiesen werden.

Sonstiges

Bei Einheiten wird in der Ansicht der Einheit auch die Warmmiete bzw. Gesamtmiete angezeigt.

In der Korrespondenz gibt es erweiterte Formatierungsmöglichkeiten:

  • Text kann links-, rechtsbündig, zentriert und im Blocksatz gesetzt werden. Tipp: So können Zahlen in Tabellen rechtsbündig ausgerichtet werden
  • Text kann farbig hervorgehoben werden. Hierfür stehen einige übliche Markierungsfarben wie rot und grün zur Verfügung
  • Ähnlich zu Textmarkern kann Text farbig hinterlegt werden. Hierfür stehen übliche Farben wie hellgelb, hellgrün oder hellgrau zur Verfügung
  • Über das Baustein-Menü lassen sich eingerückte Absätze einfügen

Außerdem können PDFs von Briefen jetzt auch direkt aus der Ansicht eines einzelnen Briefes erzeugt werden.

Im Kontobuch berücksichtigen die Schalter „Forderungen ausgleichen“ und „Markierte duplizieren“ auch den Rücklage-Anteil einer Hausgeldzahlungen und Eigentümer-Zahlungen werden als „Hausgeldzahlungen“ klassifiziert.

Revision 2309

Verbesserungen bei Abrechnungen

Mehr Flexibilität bei den Bezeichnungen im Ausdruck. Folgende Umbenennungen sind über Einstellungen möglich:

  • „Direkte Kosten“ können z.B. in Sonderumlagen umbenannt werden
  • „Umlagen (Mieter)“ können z.B.  in „Umlagefähige Kosten“ umbenannt werden
  • „Umlagen (Eigentümer)“ können z.B. in „Nicht umlagefähige Kosten“ umbenannt werden

In den Anmerkungen bei Abrechnungen und Abrechnungskonten können jetzt Variablen verwendet werden. Das macht z.B. die Angabe der Bankverbindung in der Abrechnung, die Nennung einer Frist zur Nachzahlung oder die Angabe der Gebäudeanschrift wesentlich einfacher. 

Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

#SALDO#
#SALDOBEZEICHNUNG# Guthaben oder Nachzahlung
#FORDERUNGEN#
#GUTHABEN#
#HEUTE+4W# heute in 4 Wochen
#HEUTE+2W# heute in 2 Wochen
#OBJEKT# Bezeichnung des Objekts
#ANSCHRIFT# Anschrift des Objekts
#EINHEIT# Bezeichnung der Einheit
#BIC# Bankverbindung der Verwaltung
#BANK#
#IBAN#
#KONTOINHABER#
#KURZNAME# Kurzbezeichnung des Abrechnungsempfängers
#DEBITORENNR# Debitorennummer des Abrechnungsempfängers

Die Variablen lassen sich auch im Abrechnungsfuß verwenden. Der Serienbrief Abrechnungen und das Mahnschreiben wurden um diese Variablen ergänzt.

Direkte Kosten stärker auch als Sonderumlagen für Kosten dargestellt, die nicht nur ein Mieter oder Eigentümer trägt, sondern einige wenige Mieter/Eigentümer übernehmen.

Für den Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen sind jetzt auch die Umlagefaktoren Anzahl 1 – 3 verwendbar.

Bei den Klassifikationen im Kontobuch sowie den einzelnen Buchungen können Ausgaben als „nicht umlegbar“ markiert werden. Diese werden dann vom Automatismus zur Umwandlung von Kostenbuchungen in Umlagen nicht berücksichtigt. So müssen ungewollt erstellte Umlagen hinterher nicht manuell gelöscht werden und Eigentümer-bezogene Kosten müssen buchhalterisch nicht in eine parallele Eigentümer-Abrechnung ausgelagert werden, wenn gar keine Eigentümerabrechnung beabsichtigt ist.

Bei den Kostenarten können Kosten als Eigentümerkosten (Nicht umlegbare Kosten) markiert werden. In der Auswahl der Kosten bei Umlagen werden die so markierten Kostenarten in einer eigenen Registerkarte angezeigt.

Die Anzeige möglicher Anpassungen der Vorauszahlungen über den Info-Schalter schlägt jetzt neben der genau gerechneten Anpassung auch auf ein oder keine Nachkommastellen gerundete Werte vor.

Bei der Einbuchung von Rücklagen gibt es jetzt eine Rechenhilfe, die den Abrechnungs- und Nutzungszeitraum, die Gesamt-MEA und die Anteils-MEA sowie den Miteigentumsanteil in Prozent anzeigt. Zusammen mit dem integrierten Taschenrechner kann der anteilige Betrag dann leicht errechnet werden, wenn dies notwendig sein sollte, etwa weil es keine zugrundeliegende Buchführung gibt oder ein Wirtschaftsplan erstellt werden soll.

Sonstiges

  • Der Schalter „Forderungen ausgleichen“ in der Einfachen Buchführung berücksichtigt die Mwst.
  • Klickbare Telefonnummern in Adresslisten und -ansichten erscheinen ohne das optisch störende „tel.:“ Präfix. Telefonnummern in der Saldenliste (Mahndaten) erscheinen als klickbare Telefon-Links.
  • Mit den Variablen #HEUTE+2W# und #HEUTE+4W# können WV- und Mahndaten heute in 2 Wochen und heute in 4 Wochen auch in Briefen und Mails im Modul Unterlagen/Korrespondenz angegeben werden. Das ist vor allem für Muster-Vorlagen von Mahnungen und Erinnerungen interessant.
  • Detailtabellen etwa für Aufgaben, Notizen, Dokumente etc. beinhalten nicht nur die Einzellinks auf einzelne verlinkte Datensätze, sondern auch einen allgemeinen Navigations-Link in das jeweilige Modul.
  • Tabellen mit Wiedervorlage-Funktion wie Aufgaben, Termine, Notizen, Verträge, Dokumente, Korrespondenz und Adressen verfügen in der Listenansicht über eine Registerkarte WV, sofern Daten heute auf WV liegen. Dies kann den Weg in die Ansicht Organizer/WV ersparen und erlaubt auch die Änderung des WV-Datums.

Revision 2308

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Die Anschreiben zu Abrechnungen basieren jetzt auf einer eigenen Vorlage in Einstellungen und nicht mehr auf dem Standard-Serienbrieftext. So kann das Anschreiben getrennt vom Serienbrief gepflegt und gespeichert werden.
  • Zusätzlich gibt es jetzt eine Mahnung/Erinnerung zur Abrechnung, so dass nicht ausgeglichene Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung leichter angemahnt werden können. Die Vorlage für den Mahntext ist ebenfalls in Einstellungen editierbar.
  • Mit der Variable #SALDO# kann der Saldo aus der Abrechnung in beiden Schreiben ausgeworfen werden.
  • Damit Abrechnungen und evtl. auch Mahnungen zielgerichteter versendet werden können, lassen sich die Einzelabrechnungen auch nach Bearbeitungsstatus filtern.
  • Bei Direkten Kosten können diese auch als prozentuale Umlage, Festbetrag oder „gem. Mietvertrag“ ausgewiesen werden. 

Verbesserungen in Eingabemasken

  • Schrittweise Eingabe: Bei den Modulen Adressen, Objekte und Einheiten sowie im Kontobuch (Einfache Buchführung) gibt es zusätzliche Eingabemasken zur schrittweisen Erfassung der Daten. Das ist übersichtlich und hilft Einsteigern.
  • Der Speichern-Schalter kann durch [Umschalt]+[Eingabe] ausgelöst werden.
  • Der Zurück zur Liste-Schalter kann durch [Ende] ausgelöst werden.

Sonstiges

Die Auswahl der Anrede-Formate bei Adressen wurde um Varianten ohne Vornamen ergänzt. Hinzugefügt wurden auch Anrede-Formate mit Anreden wie „Hallo“ und „Liebe/Lieber“. Standardanrede ist jetzt „Sehr geehrte Damen und Herren“. Somit muss man sehr viel seltener zu manuell gewählten Anreden greifen.

 

Revision 2307

Diverse Optimierungen der Datenbankstrukturen

Neue Detailtabelle Anschriften, die in Adressen die Felder für Lieferanschrift ersetzt. Vorhandene Lieferadressen wurden nach Anschriften übertragen. Vorteil ist vor allem, dass auf diesem Wege nicht nur zusätzliche Lieferanschriften gespeichert werden können, sondern z.B. auch die Anschriften von Arbeitsstellen, Filialen, Rechnungsadressen, Postfach-Adressen uvm.

Entfernung von nicht mehr benötigten Feldern in den Datentabellen

Sonstiges

In Korrespondenz kann jetzt auch nach dem Absender gesucht werden.

