Sprung zur TabelleSprung zum MenüSprung zur SucheHotkey Referenz

Versionshistorie INtex Hausverwaltung PLUS

INtex Hausverwaltung Logo

Revision 1910

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Wirtschaftspläne lassen sich als eigene Abrechnungsart klassifizieren und in der Liste der Abrechnungen filtern
  • Bei Wirtschaftsplänen heißt die Überschrift im Ausdruck „Wirtschaftsplan“ und nicht mehr Abrechnung. Der Abrechnungszeitraum wird „Planungszeitraum“ betitelt, der Saldo mit Anhebung und Senkung statt Nachzahlung und Guthaben erklärt.

Verbesserungen bei den Assistenten

  • Zentrales ? Hilfe-Menü fasst alle Assistenten und Dokus zusammen und steht immer zur Verfügung
  • Übersichtlichere Gestaltung der Assistenten
  • Neue Assistenten im Bereich Abrechnungen. Unterscheidung von Mieterabrechnungen, Eigentümerabrechnungen, Wirtschaftsplänen und Heizkostenabrechnungen
  • Neuer Assistent §35a EstG Nachweise für haushaltsnahe Dienstleistungen
  • Neuer Assistent Mahnwesen
  • Videos direkt in den Assistenten

 

Revision 1909

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Die Netto-Abrechnung steht jetzt auch als „individuelle“ Abrechnung zur Verfügung, so dass auch hier der Abrechnungskopf frei gestaltet werden kann.

Individuelle Einstellungen

  • Über Individuelle Einstellungen können nicht benötigte Module ausgeschaltet und bei Bedarf auch wieder eingeschaltet werden – dies gilt für die Einfache und Doppelte Buchführung, die Inventarverwaltung und die Auftragsbearbeitung. Auch spezielle Befehle zur WEG-Verwaltung können ausgeblendet werden, sofern nur Mietverwaltung erledigt wird.
  • Der Anwender kann wählen, welcher Bildschirm als Startbildschirm dienen soll. Zur Wahl stehen das normale Startmenü, der Navi-Bildschirm, die Adressen-Liste, die Heute/Wiedervorlage-Ansicht, die Terminliste und die Aufgabenliste.

Weitere Änderungen

  • Aufgewerteter Registrierungsbildschirm
  • Diverse Möglichkeiten geschaffen, auch nachträglich fehlende Daten einzupflegen. So können etwa bei Objekten, Einheiten und Abrechnungskonten fehlende Eigentümer und Mieter in einem neuen Fenster nacherfasst werden, ohne die laufende Erfassung zu verlassen. Bei Schlüsseln, Zählern und Flächen können die Räume nacherfasst werden.  Ebenso sind viele Wertelisten direkt an Ort und Stelle erweiterbar.
  • Zwei neue Schalter im Editieren-Bildschirm von Einheiten, um automatisiert die Räume für 2- und 3Zimmer-Wohnungen anzulegen.
  • Übersichtlichere Gestaltung des Inventar-Moduls.
  • Der Fussbereich erscheint der Übersichtlichkeit halber nur noch im Menü und auf Listenseiten.

Revision 1907

Verbesserungen beim Mailen

  • Signatur-Feld in Einstellungen, um Absender- und Impressum-Angaben in Mails zu hinterlegen
  • Automatisches Einfügen der Signatur in jeder Mail
  • Verknüpfung zu INtex Mail für Mail-Historie und -Archivierung

Weitere Verbesserungen bei PDFs

  • Generierung von Angeboten und Rechnungen direkt als PDF Datei über einen entsprechenden Schalter PDF in der Ansicht von Angeboten und Rechnungen. Die gesonderte Druckansicht für Rechnungen und Angebote wird damit obsolet, der Weg zum Drucken deutlich verkürzt und effektiver gestaltet.
  • Generierung von Briefen auch als Blanko PDF zum Druck auf gedrucktes Briefpapier. Damit wird die getrennte Ansicht „Korrespondenz Briefdruck“ obsolet.
  • Generierung von PDFs aus Notizen zur Weitergabe von Notizen gedruckt oder per Mail.
  • Generierung von PDFs aus Aufgaben zur Weitergabe von Aufgaben gedruckt oder per Mail.

Verbesserungen bei Angeboten und Aufträgen (XTended Edition)

  • Angebote und Rechnungen können mit Objekten und Einheiten verknüpft werden.
  • Optisch deutlichere Darstellung von bezahlten und offenen Rechnungen.
  • Aufgeräumtere Eingabemaske für Angebote und Rechnungen
  • Bemerkungen können formatiert werden.

Verbesserungen bei den Abrechnungen

  • Anmerkung zu den Umlagefaktoren erlaubt die Erklärung z.B. vom QM2 und QM3 Umlagen direkt bei dem Ausweis der Umlagefaktoren in der Abrechnung
  • Anmerkung zur Anpassung erlaubt die Erklärung der Anpassung der Vorauszahlungen, z.B. Trennung in HK und NK Vorauszahlung oder Netto, Mwst und Brutto direkt bei der Anpassungs-Information

Sonstiges

  • Bei Dokumenten können jetzt auch Sammlungen von Dateien hochgeladen werden. Bis zu 10 Dokumente und/oder Bilder mit bis zu 6 MB Umfang maximal sind möglich. So ist das Speichern etwa mehrerer Fotos nach einer Objektbegehung deutlich einfacher als bisher.
  • Dokumente können mit Aufgaben verknüpft werden. Dadurch können etwa mehrere Angebote nach einer Ausschreibung für eine Instandsetzung an die Aufgabe angehängt werden.
  • Befehle der XTended Edition werden in der Demo mit XT markiert.

