WEB helper

Datenerfassung immer und überall

Vielfach wird ja bereits das Ende der PC-Ära vorhergesagt. Notebooks, Tablets und Smartphones sollen die Arbeitsgeräte der Zukunft sein und die Verkaufszahlen scheinen dieser Prognose recht zu geben. Sicherlich benötigt nicht jeder zu jeder Zeit einen Desktop PC und für viele Aufgaben wie Internet-Recherche, Mails bearbeiten und etwas Textverarbeitung ist ein Schreibtischrechner oft auch überdimensioniert.

Umgekehrt wird es unseres Erachtens im Office-Umfeld nie völlig ohne Desktop-Rechner gehen. Das hat viele Gründe:

  • Nicht alle Mitarbeiter sind ständig unterwegs und von vielen wird auch eine sichere Erreichbarkeit an einem bestimmten Ort erwartet. Der Chirurg etwa wird im Krankenhaus sein müssen, weil es nur da einen OP gibt, die Reparaturannahme für PKW wird in einer Auto-Werkstatt stattfinden oder die behördliche Auskunft im Amt erfolgen. Produktionssteuerung kann nur da erfolgen, wo produziert wird, in der Fabrik.
  • Viele unabdingbare Bürogeräte sind nicht mobil - Drucker, Scanner und Fax sowie das Dokumentenarchiv kann man nicht mal eben mitnehmen. Und selbst wenn sich das digitale, papierlose Büro mehr durchsetzen würde, ist die Sichtung von A4 großen Dokumenten an einem Smartphone Bildschirm doch eher eine Qual. Große Monitore können aber ebenfalls nur auf einem Schreibtisch stehen.
  • Kollegialität, ein Wir-Gefühl innerhalb einer Firma, kann nur entstehen, wenn man auch Kollegen hat, mit denen man ein Büro teilt, die man in der Kaffeeküche trifft, mit denen man gemeinsam in der Kantine das Mittagessen einnimmt. Große Firmen wie Hewlett Packard holen deshalb die ganzen HomeOffice-Mitarbeiter schon wieder zurück in die Zentrale, damit alle an einem Strang ziehen.
  • Nicht zuletzt das Thema Sicherheit: Mobile Geräte wie Smartphones gehen leichter kaputt, verloren oder werden eher gestohlen als Desktop PCs. IT Abteilungen können festvernetzte Computer in einem Firmennetzwerk besser kontrollieren, als zig teils winzigkleine Mobilgeräte - diese stellen für den Datenschutz, aber auch die Geheimhaltung eine gewaltige Gefahr dar.

Dennoch gibt es natürlich eine unübersehbare Tendenz zu mobilerem Arbeiten und auch zu mehr Dezentralität. Diesen Tendenzen stellen wir uns schon länger, etwa durch Software-LIzenzen, die eine Software-Installation auf bis zu fünf Geräten (Mac, Windows und iOS) und damit auch eine mobile Nutzung mit iPads, Ultrabooks, Subnotebooks und Tablets erlauben.

Aber nicht alle Wünsche nach mobiler und dezentraler Datenerfassung lassen sich damit erfüllen. Hier kommen nun unsere neuen WEB helper ins Spiel.



WEB helper - was ist das?


Die INtex WEB helper sind kleine, kostenlose Web Apps auf dem INtex Server, die zusammen mit einer entsprechenden Lizenz die Datenerfassung für unsere Software ermöglichen. WEB helper sind also wie digitale Formulare, deren Daten von jedem von überall her aufgenommen werden können. Die Weiterleitung erfolgt per Mail an eine Zentrale, in das eigene Small- oder Home Office, in jedem Fall an einen Rechner mit INtex Software zur weiteren Verarbeitung dieser Eingaben.