Verlinkung der Briefpapier-Einstellungen aus den Menüs Abrechnungen und Unterlagen heraus.

Website

Überarbeitung der Produkt-Website www.hausverwaltung-pc.de für mehr Übersichtlichkeit.

Realisierte Vorteile auf www.hausverwaltung-pc.de

  • Alle Features-Seiten sind deutlich kürzer und somit übersichtlicher
  • man kann leichter direkt etwa auf Import Export verlinken, da die Darstellung jetzt eine separate Seite ist
  • Mehr Features sind direkt sichtbar über die Navigation. Was einen Interessenten nicht interessiert, muss er weder anklicken noch überfliegen
  • Der Menübaum ist deutlich kleiner und mobil-kompatibel
  • Hausmeister APP und Mieter APP haben eigene Seiten
  • Urteile, Gesetze, Dienstleistungen sind direkt über Services verfügbar und nicht nur über www.intex-publishing.de
  • der Produktvergleich mit Vermieter und WEG ist auf hausverwaltung-pc.de erreichbar
  • FAQ, Tipps&Tricks sowie alle Hilfe-Dokumente sind auch außerhalb der Software verfügbar
  • Die Versionshistorie ist direkt erreichbar
  • Die Urteilsdatenbank und Gesetzestexte sind Teil von hausverwaltung-pc.de

 

Revision 2306

Neue Kautionen-Verwaltung

Neue zentrale Kautionen-Verwaltung im Modul Einfache Buchführung

  • Zentraler Zugriff auf alle Kautionszahlungen
  • Unterscheidung nach Sollstellung, Einzahlung, Auszahlung, Auflösung und Zinsen
  • Aufsummierung aller Kautionen oder gefiltert nach Objekten, Einheiten, Verträgen und Adressen (Mietern) Ist die Summe Null, wurde die Kaution komplett zurückgezahlt
  • Vermerk des Zahlungszwecks, z.B. Entnahme wegen Mietrückständen, Einzahlung 2. Kautionsdrittel etc.
  • Verknüpfung mit Verträgen und Anzeige auch dort
  • Verknüpfung mit den Adressen (Mietern) und Anzeige dort unter Details
  • Historische Darstellung aller Ein- und Auszahlungen, Zinszahlungen und Soll-Stellungen
  • Die vorhandenen Kautionsdaten aus Verträgen wurden in das Kautionen-Modul übertragen

Verbesserungen bei Aufgaben

In der PREMIUM Lizenz verschafft eine neue Kanban-Ansicht in Spalten besseren Überblick über die Aufgaben im Ticket-System.

Verbesserungen für die Suche

POWERSearch: In der PREMIUM Lizenz gibt es jetzt eine zentrale Suche über alles (Gesamtindex), die vom Eingangsbildschirm aus erreichbar ist. Hier werden Kurznamen, Titel und Bezeichnungen von Datensätzen in den Modulen Adressen, Objekte, Einheiten, Dokumente, Notizen, Aufgaben, Termine und Abrechnungen durchsucht und die Suchergebnisse verlinkt.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Mit der neuen Auswertung „Periodenvergleich“ bekommen Sie einen Überblick über gebuchte Summen nach Objekt und Kategorie für das laufende Jahr, das Vorjahr und vor zwei Jahren. So lassen sich Entwicklungen wie Kostensteigerungen schnell erkennen. Die Ansicht kann als betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) dienen.

Beschleunigung

Im Laufe der Zeit entstehen bei intensiver Nutzung der Einfachen oder Doppelten Buchführung sowie des Moduls „Abrechnungen“ naturgemäß immer mehr Daten/Buchungen. Auf Dauer führt dies zu einer Verlangsamung der Software, denn auch wenn zunächst immer nur die letzten 20 Buchungen angezeigt werden, muss die Software für Filter, Autofill-Funktionen und Suchvorschläge sowie die Sortierung zunächst alle Datensätze eines Anwenders oder Teams abfragen. Dieses Problem wird sich auf Dauer verschärfen, wenn Anwender immer mehr Buchungsjahre in der Software gespeichert halten. Gleichzeitig wird man aber diese Daten weder löschen wollen, noch wegen der Archivierungspflicht für Buchhaltungsdaten löschen können. Die Daten müssen also für den Fall der Fälle irgendwie vorgehalten werden.

Wir werden dieses Problem künftig dadurch lösen, dass beim Aufruf der Listenansichten von Buchungen (Kontobuch bei der Einfachen Buchführung und Journal bei der Doppelten Buchführung sowie aller Listenansichten in Abrechnungen) im Standard nur die Buchungen des laufenden und der beiden Vorjahre angezeigt werden – im Maximum also drei Jahre. Schon jetzt werden diese Ansichten für manche Anwender dadurch erheblich beschleunigt. Für die Zukunft bedeuten mehr Buchungen und Zeiträume dann keine Verlangsamung mehr.

Damit man aber dennoch jederzeit auf die Alt-Buchungen zugreifen kann, gibt es rechts oben in den Listenansichten der Buchungen einen Schalter „Archiv“. Über diesen wird die Ansicht auf die Anzeige aller Buchungen umgeschaltet, womit dann auch sehr alte Buchungen abfragbar und auswertbar bleiben. Im Modul „Abrechnungen“ ersetzt der Schalter die bisherigen Registerkarten „Archiv“. Beim nächsten Login werden dann wieder nur die jüngsten drei Jahre angezeigt.

Eine Erweiterung dieser Beschleunigungsmaßnahme auf Aufgaben, Korrespondenz und Termine ist angedacht.

Verbesserungen bei Serienbriefen

In der PREMIUM Lizenz können Serienbriefe an Nutzer und Eigentümer aus dem Einheiten-Modul heraus nun auch im Modul Unterlagen/Korrespondenz als Einzelbriefe archiviert werden. Somit sind die Serienbriefe für jeden Empfänger und jede Einheit Teil der Historie. Alternativ kann dieses Feature genutzt werden, um viele Einzelbriefe mit einer Textvorlage gleichzeitig zu erstellen.

Für Serienbriefe und den Newsletter an Anwender gibt es jetzt einen frei definierbaren Betreff in Einstellungen.

Sonstiges

Anleitung zur Nutzung Künstlicher Intelligenz in der Korrespondenz

Bei der Stapelverarbeitung von Buchungen im Journal der Doppelten Buchführung lässt sich auch die Wiederholung ändern.

Schnellaktionen in Adressen setzen für Aufgaben, Korrespondenz, Notizen, Verträge etc. immer auch das Datum.

 

Revision 2305

Elektronischer Datenaustausch mit Heizkosten-Abrechnungsunternehmen (PREMIUM).

  • Unterstützung aller Unternehmen, die in der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V. zusammengeschlossen sind, u.a. Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem und Minol
  • Einführung zusätzlicher Felder, um das beauftragte Ableseunternehmen, die dortige Kundennummer und die dort verwendeten Ordnungsbegriffe für Objekte, Einheiten und Nutzer zu speichern
  • Export der A-Sätze für Nutzerdaten (Austausch der Ordnungsbegriffe)
  • Export der L-Sätze für Liegenschaften
  • Export der M-Sätze für abrechnungsbezogene Nutzerdaten

Neues Modul Kostenteilung CO² Abgabe

  • Rechenhilfe bei der Aufteilung der CO² Abgabe auf Vermieter und Mieter als neues Modul
  • Erfassung der Abgabe gesamt
  • Aufteilung der Abgabe in Abhängigkeit des CO² Ausstoßes des Gebäudes
  • Vermieter-Anteil kann wahlweise als negative Umlage von der Neben- oder der Heizkostenabrechnung abgezogen werden
  • Berücksichtigung der Sonderregelungen für Gewerbe- und Denkmalobjekte.

Verbesserungen bei Serienbriefen

Neue Variablen:

  • #RUECK# Rücklagenzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
  • #HG# Hausgeldzahlungen bei Serienbriefen an Eigentümer
  • #NEBEN# Nebenmiete bei Serienbriefen an Nutzer
  • #STELLPLATZ# Stellplatz-/Garagenmiete bei Serienbriefen an Nutzer

Sonstiges

Im Benutzerprofil wird unter Vertragsdaten auch die gewählte Lizenzstufe angezeigt. Ein Link führt zur Übersicht der angebotenen Lizenzstufen und welche Funktionalität diese beinhalten.

 

Revision 2304

Verbesserungen bei Adressen
 
Die geographische Auswertung über Google Maps wurde in einen eigenen Bildschirm verschoben. Dadurch ist die normale Listenansicht der Adressen übersichtlicher, kürzer und schneller zu laden. Bei den gesonderten geographischen Auswertungen steht die Karte nun oben und damit im Focus.
 