 

Revision 1906

Kompatibilität mit PHP 7.3 (Beschleunigung der Ausführung)

Standardschreiben und -ausdrucke (PDF Export)

  • Standardschreiben (Exposee, Mietvertrag, Vermieterbescheinigung, Übergabeprotokoll, Mieterhöhungsankündigung und Kündigung) können in Einstellungen wie ein Serienbrief mit Variablen definiert werden und lassen sich aus der Ansicht einer Einheit direkt als PDF Datei herunterladen. Die PDF Dateien können archiviert, gedruckt, gemailt oder etwa mit Word oder einem geeigneten PDF Editor editiert werden. So lassen sich optischer Feinschliff, aber auch inhaltliche Änderungen vornehmen.
  • Zusätzlich können aus Adressen heraus Namensschilder, Adressetiketten und Visitenkarten als PDF exportiert werden. Weiterhin steht ein frei definierbares Datenblatt zur Verfügung, dass z.B. als Vordruck für eine Mieterselbstauskunft genutzt werden kann.
  • In Inventar können Datenblätter incl. Bildern und Etiketten frei definiert und als PDF ausgegeben werden.
  • Neue Option, direkt aus der Korrespondenz heraus einen Brief mit Kopf- und Fußzeilen auch mehrseitig als PDF abzuspeichern.
  • Optimierte PDF Generierung mit Kopf- und Fußzeilen für Briefe und Serienbriefe.
  • Die bisherigen Menübefehle zum Druck von Etiketten und Datenblättern sind obsolet.

Optimierte Listen- und Berichtsansicht

  • Suchfeld links oberhalb der Filter angeordnet. So sind alle Such- und Filteroptionen zusammen
  • Seitennavigation und -optionen gesammelt unter der Tabelle angeordnet
  • Options-/Zahnrad-Menü neben den Druckoptionen angeordnet. So sind etwa Import und Export auf der Oberfläche präsenter
  • Vollständiges Menü umbricht nicht mehr auf Full HD Bildschirmen
  • Auf Smartphones sind der Hinzufügen- und Löschen-Schalter direkt erreichbar

Aufgewerteter Login-Bildschirm

Verbesserungen in der Buchführung

  • Das Kontobuch merkt sich für neue Buchungen die zuletzt bebuchten Abrechnungen und Abrechnungskonten
  • Das Journal merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung
  • Die Schnellbuchungsmaske merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung
  • Der Buchungsassistent merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung

Verbesserungen für die Verknüpfung von Einheiten und Adressen

Bei den Adressen werden jetzt die Einheiten sowohl bei Eigentümern als auch Mietern angezeigt. Dabei wird zwischen Besitzer und Mieter unterschieden und es werden die passenden Daten angezeigt, bei Mietern etwa die Mietkonditionen der Einheit, bei Eigentümern z.B. die Miteigentumsanteile.

Revision 1905

Verbesserungen im Facility Management

  • Umfangreiche Erweiterung der Feldauswahl bei Objekten
  • Umfangreiche Erweiterung der Feldauswahl bei Einheiten
  • Möglichkeit zur Erfassung der Energieausweise mit Verknüpfung zu Objekten und Einheiten
  • Export-Befehl von Einheitendaten ins XML Format Immoscout-kompatibel (XT Edition)

Neue Assistenz

  • Aufwertung der Assistenten mit überarbeiteter Funktionalität und umfangreichen Hilfetexten.
  • Neuer Assistent für neue Adressen von Mietern und Eigentümern.
  • Die Assistenten sind über ein Popup-Menü direkt im Eingangsbildschirm gut sichtbar zu erreichen.

Revision 1904

  • Beschleunigung der Auswertungen in der Buchhaltung durch Anlage diverser weiterer Indices und Optimierung der Abfragen.
  • Zusätzliche Einführung des SKR97 für Privatpersonen als Kontenrahmen in der doppelten Buchführung.
  • Team-Sicherheit für Einheitenarten eingeführt.

Revision 1902

Verbesserungen für WEG-Verwalter

  • Versammlungen und TOP Punkte für WEG Versammlungen mit Druckoption
  • Beschluss-Sammlung mit Speicherung der Abstimmungsergebnisse und Schutz vor Veränderungen

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Option zum Export der Daten aus dem Buchungsassistenten
  • Buchungsassistent benutzt für Buchungen nur dann das Tagesdatum, wenn das Datumsfeld leer ist.

Verbesserungen bei der Adressverwaltung

  • Visitenkartenansicht im Adressmodul
  • In die Anschrift werden auch Vor- und Nachname der Partner-Felder hineingeneriert.

Sonstiges

  • Anstelle des Logo Links kann jetzt auch ein Kopfbereich gedruckt werden. Dieser kann aus Text und Grafik bestehen.
  • Optische Verfeinerungen wie etwa Icons in den Standardschaltern.
  • Neuer Schalter zur Anlage von Kostenpositionen gemäß BKVo in nummerierter Form. Über die Nummerierung ist auch eine inhaltlich, thematische Darstellung und Sortierung der Umlagen möglich.
  • Objekteliste zeigt jetzt auch die Zahl Einheiten und die Wohnflächen mit Summen an
  • Einheitenliste zeigt jetzt auch die Zahl Zimmer und die Wohnflächen mit Summen an
  • Sicherheitsabfragen bei der Anlage von Kontenrahmen
  • Der Administrator kann die Daten einzelner Teams/Anwender als Backup exportieren.
  • Der Administrator kann die Daten einzelner Teams/Anwender löschen (DSGVO)

Revision 1901

  • Anlage diverser Indices zur schnelleren Suche und Sortierung. Dies hilft vor allem in den Bereichen Buchführung und Abrechnungen, aber auch bei der Adressverwaltung.
  • Neuer Befehl zum Importieren von Objektdaten mit richtiger Zuordnung von Nutzern und Eigentümern über die Kurznamen der Adressen.
  • Neuer Befehl zum Importieren von Einheitendaten Objektdaten mit richtiger Zuordnung von Nutzern und Eigentümern über die Kurznamen der Adressen sowie Zuordnung zum Objekt über die Objekt-Bezeichnung.
  • Zählerstandsdaten werden bei den Abrechnungskonten angezeigt.
  • Verfeinerte Optik.