webhelper



WEB helper - Anwendungsszenarien


Folgende Einsatzformen der WEB helper sind denkbar:
  • Außendienstler, Externe und Freie Arbeiter sollen Daten erfassen, die in der Zentrale weiterverarbeitet werden sollen, z.B. Spesenabrechnungen oder mit Firmenfahrzeugen zurückgelegte Kilometer
  • man selbst will unterwegs immer und überall die Möglichkeit haben, Daten zu erfassen, die in der Desktop-Software im eigenen Büro gespeichert werden sollen. Dies soll auch dann funktionieren, wenn kein eigener Rechner, sondern z.B. nur der Computer in einer Hotel-Lobby zur Verfügung steht. So können Sie z.B. Ausgabebelege, Kundendaten, Wohnflächen und Zählerstände ohne spezielle Software oder Geräte erfassen. Smartphone ohne Funkverbindung, Laptop vergessen, Tablet kaputt ? Alles kein Problem, wenn Sie nur irgendwo ein Gerät mit Internet-Zugang finden (z.B. im Hotel, in Internet-Cafes, bei Freunden, Bekannten oder besuchten Firmen).
  • Kunden sollen die Möglichkeit bekommen, z.B. ihre Adreßdaten an Ihr Datenbanksystem zu übermitteln, ohne dass direkter Systemzugriff gewährt wird

Überblick ...



WEB helper - die Vorteile


Die WEB helper bieten eine Fülle von Vorteilen für die Anwender:
  • Keinerlei Installations- und Administrationsaufwand im Büro. Es müssen keine Ports für den Internet-Zugriff freigegeben werden, es muß keine Zusatz-Software installiert werden - nichts dergleichen.
  • Wo keine Ports nach draußen freigegeben werden, gibt es auch keine Lücken in der Firewall und damit auch keinerlei Sicherheitsrisiken.
  • Die zentrale Datenbank steht nicht für Eingaben von außen offen - so ist kein Mißbrauch möglich und Fehleingaben können verhindert werden. Es müssen auch nicht aufwändig Benutzer-Accounts und Zugriffsrechte vergeben werden, es braucht keine Paßwort-Vergabe.
  • Im Büro oder in der Zentrale muß es keinen Server geben, der Tag und Nacht läuft. Der INtex Web-Server, auf dem die WEB helper laufen, ist rund um die Uhr jeden Tag des Jahres erreichbar. Sie müssen im Büro auch keine schnelle Internet-Verbindung haben, die INtex Server sind auf schnellen deutschen Servern gehostet.
  • Jedes Gerät, auf dem ein halbwegs aktueller Browser ausgeführt werden kann, funktioniert mit einem WEB helper, d.h. die WEB helper funktionieren nicht nur auf Mac OS X, Windows und iOS, sondern etwa auch auf Android, Linux und Google Chrome. Die Bildschirmgröße ist dabei ohne Belang, selbst mit dem kleinen iPod Touch Bildschirm kann das WEB helper Formular bereits ausgefüllt werden.
  • Auf den Eingabegeräten muß keinerlei Zusatz-Software installiert werden. Der Aufruf des WEB helper über die Internet-Adresse (URL) im Browser reicht völlig. Die WEB helper brauchen auch kein JAVA oder andere Browser-Erweiterungen. Ein vorheriger Besuch irgendwelcher Appstores ist unnötig.
  • Die WEB helper benutzen moderne Eingabemethoden und prüfen die Eingaben vor Versand, so daß Fehleingaben weitgehend ausgeschlossen werden können. Eventueller Mißbrauch durch Spamming oder Viren-Versand wird durch ein Captcha-Element in den Eingabeformularen der WEB helper ausgeschlossen.
  • Es gibt keinerlei lizenzrechtliche oder technische Mengenbeschränkungen. Wieviele unterschiedliche Anwender die WEB helper benutzen und wieviele Formulardaten übermittelt werden, ist ohne Belang.
  • Die WEB helper haben ein besonders gutes Preis-/Leistungsverhältnis, denn ihre Nutzung ist für Besitzer der INtex Business Pack Lizenzen kostenlos.
  • Da die WEB helper nur die Erfassung neuer Daten zulassen, werden auch keine Daten in das Internet hochgeladen. Sie geben also keine Daten an Dritte weiter, noch besteht ein Veröffentlichungsrisiko vertraulicher Daten im Netz.



Die Arbeit mit einem WEB helper


Die Arbeit mit einem WEB helper gestaltet sich denkbar einfach. Derjenige, der Daten erfassen will, ruft in seinem Browser die Adresse eines WEB helpers auf. Der WEB helper für das INtex Kassenbuch z.B. ist über

http://www.intex-publishing.de/webhelper/kassenbuch/

zu erreichen.

