WEB share

Datenaustausch zwischen Programmen und Arbeitsplätzen

Die INtex Programme kommen aus einer Hand, sind vom gleichen Team von Programmierern entwickelt und basieren auf der gleichen Technologie. So ist auch die identische Oberfläche in den Programmen und die immer gegebene Möglichkeit, Daten zwischen den Programmen per Export und Import auszutauschen, zu erklären.

Wir bei INtex wollen die Programme aber noch enger miteinander verknüpfen, damit doppelte Datenerfassung soweit wie möglich unnötig wird. Import und Export ist dabei eine gute Möglichkeit, viele Daten zwischen Programmen zu transferieren; der damit verbundene Aufwand ist aber vor allem für weniger versierte Anwender relativ hoch. Der schnelle Austausch etwa nur einer Adresse oder einer Buchung ist auf diesem Wege kaum schneller als die Neuerfassung und somit nicht alltagstauglich.

Deshalb haben wir uns die WEB Share Technologie einfallen lassen, die in engem Zusammenhang zu den WEB helper Funktionen steht.



WEB share - was ist das?


Mit der WEB share Technologie ist es möglich, einzelne Datensätze adhoc mit einem anderen Programm und/oder Arbeitsplatz und Mitarbeiter auszutauschen. Dafür werden drei Wege des Datenaustauschs angeboten:
  • Über die Zwischenablage: Die Daten werden als kompletter Datensatz über den Schalter WEB Share in die Zwischenablage kopiert und können am gleichen Rechner und vom gleichen Anwender unmittelbar danach in ein anderes INtex Programm über den Schalter WEB + eingefügt werden.
  • Über eine Textdatei: Die Daten werden über WEB Share in eine Textdatei auf dem Desktop geschrieben. Diese Datei läßt sich für spätere Verwendung vorhalten, im Netzwerk kopieren, zentral auf NAS und Servern ablegen oder auf Datenträgern wie USB Sticks austauschen. Wenn der Datensatz in der WEB Share Datei gebraucht wird, öffnet man die Datei, kopiert den Inhalt in die Zwischenablage und fügt die Daten via WEB + in das Zielprogramm ein.
  • Über eine Mail: Die Daten werden mit WEB Share an eine beliebige Mail-Adresse versandt. Der Inhalt der Mail kann am Zielrechner jederzeit in die Zwischenablage kopiert und mit WEB + in ein INtex Programm eingefügt werden.

Vergleich der WEB Share Wege zum Datenaustausch

WegMitarbeiterArbeitsplatzZeitSystem
Zwischenablageder gleicheam selbensofortidentisch
Textdateider gleiche oder ein andereram selben oder einem anderensofort oder späterunterschiedlich oder identisch
Mailein andereran einem anderensofort oder späterunterschiedlich oder identisch


WEB Share Daten sind dabei "human readable", können also von Ihnen wie normaler Text gelesen werden.

Tip: Der Inhalt der Zwischenablage kann vorübergehend auch zuerst in ein anderes Programm, das nicht das endgültige Zielprogramm ist, eingefügt werden. Denkbar wäre etwa, die WEB Share Daten zunächst in einen TaskManager oder einen Kalender zu kopieren, um dann später den Inhalt wieder aufzugreifen und etwa erst zu einem bestimmten Termin in das Zielprogramm mit WEB+ einzufügen. Anwendungsfall wäre etwa eine erst später fällige Zahlung.



WEB Share - Anwendungsszenarien


Folgende Einsatzformen der WEB Share Funktionen sind denkbar:
  • Weitergabe von Buchungsdaten für Lastschriften und Überweisungen an INtex SEPA von INtex Hausverwaltung, Auftrag, Buchführung, Kassenbuch und Rechnungseingang
  • Weitergabe von Buchführungs-Datensätzen an INtex Buchführung von INtex Hausverwaltung, Auftrag, Kassenbuch und Rechnungseingang
  • Austausch von Adreßdaten zwischen INtex Adressen, INtex Hausverwaltung, INtex Inventar, INtex Rechnungseingang, INtex Fahrtenbuch und INtex Auftrag
  • Da die Sm@artPaste Funktion des Banking Programms MoneyMoney mit WebSHARE kompatibel ist, können auf diesem Weg Buchungsdaten für Überweisungen von INtex Hausverwaltung, Auftrag, Buchführung, Kassenbuch und Rechnungseingang weitergegeben werden.