Revision 1812

Verbesserung bei der Buchführung

  • Über Buchungsimport können jetzt Standardbuchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Datum, Betrag, Betreff importiert werden. Es muss lediglich eine Spalte „Buchfuehrung“ mit der ID-Nummer der gewünschten Ziel-Buchführung ergänzt werden, damit die Buchungen auch in der gewünschten Buchführung mit der beabsichtigten Kontierung landen. Hierüber können auch monatlich wiederkehrende Buchungen wie die Sollstellungen automatisiert werden. Solche Buchungslisten sind auch leicht von einer auf eine andere Buchführung umzuschreiben – es muss nur die Spalte „Buchfuehrung“ mit der ID der neuen Buchführung belegt werden.
  • Saldenliste. Diese kann gedruckt und exportiert werden. Über einen Import der Saldenliste kann der Saldenübertrag weitgehend automatisiert werden.
  • Neuer Bericht Mwst für die einfache Buchführung erlaubt die Datensammlung für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Engere Verknüpfung von Abrechnungen und einfacher Buchführung

  • Als Eingabehilfe bei Umlagen in der Abrechnung werden die im Kontobuch gebuchten Belege angezeigt, die als Kategorie die Bezeichnung der Umlage erhalten haben und auf die Abrechnung gebucht wurden. Bei Verwendung identischer Buchungskategorien in der einfachen Buchführung und Umlagebezeichnungen in der Abrechnung ist die Abrechnung so deutlich schneller erstellt, weil die Summen direkt einsehbar sind.
  • Bei den Vorauszahlungen in Abrechnungen werden die passenden Buchungen aus dem Kontobuch als Eingabehilfe angezeigt.

Revision 1811

Verbesserungen bei der Gebäudeverwaltung

  • Die Kaltmiete pro QM wird automatisch bei Eingabe der Kaltmiete berechnet
  • Der Einkaufspreis pro QM wird automatisch bei Eingabe des Kaufpreises berechnet
  • Der Verkaufspreis pro QM wird automatisch bei Eingabe des Verkaufspreises berechnet
  • Neues Feld „Vertragsart“ erlaubt die Klassifikation nach befristeten und unbefristeten Verträgen, Index-, Staffel- und Gewerbemietverträgen
  • Neue Ansicht „Vermietungskonditionen“ erlaubt einen schnellen Überblick über Mieten, Nebenkosten und Mieten pro Quadratmeter, NK pro Quadratmeter. Diese Ansicht hilft bei der Festlegung, wo Mieten erhöht werden können. Dazu kann nach Miete pro QM gefiltert und sortiert werden, angezeigt werden auch die durchschnittlichen Mieten und Nebenkosten sowie die Summen aller QM und Mieten.
  • Historie bei Objekten und Einheiten bietet einen Audit der Änderungen an den Objekt- und Einheiten-Datensätzen. So kann etwa nachvollzogen werden, wann sich der bauliche Zustand eines Objekts verändert hat oder wann die Miete für eine Einheit zuletzt angepasst wurde.
  • In der Liste der Zähler werden die Verbräuche aufaddiert.

Verbesserungen bei den Abrechnungen

  • Umlagen können als Umlegbare Kosten, Umlegbare Kosten (Mieter), Umlegbare Kosten (Eigentümer), Erträge und Rückerstattungen klassifiziert werden.
  • Dadurch sind in WEG-Abrechnungen Zwischensummen für an die Mieter weiterzureichende Kosten und beim Eigentümer verbleibende Kosten möglich.
  • Weiterhin können damit Rückerstattungen von Beiträgen oder z.B. Auszahlungen von Versicherungsleistungen sowie Erlöse z.B. durch Waschmaschinen-Vermietung gesondert ausgewiesen und addiert werden. Dies macht die Abrechnung in diesem Punkt deutlich klarer, weil z.B. um Rückerstattungen gekürzte Abschläge so direkt nachvollziehbar werden.
  • Schalter „Kontrollsummen“ zeigt bei den Umlagefaktoren in Abrechnungen die zugehörigen Summen aus den Abrechnungskonten an. So lassen sich Fehler schneller feststellen und Falscheingaben vermeiden.

Sonstige Änderungen

  • Navigator überarbeitet und Workflow-Idee integriert
  • Team-Sicherheit bei Farben
  • Bei Anlage einer Direktbuchung auf ein Abrechnungskonto in der einfachen Buchführung, werden die Kaltmiet- und Nebenkostenbeträge aus dem Abrechnungskonto als Vorgabe übernommen. Das vereinfacht die Buchung von Mietzahlungen und Mietforderungen.
  • Bei Aufgaben kann in Organizer nach meinen Aufgaben (Zuständigkeit=Benutzername) gefiltert werden.
  • Aufgaben können als monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich sich wiederholend gekennzeichnet werden. So sind z.B. Wartungsarbeiten leichter als Aufgabe anzulegen und zu kontrollieren.
  • Aufgaben lassen sich Projekten zuordnen. Die Aufgaben sind nach den Projekten filterbar.

Revision 1810

Verbesserungen in der Buchführung:

  • Einführung von Musterbuchungen im Kontobuch. Musterbuchungen werden automatisch vom System in jedem Monat wiederholt. Das ist ideal für alle Formen von wiederkehrenden Zahlungen, Ausgaben wie Einnahmen, etwa Abschläge, Mieten, Ratenzahlungen, Annuitäten uvm, aber natürlich auch für die Soll-Stellungen der Mieten.
  • Neuer Assistent zur Aufteilung z.B. von Grundsteuern auf mehrere Abrechnungsobjekte (Vorwegabzüge).
  • Verbesserter Import im Kontobuch: Bei gleichem Betreff wird eine importierte Buchung kategorisiert wie die letzte gleiche Buchung und Warmmietzahlungen werden gesplittet wie die letzte gleiche Buchung.
  • Neuer Importbefehl für Kontoauszüge mit automatischer Zuordnung der Felder und Verbuchung wie bei der letzten Buchung mit gleichlautendem Betreff.
  • Im Kontobuch kann kein bei jeder Buchung der Mwst-Satz hinterlegt werden, der Netto- und der Mwst-Betrag werden errechnet

Verbesserungen bei Abrechnungen:

  • Neue Umlagemöglichkeit nach Stromverbrauch. Damit kann auch die Überlassung von Strom etwa aus einem Blockheizkraftwerk oder einer Photovoltaik-Anlage direkt an die Mieter umgelegt werden.
  • Umlegbare Kosten, Vorauszahlungen und Direkte Kosten sowie Rücklagebuchungen können im Stapel dupliziert und geändert werden. Das erleichtert die Erstellung ähnlicher Abrechnungen, weil etwa die Kosten einer Abrechnung für den Wirtschaftsplan oder die Kostenpositionen aus dem Vorjahr für eine neue Abrechnung genutzt werden können.