In das Feld "An Email Adresse" tragen Sie bzw. der Datenerfasser die Email-Adresse ein, an die die Daten übermittelt werden sollen, wo die Weiterverarbeitung stattfindet. Externen Mitarbeitern und Kunden müßten Sie diese Adresse mitteilen - wer die Email-Adresse nicht weiß, kann Sie auch nicht mit unerwünschten Daten zumüllen. Sie sollten eventuell bei Ihrem Mail-Provider eine Mail-Adresse anlegen, die für nichts anderes zuständig ist, als die Entgegennahme von WEB helper Dateneingaben. Dann wird der Empfang und die Weiterverarbeitung auch einfacher und übersichtlicher.

In das Feld "Von Email Adresse" trägt der Erfasser seine eigene Email-Adresse ein. So haben Sie a) die Möglichkeit, bei Nachfragen zu den Daten sich direkt an den Erfasser zu wenden und b) erhält der Erfasser nach dem Absenden des Formulars eine Bestätigungsmail für den erfolgreichen Versand - einen Beleg.

In das Feld "Ihr Name" trägt der Erfasser seinen Namen ein. Dieser wird in der INtex Software dann auch als Erzeugername für den Datensatz festgehalten, ganz so als hätte die Datenerfassung vor Ort oder auf einem Rechner des Erfassers stattgefunden.

Diese drei Felder sind in jedem WEB helper gleich. Die häufigere Erfassung dieser für den Einzelnen immer gleichen Daten wird durch die Autofill-Funktionen moderner Browser wesentlich erleichtert.

Die weiteren Eingabefelder unterscheiden sich von WEB helper zu WEB helper naturgemäß durch die zu erfassenden Daten. Die Datenfelder sollten dabei meist selbsterklärend sein und sind analog zu den Eingabefeldern in der jeweiligen Software angelegt. Erläuterungstexte, Auswahllisten, Aufklappkalender, Knöpfe und Kreuzfelder helfen bei der Eingabe und führen zu inhaltlich korrekten Daten.

Die Dateneingabe erlaubt auch die Übermittlung von Bildern etwa als Beleg für eine Ausgabe oder für Beweisfotos.

eingabefelder

Abschluß der Dateneingabe bildet ein Captcha. Wenngleich dies ein scheinbar unnötiger Schritt ist und die Eingabe verkompliziert, so verhindern wir hierdurch doch den Mißbrauch der WEB helper für Spamming und das Verteilen von Viren. Außerdem ist gewährleistet, dass niemand Sie oder jemand anders mit unnötigen Daten oder gar purem Unsinn zumüllt.

captcha

Schließlich erfolgt die Datenübertragung über den Schalter "Absenden". Der Datenerfasser und Absender bekommt eine grünfarbige Bestätigungsmeldung angezeigt und eine Email, dass die Daten abgeschickt wurden. Bei Bedarf kann direkt im Anschluß eine weitere Datenerfassung erfolgen.

An der Zieladresse - also in Ihrem Büro oder der Zentrale - kommt eine Mail in folgender Form an:

mail

Der Inhalt dieser WEB helper Datenmail ist nun ohne Abtippen in die INtex Software zu übertragen. Dazu sind folgende Arbeitsschritte notwendig:
  • Markieren und kopieren Sie den gesamten Inhalt der Mail (Cmd-A, Cmd-C drücken geht am schnellsten, wenn der Cursor in der Mail steht).
  • Wechseln Sie zur INtex Software in das jeweilige Datenerfassungsformular.
  • Drücken Sie den Schalter "WEB+". Die Daten werden aus der Zwischenablage in die Datenbank eingefügt.

Enthält die WEB helper Mail auch Bilddaten, so können Sie die Bilder per Drag&Drop von der Mail in das INtex Programm in eines der Bildfelder übertragen.

Noch ein Hinweis in eigener Sache: Die WEB helper speichern und verarbeiten keine Ihrer Dateneingaben in irgendeiner Form weiter. Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Sie sollten aber bedenken, daß die Übertragung der Daten per Mail nicht verschlüsselt erfolgt.

Tip: Natürlich können Sie den WEB helpern vergleichbare Formulare auch auf Ihrer eigenen Website per HTML aufbauen. Dann wäre die Email-Adresse fest programmierbar und andere Sicherheits-Features könnten Sie nach Ihrem Bedarf ein- oder ausbauen. Auch ein auf Ihre Firma abgestimmtes Branding wäre möglich.