Verbesserungen in der einfachen Buchführung
 
Die Wiederhol-Automatik berücksichtigt jetzt auch die Felder Nebenmiete und Adresse.
 
Verbesserungen bei Abrechnungen
 
  • Der Datencheck prüft nun auch, ob die Angaben für Gesamt-Quadratmeter, Einheiten, Personen, Miteigentumsanteile und Wasserverbräuche zu den Summen dieser Angaben in den Abrechnungskonten passen, ob also 100% der Kosten umgelegt werden und nicht etwa mehr oder weniger bzw. ob möglicherweise QM-Angaben, Einheitenzahlen, Personenschnitte, MEA-Werte und Wasserverbrauchsangaben fehlerhaft sind.
  • Die Liste der Abrechnungsempfänger wirft jetzt auch den Abrechnungssaldo des jeweiligen Abrechnungskontos aus.
  • Die Einzelabrechnungen/Abrechnungskonten verfügen über einen filterbaren Bearbeitungsstatus, so dass man schnell einen Überblick darüber bekommen kann, welche Abrechnungen erledigt sind, wo die Nachzahlung geleistet wurde, wo es Widersprüche gab etc.
 
Verbesserungen in der Hausmeister APP
 
Der Hausmeister kann Aufgaben mit Dokumenten ergänzen, eine Unterschrift leisten und die Bemerkungen zur Aufgabe bearbeiten. So kann der Hausmeister auch inhaltliches Feedback zur Aufgabe geben.
 
Allgemeines
  • Beim Excel Export werden Zahlen in deutscher Schreibweise (Komma als Dezimaltrenner) so exportiert, dass Excel auch diese Werte als Zahlen erkennt. Bei Aufgaben können mehrere Fotos und Dokumente hinterlegt werden.
  • Gesteigerte Kompatibilität mit PHP 8.2.

     

     

Revision 2303

Umfangreiche Datenprüfungen in den Abrechnungen

Künftig werden Ihre Eingaben im Bereich Abrechnungen stärker geprüft, um Probleme und Fehler bei der Abrechnung früher zu vermeiden. 

  • In der Listenansicht der Abrechnungen sind Abrechnungen mit unstimmigen Daten gelb hinterlegt.
  • In der Listenansicht der Abrechnungskonten sind Konten mit unstimmigen Daten gelb hinterlegt.
  • In den Listenansichten von Umlagen, Vorauszahlungen, Direkten Kosten und Rücklagen werden unstimmige Eintragungen gelb hinterlegt.
  • In der Ansicht „Abrechnungskonten“ bietet der grüne Schalter „Datencheck“ eine umfangreiche Prüfung für jede Einzelabrechnung an. Geprüft werden:
  • Adressen und Anschriften
  • Datumsangaben innerhalb des Abrechnungszeitraums, Zeitraum nicht länger als ein Jahr
  • Quadratmeterangaben
  • Verknüpfungen zu Abrechnungen, Objekten und Einheiten
  • Fehlende Vorauszahlungen
  • (Eventuell) Fehlende externe HK-Abrechnungen
  • Nutzung von Umlagefaktoren (QM bis QM3, Einheiten bis Einheiten 3, Personen, MEA, Wasserverbrauch und Anzahl) ohne Gesamt- oder Einzelangaben, etwa also ob bei Nutzung der Personen-Umlage auch in Abrechnungen eine Gesamtpersonenzahl und beim Konto eine Personenzahl hinterlegt wurde
  • Umlagen ohne Betrag
  • Vorhandensein eines Briefpapiers

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

In der Ansicht einer Doppelten Buchführung wird in der Registerkarte „Periodenvergleich“ nun eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Vergleichs der beiden Buchungsperioden Vorjahr und laufendes mit Veränderungen in absoluten Werten und prozentual angezeigt. Dies erleichtert die Auswertung erheblich.

Erhebliche Beschleunigung der GuV, Summen und Salden, Umsatzsteuervoranmeldung, Saldenliste und Debitorenkonten.

CSS Verbesserungen

Über CSS Einstellungen werden beim Druck von Ansichtsseiten die Seitenleiste und die Statusleiste oben nicht mehr mitgedruckt. Somit sind die meisten Bildschirmansichten auch direkt druckbar.

Weitere Verbesserungen

Die Dokumentationen für Import und Verarbeitung von Kontoauszügen sind in den entsprechenden Bildschirmen direkt verlinkt.

Variable #AZ# übernimmt in Briefen das Aktenzeichen.

 

 

Revision 2302

Verbesserungen bei Aufgaben

Aufgaben mit Wiederholung monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich werden bei Erledigung (Bearbeitungsstatus=Erledigt) automatisch in die Zukunft gesetzt und wieder als Neu markiert. Fertigstellungsgrade werden auf 0 gesetzt und das Wiedervorlagedatum ebenfalls in die Zukunft übertragen. Die Erledigung zum Tagesdatum wird in der Beschreibung vermerkt. So bleibt dauerhaft eine Information über die Erledigung in der Vergangenheit erhalten.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

Die Wiederholbuchungen und der Befehl „Forderungen ausgleichen“ berücksichtigen auch die Felder Bank, BIC, IBAN und Kontoinhaber bei der Anlage von Buchungen.

Verbesserungen bei der Doppelten Buchführung

Erhebliche Beschleunigung der Kontenblätter.

Verbesserungen in Listen

Summen beziehen sich fortan immer auf alle Daten in der Liste und nicht nur die der aktuellen Seite. So sind Gesamtsummen z.B. von Buchungen oder Quadratmetern auch ohne Wechsel der Ansicht auf „alle Datensätze“ jederzeit sichtbar.

Verbesserungen bei den APPs

  • Direkte Unterstützung des Darkmode, sofern der Browser auf Darkmode eingestellt ist
  • Lokale Bereitstellung aller Schriftdateien
  • Geschwindigkeitsverbesserungen
  • In der Mieter APP sind die Telefonnummern des Ansprechpartners klickbar

Technische Verbesserungen

  • CSS Stylesheet überarbeitet und deutlich verkürzt, wodurch es schneller lädt
  • Automatischer Darkmode, wenn der Browser im Darkmode läuft. Darkmode erheblich beschleunigt
  • Lokale Bereitstellung aller Schriftdateien
  • 2Faktor Autorisierung auch per Mail und nicht nur per App
  • Verwendung des neuesten JQuery
  • Optimierung einiger Javascript-Komponenten
  • Kompatibilität zu PHP 8.2

 

Kompetente Beratung

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Revision 2301

Strom aus Photovoltaik und anderen Energiequellen

  • Berücksichtigung des Weiterverkaufs von Strom, der vom Eigentümer der Immobilie etwa über Photovoltaik-Anlagen oder Blockheizkraftwerke selbst erzeugt wird.
  • Strom-Vorauszahlungen können bei Verträgen erfasst werden und erhöhen die „Gesamtleistung“ (Vorauszahlungen bei Eigentümern und Warmmieten bei Mietern).
  • In Einheiten können die Strom-Vorauszahlungen aus dem Vertrag übernommen oder direkt erfasst werden. Diese Einheitendaten dienen als Grundlage der Buchungsdaten der Einfachen Buchführung, indem sie in die Abrechnungskonten übernommen werden.
  • Im Kontobuch kann die Warmmiete eine Splittung für die Strom-Vorauszahlung enthalten. Diese zusätzliche Splittung wird von den Wiederholbuchungen für Forderungsbuchungen und dem Schalter „Forderungen ausgleichen“ berücksichtigt.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

In Buchführungen kann für die gewählte Buchführung bestimmt werden, dass um 24 Uhr alle Buchungen des Tages automatisch als „verbucht“ gekennzeichnet werden. So sind die Buchungen am Buchungstag noch problemlos korrigierbar, danach aber gemäß den Anforderungen der Revisionssicherheit (GOBD) nicht mehr änderbar.

In der Standard- und der Schnellbuchungsmaske wird für Folgebuchungen als Datum immer das Datum der vorherigen Buchung genutzt. Das macht vor allem viele Buchungen zu einem anderen Tag als Heute einfacher. Ein Klick auf den Kalenderschalter genügt, um das Tagesdatum zu bekommen.

Verbesserungen bei Terminen

Termine, die mit Objekten und Einheiten verknüpft sind, werden auch bei Objekten und Einheiten im Aufklappbereich „Organizer“ angezeigt.