Diverse Neuerungen:

  • Lookup der Adressen geht auf die Kerndaten, was die Eingabe beschleunigt.
  • Bei Zählern kann die Maßeinheit in einem gesonderten Feld angegeben werden.
  • Historie für Adreßänderungen unter Adressen (vertraulich) bei der Ansicht von Datensätzen. Nachvollziehbarkeit von Änderungen mit Blick auf die DSGVO
  • Historie von Vertragsänderungen unter Verträge bei der Ansicht von Datensätzen.
  • Option zur Ansicht nur der aktiven Verträge.

Revision 1809

Verbesserungen bei der Korrespondenz

In Briefen und Schriftstücken, die mit einer Einheit verknüpft sind, können jetzt über Variablen Einheiten-Informationen automatisch in den Text übernommen werden. Dazu gehören Name der Einheit, Art der Einheit, Etage, MEA, QM, Kaltmiete, Heizkosten, Nebenkosten, Warmmiete und Hausgeld. Auf Basis dieser Informationen können diverse Standardschreiben deutlich vereinfacht erstellt werden, etwa: Mahnung letzte Monatsmiete, Anschreiben Mietvertrag, Begrüßung Neu-Mieter und Neu-Eigentümer, Vermietungsangebot, Exposee. Auch für Mieterhöhungsankündigungen und Courtage-Rechnungen sind diese Variablen eine deutliche Hilfe. Lediglich die zu berechnenden Werte müssen noch manuell eingetragen werden, was aber auch die Flexibilität läßt, etwa einen Betrag zu runden.

Verbesserungen in der Buchführung

Die Kontenrahmen für die Wohnungswirtschaft, Immobilienwirtschaft und die Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 können jederzeit über entsprechende Schalter aus der Bearbeitungsansicht des Kontenrahmens angelegt werden. So ist es kein Problem, wenn versehentlich die Muster-Kontenrahmen gelöscht werden.

Weitere Verbesserungen

  • Webhook-Integration für Adressen, Termine, Notizen und Aufgaben.
  • Teilen per Mail: Adressen, Notizen, Dokumente, Aufgaben und Termine lassen sich per Mail mit einem Link auf die betreffenden Datensätze teilen
  • Individuelle Demo-Stellung mit Registrierung und 14tägigem Tetzeitraum.
  • Gesetze und Urteile aus dem Kundenportal sind über das Menü erreichbar.
  • QuickAdd für Adressen im Eingangsbildschirm
  • Auf den Seriennummern-Assistenten kann auch für Rechnungen zurückgegriffen werden
  • Taschenrechner Addin für Eingabefelder wie Buchungsbeträge
  • In Kostenarten können die üblichen BKVo Kostenarten per Schalter angelegt werden

Revision 1808

Verbesserungen in der einfachen Buchführung

  • Zusätzliche Angabe des §35a EStG Absatzes bei der Angabe des §35a EStG Betrages
  • Splittung einer Annuität in Zinsen und Tilgung
  • Unter Einfache Buchführung/Klassifikationen Kontobuch kann die Auswahl der Klassifikationen für Einnahmen, Ausgaben etc. vordefiniert werden. Außerdem erscheinen in der Buchungsmaske nur noch die für eine Buchungsart passenden Klassifikationen.
  • Neuer Buchungsbericht Objekte, der eine Einnahmen- und Ausgabenauswertung über die Jahresbeschränkung der Abrechnungen hinweg ermöglicht.
  • Zusätzliche Felder IBAN, BIC, Kontoinhaber und Bank für das Banking bei Ausgaben
  • Rechnungen für Ausgaben können aus dem Kontobuch über Bezahlcode oder Girocode direkt mit einer Banking-App überwiesen werden
  • Optionale Anzeige nur der Soll-Stellungen für einfachere Wiederausführung von Soll-Stellungen über „Markierte buchen“.

Verbesserungen bei der Aufgabenverwaltung

  • Bei den Aufgaben können jeder Aufgabe beliebig viele Arbeitszeiten angehängt werden. So ist eine Zeiterfassung und Auswertung im Programm möglich. Die Zeiten können dann über die integrierte Fakturierung natürlich auch in Rechnung gestellt werden.
  • Jede Aufgabe kann mit einem Foto versehen werden. So weiß der Hausmeister etwa gleich, welcher Schaden wo genau gemeint ist und repariert werden soll.

Verbesserungen in der Adressverwaltung

  • Einführung eines Feldes Dokumenten URL. Hier kann eine Adresse etwa mit einem Ordner auf Onedrive verknüpft werden, um Dokumente dort direkt mit der Adresse zu verbinden.
  • Einführung eines Feldes Mail URL. Hier kann eine Adresse etwa mit einem intelligenten Postfach, das nur die Mails des jeweiligen Absenders enthält, verbunden werden.
  • Beim Export von Serienbriefsteuerdateien für Word können die Daten nun nach Klassifikation und Ort gefiltert werden
  • Mail- und Telefonlisten können nach Ort gefiltert werden.

Verbesserte Integration

  • Outlook Kalender kann über das Organizer/Termine Menü aufgerufen werden
  • Outlook Mail kann über das Organizer/Korrespondenz Menü aufgerufen werden
  • Word online kann über das Organizer/Korrespondenz Menü aufgerufen werden
  • Onedrive kann über das Organizer/Dokumente Menü aufgerufen werden
  • OneNote kann über das Organizer/Dokumente Menü aufgerufen werden

Einrichtung eines mobilen Zugangs, der über Benutzerrechte frei konfigurierbar ist.