WEB Share kann auch als Alternative zur Synchronisation genutzt werden, wenn nicht immer sofort, automatisch und alle Daten zwischen Geräten, Mitarbeitern und Arbeitsplätzen ausgetauscht werden sollen. So könnte ein Außendienstler z.B. einen Interessenten zunächst in INtex Adressen erfassen und erst dann an die zentrale Auftragsbearbeitung in INtex Auftrag weitergeben, wenn der Interessent zum Kunden geworden ist.

Überblick ...



WEB Share - die Vorteile


Die WEB Share Funktionen bieten folgende Vorteile für die Anwender:
  • Datenweitergabe und Datenübernahme ohne Abtippen - keine doppelte Datenerfassung
  • einfachste Anwendung auch für Computer-Laien
  • effizient auch für die Weitergabe nur einzelner Datensätze
  • zeitgleiche oder zeitversetzte Nutzung der Daten
  • ortsgleiche oder ortsfremde Nutzung der Daten
  • systemgleiche oder systemübergreifende Nutzung der Daten
  • nur ganz wenige Arbeitsschritte

Vergleich der Arbeitsschritte von WEB Share und Import/Export

WEB ShareImport/Export
WEB Share Schalter drückenExport-Funktion wählen
Programm wechselnName und Speicherort der Exportdatei bestimmen
WEB+ Schalter drückenExportfelder bestimmen
Exportbefehl ausführen
Programm wechseln
Importbefehl aufrufen
Feldzuordnung treffen
Importbefehl ausführen




Die Arbeit mit WEB share


Die Arbeit mit WEB Share gestaltet sich denkbar einfach. In Einstellungen legen Sie fest, ob Sie WEB Share lokal über die Zwischenablage, mittels Textdatei oder per Mail nutzen wollen.

Dort, wo Daten per WEB Share weitergegeben werden können, finden Sie einen WEB Share Schalter. Dieser stellt die Daten in die Zwischenablage, exportiert sie in eine WEB Share Textdatei auf dem Desktop oder öffnet eine Mail mit den WEB Share Daten zum Versand.

Im Zielprogramm fügen Sie die Daten mit WEB + ein, wenn die Daten bereits in der Zwischenablage stehen.

mail

Stehen die Daten in einer Mail, gehen Sie wie folgt vor::
  • Markieren und kopieren Sie den gesamten Inhalt der Mail (Cmd-A, Cmd-C drücken geht am schnellsten, wenn der Cursor in der Mail steht).
  • Wechseln Sie zur INtex Software in das jeweilige Datenerfassungsformular.
  • Drücken Sie den Schalter "WEB+". Die Daten werden aus der Zwischenablage in die Datenbank eingefügt.

Stehen die Daten in einer Textdatei, gehen Sie wie folgt vor:
  • Öffnen Sie die Textdatei mit einem Editor per Doppelklick.
  • Markieren und kopieren Sie den gesamten Inhalt der Textdatei (Cmd-A, Cmd-C drücken geht am schnellsten, wenn der Cursor im Text steht).
  • Wechseln Sie zur INtex Software in das jeweilige Datenerfassungsformular.
  • Drücken Sie den Schalter "WEB+". Die Daten werden aus der Zwischenablage in die Datenbank eingefügt.


Verfügbare WEB Share Funktionen



Buchführung 2015128

INtex Buchführung
  • WEB Share für Lastschriften und Überweisungen aus Buchungen heraus: Zielprogramm INtex SEPA


Rechnungseingang 2015128

INtex Rechnungseingang
  • WEB Share für Überweisungen aus Rechnungen heraus: Zielprogramm INtex SEPA
  • WEB Share für Buchungen aus Rechnungen heraus: Zielprogramm INtex Buchführung


Kassenbuch 2015128

INtex Kassenbuch
  • WEB Share für Überweisungen und Lastschriften aus Buchungen heraus: Zielprogramm INtex SEPA
  • WEB Share für Buchungen aus Kassenbucheinträgen heraus: Zielprogramm INtex Buchführung


Adressen 2015128

INtex Adressen
  • WEB Share für die Weiterleitung von Adressen etwa an INtex Auftrag, INtex Rechnungseingang oder INtex Fahrtenbuch


Auftrag 2015128

INtex Auftrag
  • WEB Share für die Weiterleitung von Adressen etwa an INtex Adressen, INtex Rechnungseingang oder INtex Fahrtenbuch
  • WEB Share für Überweisungen und Lastschriften aus Aufträgen und Bestellungen heraus: Zielprogramm INtex SEPA
  • WEB Share für Buchungen aus Vorgängen heraus: Zielprogramm INtex Buchführung



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