Termine können mit einem Bearbeitungsstatus z.B. als „Wahrgenommen“, „Verschoben“ oder „Abgesagt“ markiert werden. So sind z.B. auch gehäufte Terminverschiebungen und -absagen durch z.B. einen Mieter in der Historie dokumentierbar.

Verbesserungen in der Hausmeister APP

Termine können einem Hausmeister zugeordnet werden und sind dann für den Hausmeister in der Hausmeister APP sichtbar. Der Hausmeister kann die Termine im Bearbeitungsstatus z.B. als „Erledigt“ markieren.

 

 

Revision 2212

Verbesserungen bei Abrechnungen

Neue Umlagefaktoren Anzahl2 und Anzahl3. Im Gegensatz zu Anzahl erlauben diese Faktoren auch Dezimalzahlen. Hiermit sind auch komplexe Aufteilungen nach Anzahl, etwa bei Müll getrennt nach Anzahl Tonnen für die Grundgebühr und Anzahl Leerungen für den Verbrauchsanteil möglich. Die neuen Umlagefaktoren stehen in Mieter- und Eigentümerabrechnungen, Gewerbemieterabrechnungen und Wirtschaftsplänen zur Verfügung.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Wiederholbuchungen werden jetzt nicht nur zum Ersten eines Monats ausgeführt, sondern nutzen das jeweilige Tagesdatum der ersten Buchung, so dass Forderungen etwa auch zum Dritten des Monats und Abschläge z.B. zum 15. des Monats erfolgen können. Zudem werden die Wiederholungen erst zum jeweiligen Monatstag ins System eingestellt – Buchungen zum 15. erscheinen also auch erst zum 15. des Monats. Erläuterung der Wiederholfunktion im Kontobuch.

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

  • Einführung von Wiederholbuchungen in der Doppelten Buchführung. Im Journal können Buchungen auf Wiederholung mit einem Wiederholende gesetzt werden. Die so markierten Buchungen werden vollkommen automatisch zum gleichen Tag im nächsten Monat erneut vom System gebucht. So werden etwa zum Dritten des Monats eingestellte Mietforderungsbuchungen automatisch zum nächsten Dritten des Folgemonats und weiter in die Zukunft zeitnah gebucht. Mit den Wiederholbuchungen können auch etwa Abschlagszahlungen und Annuitäten sehr gut automatisiert werden.
  • Im Kontenrahmen können Konten als Favoriten gekennzeichnet werden. Damit lassen sich die besonders häufig genutzten Konten besser finden, denn die Favoriten werden automatisch bei der Auswahl in einer eigenen Registerkarte gezeigt.

Sonstiges

  • Hintergrund zu unserer Browser-Empfehlung für Edge: https://www.intex-publishing.de/pdf/edge_browser.pdf
  • Bei Import und Abgleich von Kontoauszügen ist das Feld Kontonummer auf 100 Zeichen erweitert worden, damit auch frei vergebene Kontobezeichnungen aus Online Banking Programmen importiert werden können und nicht nur IBANs.
  • Eingabe von Abfragen im Listengenerator als Schritt-für-Schritt Eingabemaske realisiert.
  • In der Hausmeister APP sind die Checklisten für Aufgaben einsehbar.
  • Beim SERVER und in TEAM mit Premium Hosting werden in der Benutzerverwaltung die Bedienelemente ausgeblendet, die nur der INtex CLOUD Verwaltung dienen. Für den SERVER/TEAM-Administrator sind einige Hilfen und ein Link auf die Dokumentation „Benutzerrechte verwalten“ integriert.  

Revision 2211

  • Detailverbesserungen im Darkmode
  • Vertragsdaten im Benutzerprofil einsehbar
  • Individuelle Einstellungen auch im Benutzerprofil verfügbar
  • Wählbare Startseite direkt im Startbildschirm

Revision 2211

Verbesserungen im Start-Menü

  • Wahlmöglichkeit zwischen vier Varianten für das Startmenü: Vollständig, Kompakt (mit wenigen Einträgen, sehr übersichtlich), Buchhaltung (mit Focus auf Abrechnungen und Buchführung), Gebäude-Management (CAFM).
  • Zwischen den Menüs kann über ein Popup-Menü im Eingangsbildschirm gewechselt werden. In „Individuelle Einstellungen“ – jetzt im Benutzerprofil - kann eines der Menüs als Vorgabe-Startbildschirm gewählt werden.
  • Verbesserte responsive Darstellung vor allem für iPads
  • Im vollständigen Menü sind mehr Module als bisher direkt erreichbar. Neu sind Ansprechpartner für Immobilien, Zähler und Schlüssel für Einheiten, Rücklagebuchungen bei WEG Abrechnungen, §35a Buchungen für haushaltsnahe Dienstleistungen in Abrechnungen sowie Klassifikationen in der Einfachen Buchführung und der Buchungsassistent der Doppelten Buchführung.
  • Das Menü ist mit dem Tastenkürzel Alt-m erreichbar.
  • Alle Menüs sind über Optionen steuerbar – so können WEG-Befehle, die Einfache oder die Doppelte Buchführung optional entfallen.
  • Stringentere Berücksichtigung der Zugriffsrechte-Einstellungen bei TEAM mit PREMIUM Hosting und SERVER.
  • Der bisher angebotene „Willkommen-Bildschirm“ als Alternative zum Startmenü wird in Zukunft entfallen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

Bei der Umwandlung von Buchungen der Einfachen Buchführung und Doppelten Buchführung in Umlagen einer Abrechnung wird die für Kostenarten gewählte Umlageart berücksichtigt, sofern diese festgelegt wurde. Sonst greift die Vorgabe „Quadratmeter“.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

  • Differenzen zwischen Buchungsbetrag und Splitt-Anteilen werden bereits in der Liste der Buchungen in rot und mit Angabe der Differenzhöhe angezeigt. So sind Zahlungsabweichungen schneller festzustellen.
  • In der Registerkarte „Banking“ kann beim Kontobuch die Adresse des Rechnungsausstellers gewählt werden. Damit ist es möglich, Bezahlcodes und Girocodes sowie einen Banking-Export für Überweisungen anzulegen, ohne dass bei Buchungen immer neu die Bankverbindung des Überweisungsempfängers einzugeben ist.

Verbesserungen bei der Doppelten Buchführung

  • Die Auswahl der Konten in den Buchungsmasken zeigt die Bankkonten in einer eigenen Registerkarte. So sind diese besonders häufig zu bebuchenden Konten gerade bei umfangreichen Kontenrahmen deutlich schneller gefunden und abgerufen.
  • Aus dem Journal heraus sind zwei neue Buchungsmasken erreichbar: „Schnell“ wie die getrennte Schnellerfassungsmaske mit manueller Eingabe der Kontonummern für Profis und „Schrittweise“ für Einsteiger in der doppelten Buchführung.

Sonstiges

  • Zusammenfassung von Individuellen Einstellungen, Profil-Einstellungen und Vertragsdaten in der Ansicht „Profil“ – somit sind alle benutzerbezogenen Daten an einer Stelle aufzufinden.
  • „Markierte duplizieren“-Schalter sind nur noch dann wählbar, wenn auch Datensätze markiert sind.
  • Umfangreiche Erweiterung der Datenbank-Indizierung, um Abfragen, Sortierungen und Verknüpfungen zu beschleunigen.
  • Zur besseren Anwenderführung werden abhängige Auswahlen erst dann angezeigt, wenn die Hauptauswahl erfolgt ist. So kann etwa in Vorauszahlungen das Abrechnungskonto erst nach Auswahl der Abrechnung ausgewählt werden, in Zähler kann eine Einheit erst gewählt werden, wenn zuvor das Objekt bestimmt wurde.

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Zeitpunkt des Vertragsschlusses

Durch Anklicken des Buttons Kostenpflichtig bestellen im Bestellformular geben Sie eine verbindliche Bestellung der im Warenkorb enthaltenen Software-Lizenzen und Dienstleistungen ab. Die Bestätigung des Eingangs der Bestellung folgt unmittelbar nach dem Absenden der Bestellung. Der Kaufvertrag kommt mit unserer Auftragsbestätigung oder Lieferung der Lizenzen zustande.

Bereitstellung der Lizenzen

Die Freischaltung von Cloud-Software und Lieferung von SERVER-Versionen erfolgen während üblicher Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 10 bis 16 Uhr in der Regel binnen 15 Minuten. An Sonn- und Feiertagen sowie während der Betriebsferien erfolgt die Online-Auslieferung mindestens einmal täglich, also binnen 24 Stunden.

Die Laufzeit von Cloud-Software beginnt mit dem Kauf- oder Bezahldatum, spätestens mit der administrativen Freischaltung durch INtex Publishing. Die Laufzeit der CLOUD Lizenzen beträgt regulär 365 Tage. Eine vorzeitige Kündigung ist weder notwendig, noch möglich – mit den Lizenzen ist kein Abonnement verbunden.