Revision 1807

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Bei der Neuanlage einer Abrechnung werden x Abrechnungskonten entsprechend der Einheiten im Gebäude automatisch angelegt mit Bezeichnung, Quadratmeter, Nutzerangabe etc. So müssen in der Regel nur noch Konten für Leerstände und Mieterwechsel manuell angelegt werden.
  • Bei der Duplikation von Abrechnungen werden auch die Konten dupliziert
  • Neuer Schalter BKVo legt bei einer Abrechnung automatisch alle Umlagekosten-Positionen gemäß Betriebskostenverordnung an.
  • Neuer Schalter „Personenschnitt“ übernimmt den Schnitt der Personen aus der Personentabelle auf Mausklick in das Personen-Feld der Abrechnung.
  • Neues Abrechnungs-Drucklayout „Heizkosten ohne Warmwasser“. Hiermit können Heizkostenabrechnungen mit reiner Warmwasser-Erhitzung durch Boiler etc. dargestellt werden.
  • Bei Kostenarten können Umlageart und Mwst-Satz mitbestimmt werden. Diese Angaben werden bei umlegbaren Kosten dann übernommen.
  • Bei den §35a EStG Ausdrucken werden Kopf- und Fußbereich wie auf den Abrechnungen gedruckt, damit der Ersteller des Ausweises auch ohne den Zusammenhang der Abrechnung klar ist.
  • Vereinfachte Berechnung von Anpassung und neuer Gesamtleistung: Alle diesbezüglichen Daten in einer neuen Registerkarte „Anpassung“ zusammengefasst. Über den Schalter Info können die anteiligen Kosten abzüglich Vorauszahlungen als Saldo und ein daraus errechneter Anpassungsvorschlag abgerufen werden. Außerdem werden aus Einheiten die dort hinterlegten Daten für Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten etc. angezeigt und zur jetzigen Gesamtleistung addiert. Bei einer Änderung der Anpassung wird diese automatisch zur bisherigen Gesamtleistung addiert und in das Feld neue Gesamtleistung übernommen.

 

Verbesserungen Gebäude-Management

  • Bei der Neuanlage eines Objekts mit x Einheiten, werden x Einheiten automatisch angelegt.
  • Bei Zählern können Informationen zur Eichung hinterlegt werden
  • Korrespondenz läßt sich auch mit Objekten und Einheiten verknüpfen
  • Immobilien-Dashboard mit Diagrammen: Gebäude nach Art, Einheiten nach Art, Gebäude nach Fläche

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Ausgaben im Kontobuch werden zur besseren Übersicht rötlich unterlegt
  • Möglichkeit im Kontobuch nur die Ist-Buchungen anzuzeigen
  • Drucklayout für Kontoauszüge mit Kontostand aus der einfachen Buchführung heraus
  • Aufteilung des Menüs Buchführung in Einfache und Doppelte Buchführung für mehr Übersicht

Diverses

  • Eingabe- und Ansichtsmasken für Termine aufgeräumt
  • Verträge mit Korrespondenz, Dokumenten, Notizen und Aufgaben verknüpfbar
  • Fehlerkorrekturen bei der Team-Sicherheit

Revision 1806

Optimierung für die DS-GVO

  • Team-Sicherheit: Die Mitarbeiter können in Teams eingeteilt werden. Nur Team-Mitglieder sehen die Daten des Teams. So kann es auch private Daten in der zentralen Datenbank geben.
  • Neue Ansicht „Kerndaten“ für Adressen. Diese Ansicht kann für die Mitarbeiter freigegeben werden, die zwar die reinen Adressdaten für ihre Arbeit brauchen, aber nicht die erweiterten Daten und Verknüpfungen.
  • Eine weitere Ansicht „Vertraulich“ bietet fünf neue verschlüsselte Felder, um besonders persönliche Daten etwa von Mietern und Eigentümern zu speichern. Diese Ansicht kann „normalen“ Mitarbeitern über die Zugriffsrechte vorenthalten werden. Die Daten sind auch nicht exportierbar und im Backend der Datenbank nur verschlüsselt zu sehen. Eine Nutzung via ODBC oder API-Zugriff ist wegen der Verschlüsselung ausgeschlossen. Das Modul wird in einem neuen Fenster/Tab geöffnet, um ein einfaches Zurück-Navigieren für Unbefugte zu verhindern.
  • Automatische Mitschrift des Erfassungsdatums von Adressen
  • Feld Datenherkunft, kann dokumentieren, woher die Adressdaten stammen (Kontaktformular, Auftrag, Vertrag, Anfrage schriftlich oder per Telefon etc.)

Einführung der WEB-Technologie mit Team-Funktionen

  • Einteilung der Nutzer in Teams, so dass nur Team-Mitglieder untereinander ihre Datensätze sehen. Diese Verbesserung erfolgt auch im Hinblick auf die DS-GVO.
  • Vorbereitung für die Selbstanmeldung von Nutzern
  • Vorbereitung für die Einführung einer privaten Demo
  • Vorbereitung für die Einführung einer WEB-Lizenz für Einzelnutzer

Verbesserungen bei Umlagefaktoren und Abrechnung

  • Neues Abrechnungslayout „Individuell“. Hier läßt sich unter Einstellungen/Abrechnung der gesamte Kopfbereich mit Variablen wie ein Serienbrief frei selbst gestalten. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

#ABSENDER#
#ANSCHRIFT#
#ABRECHNUNGSKONTO#
#DATUM#
#ORT#
#WAEHRUNG#
#ABRECHNUNG#
#AVON#                      Abrechnungsbeginn
#ABIS#                      Abrechnungsende
#ATAGE#                     Abrechnungstage
#KVON#                      Abrechnungsbeginn für Abrechnungskonten
#KBIS#                      Abrechnungsende für Abrechnungskonten
#KTAGE#                     Abrechnungstage für Abrechnungskonten
#ANMERKUNG#                 Allgemeine Anmerkung
#ANMERKUNG1#                Anmerkung für Abrechnungskonten spezifisch
#ZAEHLER#                   Darstellung der Zählerstände
#ANPASS#                    Anpassung der Vorauszahlungen
#NEUEMIETE#
#UMLAGEFAKTOREN#            Darstellung der Umlagefaktoren

  • Neue Umlage MEA 3 für komplexe WEGs
  • Neue Umlage Einheiten 3 für komplexe Mietshäuser
  • Auswahl der Umlagefaktoren jetzt in einer übersichtlichen Aufklappliste bei den Umlagefähigen Kosten
  • Korrektur bei Umlage nach MEA 2

Sonstiges

  • Neue Möglichkeit, Fotos direkt als neue Dokumente in die Datenbank zu fotografieren.
  • Neue, verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung zusätzlich
  • Neue, verkürzte Summen- und Saldenliste zusätzlich
  • Die Ansicht Konten/Kontenrahmen zeigt bei bebuchten Konten Habensumme, Sollsumme und Saldo.
  • Schalter führt von Abrechnungskonten direkt zur Druckvorschau der betreffenden Abrechnung
  • Schalter führt von Korrespondenz direkt zur Druckvorschau des betreffenden Briefes
  • Schalter führt von der Rechnungseingabe direkt zur Druckvorschau der jeweiligen Rechnung
  • Schalter führt von der Angebotserfassung direkt zur Druckvorschau des jeweiligen Angebots
  • Im Buchungsassistenten werden für Konten und Gegenkonten jetzt Kontonummer und -bezeichnung angezeigt
  • Hilfstexte zur Erläuterung der Variablen bei Layouts (Brief, Serienbrief, Rechnung, Angebot, Abrechnung)

Revision 1805

Verbesserungen in der Oberfläche

  • Fein-Tuning bei der Anzeige auf Smartphones (Filter-Schalter, Register)
  • Weiße Hinterlegung der Eingabe- und Datenbereiche in Hinzufügen-, Editieren- und Ansichts-Bildschirmen. Dadurch indirekte Hervorhebung der Navigations- und Speichern-Schalter
  • Doppelte Anzeige der Schalter unten und oben in Editieren-Bildschirmen. So kann das Editieren an jeder Stelle der Bearbeitung mit Speichern oder Abbrechen abgeschlossen werden.
  • Schalter in den Ansichtsbildschirmen oben, so dass ein schnelleres Durchblättern möglich wird.
  • Nach oben Schalter im Fußbereich
  • Home-Schalter im Fußbereich
  • Schwebender Nach oben Schalter sobald gescrollt wird
  • Inaktiver Löschen-Schalter immer zu sehen (Löschoption sichtbar), Löschen-Schalter zur Warnung rot hervorgehoben.

 

Umgestaltetes Eingangsmenü – es stehen jetzt die meist genutzten Module oben in der Reihenfolge des Einstiegs in das Programm.

Neuer Navigator

Der Navigator ist eine weitere, konfigurierbare Möglichkeit zur Navigation durch das Programm. Während das horizontale Hauptmenü am oberen Bildschirmrand und der Eingangsbildschirm eine feste Auswahl von Modulen und Befehlen in vordefinierter Reihenfolge und Anordnung aufführen, kann die Struktur des Navigators von Ihnen völlig frei definiert werden:

  • Sie bestimmen die Anzahl Einträge im Navigator, deren Reihenfolge, Klassifizierung, Benennung und ein Farbetikett. Einträge können nachträglich auch geändert und wieder gelöscht werden. Der Administrator kann bestimmen, ob solche Änderungen nur von ihm durchführbar sind oder jedem Anwender zur Verfügung stehen.
  • Klassifizierung, Titel und Etiketten dienen dabei dem Anwender zur Filterung der Auswahl im Navigator, sollte dieser mit sehr vielen Einträgen definiert worden sein.
  • Nach Klassifizierung, Titel und Etiketten können die Einträge zudem frei sortiert werden.
  • Definieren Sie Navigator-Links etwa zu den Listenansichten der Module z.B. mit Adressen_list.php
  • Definieren Sie Navigator-Links z.B. direkt zu bestimmten Datensätzen in einem Modul mit Objekte_list.php?qs=jakob&criteria=or&tab=all&orderby=aBezeichnung. Derartige Links können Sie aus der Browser-Adresszeile kopieren, wenn Sie die gewünschte Ansicht ansteuern und eine Suche durchführen.
  • Definieren Sie Navigator-Links zu Registerkarten einer Listenansicht, z.B. zu allen Aufgaben mit Aufgaben_list.php?tab=all
  • Definieren Sie Links auch zu Ansichten einzelner Datensätze: Adressen_view.php?editid1=172. Auch solche Links erhalten Sie über die Browser-Adresszeile, wenn Sie bestimmte Datensätze manuell ansteuern.
  • Schließlich können Sie auch allgemeine http-Links auch zu externen Zielen wie Ihrem Online-Banking, Ihrem Webmailer etc. herstellen: https://meine.deutsche-bank.de/trxm/db/ führt zur Deutschen Bank.

 

Neue Assistenzfunktionen

  • Neuer Assistent „Abrechnungen“, der alle Arbeitsschritte für eine Abrechnung in einem Bildschirm zusammenführt.
  • Neuer Assistent „Objekte und Einheiten“ im Gebäude-Menü, der alle Arbeitsschritte für die Anlage von Gebäuden, Einheiten, Räumen und Flächen in einem Bildschirm zusammenführt.
  • Neuer Assistent „Doppelte Buchführung“, der eine Übersicht über Buchführungen, Kontenrahmen und Buchungsjournale samt Zugriff auf Kontenblätter, Summen und Salden sowie GuV gewährt.