Die Verlängerung der Lizenz kommt nur durch eine explizite Bestellung einer erneuten Lizenz-Laufzeit durch den Kunden zustande. Wir erinnern zeitig vor Lizenzablauf per Mail an die Verlängerung, auch in der Software erscheint ein entsprechender Hinweis.

Bei Beendigung der Lizenz werden die Daten, sofern nicht eine gesetzliche Archivierungspflicht vorliegt, in angemessener Zeit von unseren Servern gelöscht. Wenn der Kunde eine sofortige Löschung wünscht, genügt eine Email an den Support von INtex Publishing, um dies zu veranlassen.

Wird der Verlängerungstermin verpasst, ist eine Verlängerung unter Beibehaltung der Bestandsdaten nur innerhalb von drei Monaten möglich. Die verspätet verlängerte Lizenz wird auf das Ablaufdatum der letzten Lizenz als Lizenzbeginn gesetzt. Verlängerungen nach drei Monaten werden wie Neuverträge behandelt - eine Datenübernahme ist hier nicht mehr möglich, da wir die Daten DSGVO-konform löschen müssen, wenn keine Archivierungspflichten vorliegen.

Nutzung der Lizenzen

Die über INtex Publishing bezogenen Leistungen und Informationen – gleich welcher Art – dürfen Sie nicht weiterverkaufen, vermitteln oder auf sonstige Weise an Dritte weitergeben. Alle Rechte wie die urheberrechtlichen Vertrags- und Verwertungsrechte an allen Inhalten unserer Websites und der Software-Quellcodes stehen ausschließlich INtex Publishing zu.

Die Software Lizenzen werden basierend auf den aktuellen, technischen, rechtlichen und kommerziellen Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt. INtex Software ist ausschließlich in gesetzlich und vertraglich zulässiger Weise zu nutzen. Vor allem darf INtex Software nicht für betrügerische Handlungen oder strafrechtlich relevante Taten genutzt werden. Sie stellen INtex Publishing von jeglichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer vertragswidrigen, missbräuchlichen oder rechtswidrigen Nutzung der Software basieren. INtex Publishing hat das Recht, den Software-Zugang im Falle von Rechtsverstößen zu sperren, bis der Verstoß beseitigt oder beendet wurde. Eine außerordentliche Kündigung bleibt INtex Publishing vorbehalten.

INtex Publishing ist berechtigt, jederzeit Änderungen an seiner Software vorzunehmen. Diese Änderungen sollen regelmäßig der Fehlerbereinigung und Funktionsverbesserung sowie -erweiterung dienen. Sollten in Ausnahmefällen Funktionen gestrichen werden, haben Sie die Möglichkeit, auf die Nutzung dieser Funktion bis zum Ende Ihrer aktuellen Lizenz-Laufzeit zu bestehen – wenden Sie sich in einem solchen Fall an den Support von INtex Publishing.

Sie sichern zu, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen zur Übermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Software-Nutzung verfügen bzw. diese Rechte Ihnen eingeräumt wurden. INtex Publishing ist nicht dafür haftbar zu machen, wenn Sie unrechtmäßig Daten verarbeiten. Sie erklären sich Ihrerseits mit der Auftragsdatenverarbeitung zum Zweck der jeweiligen Software, zum Betrieb der Server und Datenbanken sowie für Support-Belange einverstanden.

Sie erklären sich einverstanden, von INtex Publishing im Bedarfsfall Mails zu Themen wie Lizenzablauf und Lizenzverlängerung, neuen Features und Betriebshinweise zu erhalten. INtex Publishing wird dieses Recht so zurückhaltend wie möglich nutzen.

INtex Publishing ist bemüht, die Erreichbarkeit, Funktionsfähigkeit und Fehlerfreiheit der Software jederzeit sicherzustellen. Die Beseitigung schwerer Fehler (Fatal Error Meldungen in der Software) wird unmittelbar nach Kenntnisnahe durch INtex Publishing begonnen und sollte in der Regel binnen 24 Stunden abgeschlossen sein. Wir informieren Sie über die Beseitigung von Ihnen entdeckter Fehler. Bei Nicht-Erreichbarkeit der Server wird das Rechenzentrum – www.all-inkl.com - unmittelbar in Kenntnis gesetzt. Das Rechenzentrum garantiert eine Erreichbarkeit von über 99% und 24 Stunden Support. Weitere Fehler werden spätestens mit der nächsten Monats-Revision beseitigt.

Auftragsdatenverarbeitung

Im Falle der Bereitstellung einer Cloud-basierten Software über unser Rechenzentrum kommt der folgende Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen dem Benutzer und INtex Publishing zustande:
Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Datenschutz

Mehr Informationen zu unseren Datenschutz-Grundsätzen und unsere Maßnahmen zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutz finden Sie hier:
Datenschutzangaben

Wir versichern Ihnen, dass wir Ihre Daten – weder die Bestell-/Kundendaten noch Ihre Daten innerhalb der Software – für andere Zwecke als die Bereitstellung und den laufenden Betrieb der Software sowie die Fakturierung der Lizenzen nutzen werden. Eine Weitergabe von Daten an Dritte schließen wir aus.

Für Datenschutzverstöße durch Sie ist INtex Publishing nicht haftbar zu machen.

Widerrufsrecht

Für das Umtausch-, Widerrufs- und Rücktrittsrecht gelten die gesetzlichen Bestimmungen des BGB und des Fernabsatzrechts der Bundesrepublik Deutschland. Siehe unsere Widerrufsbelehrung:
Widerrufsrecht

Upgrades und Downgrades

Sie können jederzeit eine Lizenz auf eine höhere Lizenzstufe upgraden. Hierzu unterbreiten wir Ihnen bei Interesse ein Angebot, dass die bisherige Laufzeit Ihrer Lizenz berücksichtigt.

Downgrades sind jeweils zum Ablauf einer Lizenz-Laufzeit möglich. Sie bestellen für die Lizenzverlängerung einfach die gewünschte niedrigere Lizenzstufe.

Es ist auch ein Wechsel von CLOUD- auf SERVER-Lösungen möglich. Preislich kommen wir Ihnen mit einer Anrechnung der noch verbliebenen CLOUD Lizenzlaufzeit entgegen. Die eventuelle Übertragung Ihrer Daten von der CLOUD auf den on premises SERVER müssen wir Ihnen als Dienstleistung berechnen. Wenden Sie sich an den Support von INtex Publishing.

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Bei Vorlage einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nr.): Eine Netto-Fakturierung ist nur bei Vorlage einer gültigen UID-Nr. für EU-Ausländer möglich. Während der Bestellung im Shop haben Sie die Möglichkeit, Ihre UID-Nummer anzugeben.

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Alle Preisangaben verstehen sich als Bruttoverkaufspreise incl. gesetzlicher, deutscher Mehrwertsteuer.

Wiederverkäufer erhalten auf die hier genannten Preise Rabatt. Wegen der Konditionen wenden Sie sich bitte an INtex Publishing.

INtex Publishing ist bemüht, die Preise so stabil wie möglich zu halten. Erhöhungen der Steuern und Abgaben, allgemeine Preissteigerungen bei Dienstleistern und erhebliche Erweiterungen der Funktionsumfänge der Software können aber zu Preissteigerungen führen. Da wir ausschließlich Jahres-Lizenzen verkaufen, trifft Sie eine solche Preiserhöhung aber nie im laufenden Betrieb, sondern immer erst bei der Lizenzverlängerung. Selbstverständlich haben Sie dann das Recht, auf die Lizenzverlängerung zu verzichten oder in Anbetracht der höheren Preise ein Downgrade vorzunehmen.

Mängelgewährleistung und Reklamation

Ihnen stehen die gesetzlichen Mängelgewährleistungsrechte zu.

Bei Beschwerden, Reklamationen etc. wenden Sie sich bitte an

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Revision 2210

Verbesserungen für den SERVER und das Hosting der CLOUD Versionen

Kompatibilität mit PHP 8.1 hergestellt, was wesentliche Geschwindigkeitsvorteile mit sich bringt: https://www.php.net/releases/8.1/de.php

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

  • Neue Kontierungshilfe in den Buchungsmasken der Doppelten Buchführung. Hier werden über 2.000 Geschäftsvorfälle mit Kontierungsvorschlägen für die DATEV Kontenrahmen SKR03 und SKR04 angeboten. Die Beispiele sind nach Buchungsbetreff und Kontonummern durchsuchbar.
  • Aus dem Kontenrahmen heraus kann ein Kontenblatt direkt als PDF ausgegeben werden.
  • Die Anzeige der Debitorenkonten berücksichtigt auch Konten der Klasse „Debitoren“ und nicht nur Konten >=10.000 und <70.000 gemäß DATEV Standard.
  • Konten können im Kontenrahmen als inaktiv gekennzeichnet werden. Inaktive Konten stehen dann in den Buchungsmasken nicht mehr zur Auswahl. Dies hat zwei Vorteile: 1. Konten müssen im Kontenrahmen nicht von vornherein gelöscht werden, um nicht bebucht werden zu können – man kann sich also später noch entscheiden, ob ein Konto benötigt wird oder nicht. 2. Konten etwa für Debitoren können im Kontenrahmen behalten werden, ohne dass etwa das Debitorenkonto eines ausgezogenen Mieters noch bebucht werden kann.
  • Bisher schon konnten die Salden der Kostenkonten aus den Kontenrahmen Wohnungswirtschaft/Immobilienwirtschaft und SKR04 optimiert automatisiert in Umlagen einer Abrechnung umgewandelt werden. Nun gilt dies auch für beliebige Konten und Kontenrahmen, solange die Kontobezeichnungen den üblichen Bezeichnungen der Kosten gemäß Betriebskostenverordnung entsprechen, also z.B. „Allgemeinstrom, Hausmeister, Gartenpflege, Aufzugskosten" etc.
  • Der Buchungsimport erfolgt jetzt zweistufig: Erst werden die Buchungen nur in eine Zwischentabelle importiert und von hier aus dann endgültig ins Journal übertragen. Das hat mehrere Vorteile:
    • Fehlerhafte Importe landen nicht sogleich im Journal, sondern können einfach in der Zwischentabelle durch Löschen der importierten Daten storniert werden
    • Einzelne Fehler bei den Importdaten lassen sich korrigieren
    • Buchungen können auch noch neu kontiert oder auf eine andere Buchführung übertragen werden
    • Über eine Stapelverarbeitung können Betreffs, Beträge und Kontierungen für viele markierte Buchungen geändert werden.

Verbesserungen in der Einfachen Buchführung

Die Wiederholfunktion führt Wiederholbuchungen nur aus, wenn das Tagesdatum nach dem Erstausführungsdatum liegt. So können etwa neue Forderungsbuchungen z.B. zum 1.10. schon im September erfasst werden, ohne dass am 1.10. die Buchung gleich vom System wiederholt und damit doppelt erfasst wird.

Sonstiges

  • Aus der Ansicht der Adressen kann die komplette, postalische Anschrift mit einem Klick auf den Link „Anschrift kopieren“ in die Zwischenablage gestellt werden. Damit ist dann ein Brief in Word oder Pages ganz schnell adressiert. Gleiches gilt für die Anrede.
  • Neue zusätzliche Organigramme in den Assistenten für Mieter- und Eigentümerabrechnungen veranschaulichen die Datenstrukturen.
  • Die Import-Befehle für Objekte und Einheiten wurden in das Neu-Popup der jeweiligen Listenansicht verschoben. Es können jetzt mehr Daten importiert werden. Der Import-Befehl für Adressen befindet sich jetzt ebenfalls zusätzlich im Neu-Popup der Adressliste.

 

Revision 2209

Neu-Menü erlaubt aus allen Modulen heraus die Anlage neuer Datensätze.

Revision 2209

Verbesserungen in der Doppelten Buchführung

  • Aus der Kontenansicht im Kontenrahmen der Doppelten Buchführung kann bei Debitoren-Konten mit Adressverknüpfung automatisiert eine Mahnung in Unterlagen/Korrespondenz erzeugt werden.
  • Von bebuchten Konten im Kontenrahmen kann mit einem Schalter direkt das Kontenblatt aufgerufen werden. Das erleichtert vor allem bei Debitoren-Konten den Druck eines Kontoauszugs für Mahnungen.
  • Die Saldenanzeige im Kontenrahmen der Doppelten Buchführung wurde um ein Kennzeichen H/S für Haben- und Sollsaldo ergänzt. Gleiches gilt für den Dialog „Saldo prüfen“.
  • In der Auswertung Summen und Salden erscheint ebenfalls das Kennzeichen H/S für Haben- und Sollsaldo.
  • Zur Sicherheit können bebuchte Konten im Kontenrahmen nicht mehr gelöscht werden.

Verbesserungen bei der referentiellen Datenintegrität

Wenn Sie eine Adresse löschen, werden alle Bezüge – z.B. von Dokumenten, Notizen und Aufgaben - zu dieser Adresse entfernt. Die Dokumente, Notizen und Aufgaben etwa bleiben aber als solche erhalten. Schließlich könnte sich z.B. ein Rechnungs-Dokument ja nicht nur auf einen Handwerker in der Adressdatenbank, sondern auch auf ein Objekt beziehen. Während der Handwerker vielleicht sein Geschäft eingestellt hat, besteht Ihr Objekt immer noch.

Wenn Sie ein Objekt löschen, werden alle Bezüge - etwa von Dokumenten, Notizen und Aufgaben - zu diesem Objekt entfernt. Gleiches gilt für das Löschen von Einheiten und Verträgen.

Somit verhindern wir, dass nach Lösch-Aktionen bei der Datensatzanzeige in verknüpften Daten nicht nachvollziehbare Datenbank-ID-Nummern in den Feldern für Adresse, Objekt und Einheit sowie Vertrag zurückbleiben. Es werden dann auch keine Verlinkungen ins Nichts mehr angezeigt.

Sonstiges

  • Bei Einheiten wird die Miete pro QM auf Basis von Kaltmiete und Wohnfläche auch automatisch errechnet.
  • Der Ändern-Modus wird durch eine gelbliche Statusleiste hervorgehoben. Dies soll verdeutlichen, dass noch ungespeicherte Daten vorhanden sind.

 

 

Revision 2208

Optimierung der Oberfläche

  • Überarbeitete Optik der Statusleiste oben. Tabellen ohne senkrechte Spaltentrenner. Dezenterer Look.
  • Optimierte Darstellung der Filter als Popover-Menüs – dadurch werden die Datenlisten nicht mehr durch das Aufklappen eines Filters nach unten verschoben.

Verbesserungen bei der Einfachen Buchführung

  • Kontoauszüge aus dem Kontobuch können auch nach IBAN gefiltert werden. So ist es einfacher, Bank-Kontostände auch über mehrere Abrechnungen bei gleicher Bankverbindung hinweg zu filtern und anzuzeigen.
  • Im Kontobuch werden bei Splittbuchungen von Mieten eventuelle Differenzen zwischen dem Gesamtbetrag der Buchung und der Summe aus den Teilbeträgen Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten, Nebenmiete und Garagenmiete angezeigt. Im Normalfall sollte sich keine Differenz ergeben.

Sonstiges

  • Alle Diagramme können gedruckt, nach PDF, PNG und CSV exportiert werden.
  • Im Listengenerator ist die Feldauswahl nicht mehr auf 255 Zeichen beschränkt. Dadurch können deutlich komplexere Abfragen etwa mit Umbenennungen von Spalten erzeugt werden.

 

 

Revision 2208

Standardfahrten werden in der Fahrterfassung nur zur Auswahl angeboten, wenn es auch Standardfahrten/-ziele für den Benutzer gibt.

Standardadressen werden nur angezeigt, wenn der Anwender auch Standardadressen definiert hat

Diagramme können gedruckt, als PDF oder PNG exportiert werden.

Revision 2207

Verbesserungen bei der Objekt- und Einheitenverwaltung

  • Dem Einheiten-Modul ist eine neue Tabelle „Nutzungen“ angehängt. In dieser Tabelle werden alle Änderungen an der Nutzung, etwa Mieterwechsel, Änderungen bei den Personenständen, Erhöhungen der Miete, Änderungen der Nebenkosten und Heizkosten etc. festgehalten, wodurch eine Nutzungshistorie entsteht – das Einheiten-Modul kann somit nicht nur über den Ist-Zustand der Nutzung informieren. Die Daten werden automatisch in diese Tabelle bei Änderungen am Einheiten-Datensatz eingetragen. Die Angaben können aber auch manuell geändert oder ergänzt werden, sofern dies notwendig sein sollte. Auch eine Kommentierung ist möglich. Die Nutzungshistorie wird so auch dann geführt, wenn im Programm keine Vertragsdaten gespeichert und keine Abrechnungen gemacht werden. Außerdem sind automatisch Leerstandszeiten berücksichtigt, für die es ja keine Verträge gibt. Eine Speicherung der Hausgelder und Rücklagen erfolgt auch bei WEGs, wenn der Eigentümer auch Nutzer der Einheit ist.
  • Im Feld „Besitzübergang“ läßt sich der Tag der Grundbucheintragung des jetzigen Eigentümers festhalten.
  • Im Feld „Mietbeginn“ kann der Einzugstermin des jetzigen Mieters erfasst werden.