Verbesserungen bei der Vertrags-Verwaltung

  • Neue Felder für die Erfassung von Kautionsdaten: Kautionsbetrag, Kautionsanlage (Ort und Art), Kaution 1., 2., und 3. Drittel (Zahldatum, Zahlweise, Teilbetrag) und Bemerkungen zur Kaution.
  • Verknüpfung der Einheiten mit einem laufenden Miet-/Nutzungsvertrag. Aus den Vertragsdaten werden Kaltmiete, NK- und HK-Vorauszahlungen übernommen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Die Liste „Abrechnungsempfänger“ führt jetzt neben den Adressen auch die Bankverbindungsdaten und Finanzdaten (Kaltmiete, NK, HK-Vorauszahlungen) der Abrechnungsemfänger auf. Da diese Daten auch exportiert werden können, lassen sich damit nicht nur Serienbriefsteuerdateien erstellen, sondern auch Vorlagen für Lastschrifteinzugsdaten für Banking-Software.
  • In Einheiten wird die Warmmiete aus Kaltmiete, NK- und HK-Vorauszahlungen errechnet und als Vorgabe in das Feld Neue Gesamtleistung bei den Abrechnungskonten übernommen.
  • Berechnung der Personentage pro Abrechnungskonto und der Gesamtpersonentage in der Abrechnung zur Kontrolle der Personendaten
  • Berechnung der Quadratmetertage pro Abrechnungskonto und der Gesamtquadratmetertage in der Abrechnung zur Kontrolle der Quadratmeterdaten und Ein-/Auszugsdaten

Verbesserungen in der Buchführung

  • Neue Mieterkonten Saldenliste wirft übersichtlich nur die aktuellen Salden aller Mieterkonten im Kontobuch (einfache Buchführung) aus. So sind die säumigen Zahler schnell gefunden, zumal die Liste so sortiert wird, dass die Mieter mit den größten Rückständen direkt oben stehen. Über die Mieterkonten kann dann ein Mieter-Kontoauszug als Anlage zur Mahnung gedruckt werden. Die Mieterliste läßt sich als Serienbriefsteuerdatei für Mahnungen (mit vollständiger Anschrift) als auch als Grundlage für Nachforderungen per Lastschrift exportieren (mit IBAN, BIC, Bank)
  • Druck des Kontobuchs überarbeitet (Fehlerkorrekturen, Verbesserungen). Jetzt können übersichtliche Kontoauszüge direkt aus dem Kontobuch gedruckt werden.
  • Im Modul Banking wird jetzt auch der Girocode für das Erstellen von Überweisungen etwa mit den Banking Apps von Sparkassen und Volksbanken sowie der Banking-App Banking 4 von Subsembly unterstützt.

Seriennummernassistent

  • In Einstellungen/Seriennummern können beliebig viele Nummernkreise definiert werden. Diese lassen sich mit Textteil, Nummer, Intervall und Stellen codieren.
  • Seriennummern werden bei Abruf automatisch um das Intervall hochgezählt.
  • Abrufbar sind die Seriennummern für: Kundennummer bei Adressen, Nummer bei Inventar, Aktenzeichen bei Korrespondenz, Schlüsselnummern, Raumnummern

Aktivitätsstatus

  • Adressen, Objekte, Einheiten, Abrechnungen und Abrechnungskonten können auf Inaktiv bzw. Erledigt gesetzt werden.
  • Inaktive (nicht mehr in Verwaltung befindliche Objekte und Einheiten) stehen bei der Objektauswahl in Abrechnungskonten und Abrechnungen nicht mehr zur Verfügung.
  • Inaktive Adressen können bei Objekten und Einheiten nicht mehr als Nutzer und Eigentümer ausgewählt werden und bei Abrechnungskonten nicht mehr als Abrechnungsempfänger
  • In den Listenansichten kann auf den Aktivitätsstatus gefiltert werden
  • In der Erweiterten Suche kann nach dem Aktivitätsstatus gesucht werden
  • Der Aktivitätsstatus umgeht somit in vielen Fällen das Löschen von Datensätzen, so dass historische Daten aufbewahrt werden können, im Arbeitsalltag aber nicht stören. Auch werden so Fehler vermieden – Verknüpfung von neuen Abrechnungskonten mit erledigten Abrechnungen, Auswahl von Adressen längst ausgezogener Mieter für Abrechnungen, Bezugnahme auf nicht mehr in der Verwaltung befindliche Objekte und Einheiten.

INtex Hausverwaltung PLUS ist jetzt eine Progressive WebApp, d.h. mit den Browsern Chrome und FireFox können Sie die Anwendung als Symbol auf dem Desktop ablegen (Android und Windows).

Revision 1802

Optimierte CSS Darstellung.

Lokalisierung für Datums- und Zeitwähler

Optimierte Darstellung der Upload-Schalter.

Direkter Wechsel zur Benutzerverwaltung nach Erst-Login.

Revision 1801

Neues Modul Kontobuch

Für die Fälle, wo eine doppelte Buchführung als nicht notwendig erscheint oder unerwünscht ist, bietet INtex Hausverwaltung PLUS nun im Rahmen der Buchführung das Kontobuch an. Hier können die alltäglichen Geschäftsvorfälle (Mietzahlungen, Mietforderungen, Ausgaben) in Form einer einfachen Buchführung dargestellt werden. Ein oder mehrere Bankkonten können nachgebucht werden.

Das Modul besteht aus den folgenden Elementen:

  • Veränderbare Liste der Buchungen (Einnahmen, Ausgaben, Forderungen, Kontostände/Saldenvorträge) incl. flexibler Summenbildung für Buchungsbeträge und Splittbeträge.
  • Import und Export von Buchungen. Beim Import etwa von Kontoauszügen werden Buchungen mit gleichem Betreff so behandelt wie bereits vorhandene Buchungen.
  • Manuelle Erfassung von Soll-Stellungen, Einnahmen und Ausgaben incl. einfachem Splitt für Warmmieten in Kaltmiete, NK-, HK-Vorauszahlungen und Garagenmiete. Hausgeldzahlungen können in NK-Vorauszahlungen und Rücklagen-Einzahlungen gesplittet werden, bei Rechnungen lässt sich der §35a EStG Anteil (haushaltsnahe Dienstleistungen) festhalten.
  • Nachträgliche Änderungen und Löschungen möglich. Das lässt sich aber durch eine „Verbucht“-Markierung verhindern, so dass die GOBD einzuhalten sind.
  • Buchungsbericht, der die Einnahme/Ausgabe-Buchungen gruppiert nach Art, Kategorie, Abrechnung und Abrechnungskonto aufführt. Durch die Aufsummierungen lässt sich eine Einnahme-/Überschussrechnung darstellen.
  • Buchungsbericht, der die Forderungs- und Einnahme-Buchungen der Mieter einander gegenüberstellt und als Grundlage als Mahnwesens dienen kann.
  • Balkendiagramm zeigt den Verlauf von Einnahmen und Ausgaben
  • Kreisdiagramm zeigt die Verteilung der Einnahmen
  • Kreisdiagramm zeigt die Verteilung der Ausgaben.