Sonstiges

  • Revisionsnummern in Verträgen erlauben es, verschiedenen Fassungen und damit Duplikat-Datensätze eines Vertrages zu speichern und zu unterscheiden. So lassen sich Mieterhöhungen, Nebenkostenanpassungen und andere Änderungen am Vertrag per Duplikat und Revisionierung als v1, v2 oder z.B. 2207 speichern.
  • Automatisch durchnummerierte Ticketnummern erlauben die eindeutige Identifizierung von Aufgaben auch bei vielen Tasks mit gleichen oder ähnlichen Titeln.

 

Revision 2206

Optimierte Behandlung von Mwst-Sätzen und Gewerbemietern

  • Bei Adressen kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden.
  • Bei Verträgen kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden. Die Mwst. wird aus der Adresse des Vertragspartners übernommen.
  • Bei Einheiten kann für Gewerbemieter direkt der Mwst-Satz hinterlegt werden. Die Mwst. wird aus der Adresse des Nutzers/Mieters übernommen.
  • Bei Abrechnungskonten wird der Mwst-Satz aus der Adresse übernommen.
  • Bei Buchungen im Kontobuch wird die Mwst. aus dem Abrechnungskonto übernommen.
  • Kontobuch-Auszüge zeigen auch den Mwst-Satz einer Buchung an.
  • Die Ansicht „Vermietungskonditionen“ zeigt bei Bedarf den Mwst-Satz an.

Verbesserungen in der Buchführung

  • Funktion zum Fortschreiben von Buchungen im Kontobuch. So kann etwa ein Abschlag aus Januar automatisiert für die folgenden 11 Monate bis zum Jahresende dupliziert werden. Dies erleichtert vor allem die nachträgliche Buchung von Abrechnungsjahren.
  • Funktion, um eine Buchung der doppelten Buchführung von einer Buchführung in eine andere Buchführung unter Beibehaltung der Kontierung umzusetzen. Setzt natürlich voraus, dass in beiden Buchführungen die bebuchten Konten und Gegenkonten vorhanden sind.
  • In der Schnellbuchungsmaske und in der Standard-Buchungsmaske kann mit den Schaltern “Kontoinfo” der Kontosaldo mit und ohne Berücksichtigung der neu anzulegenden Buchung eingesehen werden. Das hilft enorm, beim exakten Nachbuchen von Bank-Kontoauszügen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Beim Abrechnungsdruck kann die Anzahl angezeigter Abrechnungskonten auf über 20 hochgesetzt werden, damit auch für größere Objekte die Gesamtabrechnung in eine PDF geschrieben werden kann.
  • Um den Buchungsaufwand in Eigentümer/WEG-Abrechnungen zu reduzieren, kann bei Anlage von Vorauszahlungs- und Rücklagebuchungen bestimmt werden, dass die Forderungsbuchung zur Bildung der Abrechnungsspitze automatisch analog der Zahlbuchung angelegt wird.

Sonstiges

  • Neue Variablen #BANK#, #KONTOINHABER#, #BIC# und #IBAN# übernehmen in der Korrespondenz die Daten des Verwaltungskontos in einen Brief, z.B. für Mahnungen und Zahlungsaufforderungen.
  • Neuer Assistent "Mieterwechsel" erläutert die notwendigen Arbeitsschritte zur Durchführung eines Mieterwechsels. Die Schritte sind analog auch auf einen Eigentümerwechsel zu übertragen.

Revision 2205

Neue Funktion zum protokollierten Streichen einer Fahrt. Beim Streichen wird im Grund die Streichung mit Datum und der Anzahl der gestrichenen Kilometer vermerkt. Die Kilometer selbst werden auf Null gesetzt. Das Streichen ist für die komplette Entfernung von fehlerhaften Einträgen schneller und einfacher als die bisherige Stornierung. Wir behalten die Stornierung aber als Alternative bei, weil bei einer Stornierung auch nur Teile einer Fahrt storniert werden können. Über die Stornierung ist es also etwa möglich, eine mit 1.000 Kilometer eingetragene Fahrt auf 100 Kilometer zu kürzen, indem 900 Kilometer storniert werden.

Sicherheitsabfrage für Rückfahrten neu gestaltet.

Seitliches Menü neu strukturiert mit mehr Direktzugriffs-Optionen.

Revision 2205

Kommentarfunktion in Adressen, Objekte und Einheiten ergänzt die Bemerkungen. Die Kommentare sind vor allem in TEAMS interessant. Anders als Bemerkungen werden bei den Kommentaren automatisch der Name des Erstellers und Datum und Uhrzeit der letzten Änderungen gespeichert. So kann man im Team schnell sehen, wer was wie kommentiert hat und wann das war. So entsteht eine Historie und man kann schnell abschätzen, ob der Kommentar noch relevant sein könnte. Man kann die Funktion auch als integrierten Team-Chat zum Thema Stammdaten der Hausverwaltung nutzen.  Alle bisherigen Bemerkungen wurden zum Start in Kommentare kopiert.

Alle Detailfelder-Inhalte in Adressen, Objekte und Einheiten sind in die jeweiligen zusätzlichen Eigenschaften verschoben worden. Damit sind alle individuellen Zusatzinformationen zentralisiert.

Die Module Notizen und Informationen sind zusammengelegt worden. Hierzu hat Notizen die Felder URL und Kategorie erhalten, alle Inhalte aus Informationen wurden nach Notizen verschoben. Künftig können somit auch Notizen mit Links versehen und kategorisiert werden.

Daten von Ansprechpartnern für Objekte können jetzt mit einem Kommentar versehen werden. Außerdem kann jedem Ansprechpartner über Von … Bis ein Zeitraum zugewiesen werden, so dass sich auch zeitliche Veränderungen oder Zuständigkeiten abbilden lassen.

Zählerstände können mit einem Faktor verrechnet werden, um unterschiedliche Zählerarten miteinander kombinieren zu können.

 

 

Revision 2204

Neues Modul Finanzierungen

In der Einfachen Buchführung finden Sie das neue Modul Finanzierungen. Hier können die Daten von Hypotheken, Darlehen, Krediten und anderen Verbindlichkeiten gespeichert werden. Halten Sie Daten wie Kreditsumme, Laufzeit, Zinssatz, Tilgungssatz, Restschuld fest und lassen Sie sich anfängliche Tilgung und Zins sowie die Annuität und Restlaufzeit berechnen. Die Daten werden aufsummiert und lassen sich bei mehreren Finanzierungen pro Objekt und auch über alle Objekte hinweg kumulieren.

Neues Modul Werte & Rendite

In der Einfachen Buchführung finden Sie außerdem das neue Modul Werte&Rendite. Hier können Sie Daten wie Ausgaben und Einnahmen, Eigenkapitalentwicklung, Kaufpreis und Nebenkosten im Jahr des Erwerbs uvm. festhalten. Das Programm ermittelt pro Jahr den Gewinn und Verlust und weist die Eigenkapitalrendite aus. Diese Werte werden historisch gespeichert und sind so über die Jahre vergleichbar. Für Kosten, Einnahmen sowie den Gewinn werden über die Jahre Gesamtsummen gebildet. Die Summen können pro Haus oder über das gesamte Portfolio hinweg gebildet werden.

Verbesserungen bei der Adressverwaltung

Verschiedene Adressen können zueinander in Beziehung gesetzt werden. So läßt sich ein Mietinteressent mit seinem alten Vermieter (aus der Mieterselbstauskunft) oder z.B. seinem Arbeitgeber verknüpfen. Weitere denkbare Verknüpfungen wären:

  • Ehepartner und Lebensgefährten
  • Ehemalige Mieter und ihre neuen Wohnsitze
  • Mitglieder einer Eigentümergemeinschaft
  • Mitglieder einer Erbengemeinschaft
  • Mitglieder einer WG oder Familie

So bewahren Sie auch dann den Überblick über alle Adressen, wenn es komplexe Beziehungsgeflechte gibt oder Mieter häufiger umziehen.