Verbesserungen bei Terminen und Kalendern

  • Kalenderwochenansicht lässt sich jetzt mit Blättern-Pfeilen durchblättern
  • Neue Ansicht Monatskalender mit allen Terminen eines Monats in Kalenderblattansicht. Das Kalenderblatt lässt sich durchblättern.
  • Die Wiedervorlage kann von heute auch auf beliebige andere Tage umgesetzt werden, um etwa die Wiedervorlage von gestern oder morgen anzusehen. So kann man schon vorarbeiten oder z.B. wegen Krankheit liegengebliebene Aufgaben nacharbeiten.

Verbesserung bei der Korrespondenz

  • Neue Felder „Ihr Zeichen“, „Unser Zeichen“ und „Aktenzeichen“
  • In Einstellungen kann das grundsätzliche Brieflayout, also etwa die Anordnung von Ort und Datum, die Gestaltung der Betreffzeile etc. frei gestaltet werden.
  • Der Briefdruck und der Briefexport nach Word nutzen das vom Anwender gestaltete Brieflayout.
  • Aus dem Modul Abrechnungskonten heraus können Serienbriefe an die Empfänger von Abrechnungen erzeugt werden. Dabei lassen sich über Variablen Daten aus der Abrechnung, dem Abrechnungskonto, dem Objekt, der Einheit und der zugehörigen Adresse einmischen. Der Serienbriefinhalt wird in Einstellungen definiert.

Verbesserungen bei Adressen

  • Importfunktion für vCards. Damit können Adressdaten in dem Standardformat für Adressen - https://de.wikipedia.org/wiki/VCard - direkt in die Adressdatenbank importiert werden. Übernommen werden die Felder Firma, Titel, Stellung, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Email und Website-Adresse. Der vCard Import kann auch im Online-Portal freigegeben werden, so dass sich Interessenten mit ihrer vCard anmelden können – eine aufwändigere Adresseingabe entfällt so.
  • Adressetiketten können nach Ort gefiltert werden
  • Die Adressliste kann nach Ort und Klassifikation gefiltert werden

Verbesserungen beim Gebäude-Management und den Abrechnungen

  • Neue Registerkarte Aufteilung erlaubt bei Objekten die Erfassung von Anzahl Einheiten, Abrechnungsfläche, Wohnfläche, Nutzfläche und beheizter Fläche (auch ohne Rückgriff auf eine detaillierte Wohnflächenberechnung)
  • Neue Registerkarte Aufteilung erlaubt bei Einheiten die Erfassung von Anzahl Zimmern, Abrechnungsfläche, Wohnfläche, Nutzfläche und beheizter Fläche (auch ohne Rückgriff auf eine detaillierte Wohnflächenberechnung)
  • Relevante Werte wie Anzahl Einheiten und Abrechnungsfläche werden bei Abrechnungen und Abrechnungskonten übernommen.
  • Neue Registerkarte Leerstände bei den Objekten und Einheiten.
  • Freie Feldauswahl beim Export von Abrechnungskonten, Objekten und Einheiten.

Verbesserungen bei der Vertragsverwaltung

  • Verträge können auf Wiedervorlage gelegt werden
  • Verträge mit WV erscheinen in der Heute-/Wiedervorlage-Ansicht. Somit können Kündigungsfristen und -termine leicht eingehalten werden. Ebenso kann man sich über ein Vertragsende informieren.

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Spezieller Report der Debitorenkonten mit Summen und Salden. So sind säumige Mieter schneller gefunden und Mahnungen leichter erstellt. Dieser Bericht weißt auch die Summen an Rückständen für alle Mieter eines Hauses und alle Häuser insgesamt aus. Der Bericht für ein Debitorenkonto kann einer Mahnung als Nachweis der eingebuchten Zahlungen und Forderungen dienen.
  • Im Kontenrahmen kann die Liste der angezeigten Konten auf die bebuchten Konten reduziert werden.
  • Neuer Bericht „Buchungsübersicht“, der die Buchungen ähnlich wie im Journal anzeigt, die Teilbeträge zusammengehöriger Splitt-Buchungen aber addiert. Das erleichtert den Abgleich mit dem Bankkonto.
  • Assistent zur Aufteilung von Rechnungsbeträgen nach dem Leistungsprinzip. Der Assistent rechnet eine das Abrechnungsjahr übergreifende Rechnung in zwei Buchungsbeträge auseinander.
  • Befehl zum Splitten einer Buchung mit gleicher Belegnummer im Journal.
  • Im Buchungsassistenten kann mit dem Schalter „Steuerbetrag“ die Vorsteuer oder Umsatzsteuer auf den Nettobetrag errechnet werden.

Verbesserungen im Organizer

  • Importfunktion für ics iCal Kalenderdaten. Damit können Termine in dem Standardformat für Kalender - https://de.wikipedia.org/wiki/ICalendar - in die Termindatenbank importiert werden. Übernommen werden die Felder Datum, Zeit, Titel und Beschreibung. So können Sie beispielsweise Feiertage oder Ferienkalender leicht von entsprechenden ics-Kalendern übernehmen, aber auch etwa einzelne Termine, die Sie per Mail als Einladung oder über Websites zum Download bekommen haben.
  • Stapelverarbeitung für Termindaten: So lassen sich viele Termine gleichzeitig z.B. von einem Tag auf einen anderen umsetzen, einem anderen Kalender oder Projekt zuordnen, mit Farbetiketten versehen uvm.
  • Aufgaben können jetzt mit Checklisten versehen werden. Damit ist eine Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen. Inspektionen etwa von Geräten wie Feuerlöschern, Übergaben, Bauabnahmen etc. sind so sehr gut zu strukturieren und zu dokumentieren.

Verbesserungen bei der Auftragsbearbeitung

Das Aussehen der Drucklayouts von Angeboten und Rechnungen kann jetzt mit Variablen in Einstellungen frei gestaltet werden.