Bei Adressen kann ein Mieter bereits mit einer Personenanzahl angegeben werden. Diese Personenzahl wird auf die Einheit übertragen, wenn die Adresse als Nutzer ausgewählt wird. Die Personenzahl kann auch bei Verträgen gespeichert werden und wird dort von der Vertragspartner-Adresse geholt. Wird der Vertrag mit einer Einheit verknüpft, wird die Personenzahl auch hier übertragen. Die Personenzahl aus Einheiten wird als Vorgabe in Abrechnungskonten eingetragen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Über die PDF Optionen kann eingestellt werden, dass alle Zwischensummen etwa für Umlagen und Vorauszahlungen mit ‘Zwischensumme’ beschriftet und fett gedruckt werden.
  • Mit einer PREMIUM Lizenz kann über die PDF Optionen das Druckdatum in der PDF abweichend vom Tagesdatum ausgewiesen werden.
  • Wenn mit den Kontenrahmen „SKR04 optimiert“ oder „Wohnungswirtschaft“ in der Doppelten Buchführung gearbeitet wurde, dann können die Salden aus den Kostenkonten einer mit der Abrechnung verknüpften Buchführung automatisiert als Umlagebuchungen übernommen werden. Dazu findet sich neu in der Ansicht der Abrechnungen ein Schalter DBF->Umlagen.

Vorlagendateien

Für PREMIUM Kunden gibt es jetzt im Bereich Unterlagen annähernd 50 verschiedene Vorlagen für Excel, Word, Numbers und Pages mit Schwerpunkt auf dem Immobilienbereich. Vorlagen in Auswahl:

  • Renditeberechnung
  • Wohnflächenberechnung
  • Zins und Tilgung
  • Betriebskostenabrechnung
  • Budgetplanung
  • DIN Brief 5008
  • Übergabeprotokoll
  • Mieterselbstauskunft
  • Uvm.

Verbesserungen bei der Korrespondenz

  • Korrespondenz läßt sich jetzt auch mit Abrechnungen und Abrechnungskonten verknüpfen, etwa für Mahnungen oder individuelle Begleitschreiben zu Einzelabrechnungen.
  • Mit den neuen Variablen #ZNAME#, #ZTEL# und #ZMAIL# lassen sich die Daten des zuständigen Ansprechpartners integrieren.

Sonstiges

  • Wenn Aufgaben oder Termine einen Wiedervorlage-Termin in der nächsten Woche haben, erhalten Sie eine Erinnerungsmail.
  • Revitalisierung der Inventarverwaltung als Modul Einheiten/Möblierung (PREMIUM).
  • Bei den Vorwegabzügen sind künftig sechs statt nur vier Aufteilungen möglich.

 

 

Revision 2203

Verbesserungen bei der WEG- und Hausgeldabrechnung

  • Integrierte Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage. Diese wird im Anschluß an die Saldierung der Kosten und Hausgeldzahlungen gedruckt. Darstellung aller Zu- und Abgänge incl. der rechtlich geforderten Unterscheidung nach Soll-Zahlungen gemäß Wirtschaftsplan und Ist-Zahlungen
  • Integrierte Darstellung der Entwicklung der Bankkonten. Diese erfolgt unterhalb der Darstellung der Instandhaltungsrücklage und beinhaltet beliebig viele Bankverbindungen wie Girokonten, Tagesgeldkonten und Anlagekonten und wirft Anfangs- und Endbestände sowie Veränderungen durch Einnahmen, Ausgaben, Zinsen und Steuern aus
  • Neuer Schalter WEG Kosten zur Anlage üblicher WEG Kosten wie "Verwaltungskosten" und "Instandsetzungen" als Kostenarten in Abrechnungen
  • Auf Hausgeldabrechnungen und in Wirtschaftsplänen werden die Direkten Kosten mit dem Gesamtbetrag der jeweiligen Kosten ausgewiesen und die einzelnen Gesamtbeträge werden aufsummiert. So ist für die Beschlußfassung der Gesamtbetrag der Kosten einfacher einzusehen und zu ermitteln, da vor allem die Gesamtkosten der Heizung nicht nur in der HK-Abrechnung zu finden sind.

Vereinfachungen bei Filtern, Wertelisten und Klassifizierungen

  • In Adressen können Abteilungen, Stellungen (z.B. Geschäftsführer), Titel (z.B. Dr.) und Anreden direkt ohne vorherige Definition einer Werteliste eingegeben werden. Die Werteliste mit möglichen Vorgabewerten befüllt sich automatisch durch bereits getätigte Eingaben im jeweiligen Datenbank-Feld (Self-Autofill).
  • Dem gleichen Muster folgen die Klassifikationen für Adressen, Objekte und Einheiten sowie Räume. Statt diese vorab zu definieren, können diese einfach in das jeweilige Feld eingetragen werden, wobei sich aus getätigten Eintragungen eine Werteliste automatisch ergibt
  • Wenn eine neue Immobilie als Wohngebäude, Bürogebäude oder Stellplatzanlage angelegt wird, werden die automatisch hinzugefügten Einheiten entsprechend als Wohnung, Büro oder Stellplatz klassifiziert
  • Die Assistenten in Objekten und Einheiten setzen die Klassifizierungen automatisch auf passende Werte
  • In der Listenansicht können die Filter komplett ein- und ausgeblendet werden. Das schafft auf kleinen Bildschirmen mehr Platz und bei übersichtlichen Datenbeständen ist die Notwendigkeit zur Filterung ohnehin eher gering, so dass die dauerhafte Anzeige der Filter mehr stört als hilft
  • Kostenarten können zur schnelleren Orientierung mit Symbolen versehen werden. 40 Icons stehen über die INtex API zur Auswahl.
  • Umstellung der PLZ-Nachschlagetabelle auf die INtex API
  • Umstellung der Bundesländer-Nachschlagetabelle von Wertelisten auf INtex API. Dadurch werden jetzt im Standard auch alle Länder Österreichs, die Kantone der Schweiz und die Staaten der USA als Vorauswahl angeboten
  • Umstellung der Staaten-Nachschlagetabelle von Wertelisten auf INtex API. Dadurch werden jetzt alle Staaten der Welt angeboten und nicht nur D, A, CH.
  • Über die INtex API wird für Vornamen eine Auswahl der häufigsten 690 Vornamen in Deutschland angeboten
  • Über die INtex API wird für Nachnamen eine Auswahl der 1.000 häufigsten Nachnamen in Deutschland bereitgestellt
  • Über die INtex API wird für Straßennamen eine Auswahl der 200 häufigsten Straßennamen in Deutschland angeboten

Navigator

Der Navigator wurde wesentlich erweitert und benutzerfreundlicher:

  • Im Navigator werden über die INtex API jetzt Vorlagen für neue Navigatorblöcke angeboten. Das macht die Zusammenstellung eines eigenen Hauptmenüs für die Software deutlich einfacher. Zur Auswahl stehen über 70 Blöcke mit kommentierten Links zu Modulen, Dashboards und Assistenten. Alle Muster sind frei veränderbar
  • In den Navi-Blöcken ist die Verwendung von HTML möglich, was die Gestaltungsmöglichkeiten erheblich erweitert.
  • Als Navigator-Blöcke sind jetzt auch Aufgaben, Notizen und Nachrichten an Kollegen mit @mentions möglich
  • Neue Funktionsblöcke zeigen das Tagesdatum und Vertragsdaten wie Erstanmeldung und Restlaufzeit an.
  • Neue Statistikblöcke zeigen die Statistischen Daten von Adressen, Objekten und Einheiten
  • Neue Diagrammblöcke zeigen die Diagramme Adressen nach Klassifikation, Objekte nach Art und Einheiten nach Art
  • Registerkarten ermöglichen einen besseren Überblick auch über größere Navi-Block-Sammlungen
  • Optische Verfeinerung des Navigators

Sonstiges

  • Neuer Bericht Belegungsliste im Modul Einheiten zeigt die Personenbelegung von Einheiten über Abrechnungsjahre hinweg
  • In der Einfachen Buchführung gibt es jetzt die Buchungs-Art „Umbuchung“ für Einschüsse und Entnahmen von Eigentümern, Auflösungen und Zuführungen zu Rücklagen. Diese Buchungen werden dann auch nicht mehr verwirrenderweise in Auswertungen als Ausgaben angesehen und als Umlagen in der Abrechnung umgesetzt.
  • Bei der Anlage von Buchführungen mit Kontenrahmen gibt es jetzt mehr Unterstützung im Programm
  • Übersichtlicherer Transfer von Buchungssummen aus der Einfachen Buchführung (Kontobuch) in die jeweilige Abrechnung.
  • Assistierter Druck von Abrechnungen.
  • Anlage V um Zeile 50 Sonstiges erweitert

 

Revision 2202

Filter sind ein- und ausblendbar.

Umstellung auf InnoDB Tabellen in der Datenbank für schnellere Anzeige der Daten.

Diverse Optimierungen der Technik.