Verfügbare WEB helper


Kassenbuch 2015128

INtex Kassenbuch
WEB helper für Buchungen
http://www.intex-publishing.de/webhelper/kassenbuch/


Buchführung 2015128

INtex Buchführung
WEB helper für Buchungen
http://www.intex-publishing.de/webhelper/buchhaltung/
WEB Share: INtex Rechnungseingang


SEPA 2015128

INtex SEPA
WEB helper für Überweisungen und Lastschriften
http://www.intex-publishing.de/webhelper/sepa/
WEB Share: INtex Buchführung, INtex Rechnungseingang


Fahrtenbuch 2015128

INtex Fahrtenbuch
WEB helper für Fahrten
http://www.intex-publishing.de/webhelper/fahrten/


Reisekosten 2015128

INtex Reise
WEB helper für Reisekosten
http://www.intex-publishing.de/webhelper/reisen/


Adressen 2015128 Auftrag 2015128 Hausverwaltung 2015128 Inventar 2015128 Rechnungseingang 2015128

INtex Adressen, INtex Auftrag, INtex Hausverwaltung, INtex Inventar, INtex Rechnungen
WEB helper für Adressen
http://www.intex-publishing.de/webhelper/adressen/

Mit Einschränkungen auch bei INtex Fahrtenbuch für Standardfahrten verwendbar.
WEB Share: INtex Adressen


Adressen 2015128 Auftrag 2015128

INtex Adressen, INtex Auftrag
WEB helper für die Kontaktaufnahme von Interessenten und Kunden
http://www.intex-publishing.de/webhelper/contactcrmerp/


Hausverwaltung 2015128

INtex Hausverwaltung
WEB helper für Übergabeprotokolle
http://www.intex-publishing.de/webhelper/protokolle/

WEB helper für Zählerstandsübermittlung
http://www.intex-publishing.de/webhelper/zaehlerstaende/

WEB helper für die Kontaktaufnahme zur Hausverwaltung
http://www.intex-publishing.de/webhelper/kontakthv/


Inventar 2015128

INtex Inventar
WEB helper für Inventarerfassung
http://www.intex-publishing.de/webhelper/inventar/


Arbeitszeiten 2015128

INtex Arbeitszeiten
WEB helper für Arbeitszeiten
http://www.intex-publishing.de/webhelper/arbeitszeiten/


Weitere WEB helper sind in Vorbereitung.

WEB helper Schnittstelle als Universal-Schnittstelle


Die WEB helper Technlogie in den INtex Programmen läßt sich auch als Universalschnittstelle zu anderen Programmen verwenden. Jede Anwendung, die Daten vermailen oder in die Zwischenablage stellen und dabei ein bestimmtes Format einhalten kann, ist in der Lage, als Datenlieferant zu dienen.

So könnten Sie etwa eigene FileMaker- oder Access- und Excel-Anwendungen so erweitern, daß diese z.B. Buchungsdaten an INtex Kasse oder INtex Buchführung weitergeben. Ihre Anwendung muß die Daten dabei analog zu den Datenmails aus den WEB Helper Eingabeformularen erzeugen, etwa so (Feldname und Feldinhalt sind durch Tabulatoren zu trennen, Zeilen durch Return, nicht jedes Feld muß zwangsweise vorhanden sein, die Feldreihenfolge ist egal):

webhelperformat

Dieses Format muß dann per Mail übermittelt, in eine Textdatei exportiert oder in die Zwischenablage gestellt werden. Die Datenübernahme in die INtex Anwendungen erfolgt dann analog zu den WEB helper Mails.

Die Verwendung der WEB helper Schnittstelle hat gegenüber dem Weg von Export/Import etwa im Text-/ASCII-Format oder dem Excel-Format eine Reihe von Vorteilen:
  • Effektive Übernahme einzelner Datensätze: Der Weg über Import/Export ist bei der Übernahme nur einzelner Datensätze zur gleichen Zeit aufwändiger.
  • Automatische Feldzuweisung: Die Dateninhalte werden automatisch von den INtex Programmen den richtigen Feldern zugeordnet. Der Anwender muß keine aufwändige Feldzuordnung durchlaufen.
  • Rich Text Format Unterstützung: Über die WEB helper Schnittstelle kann auch formatierter Text übernommen werden, ohne daß die Formatierung verlorengeht.
  • Das Datenformat und damit die Daten sind vor der Datenübernahme sofort auch für den Laien lesbar. Das Einlesen fehlerhafter oder unvollständiger Daten kann so schon durch eine Sichtprüfung vermieden werden.

Mit WEB Share gehen wir für unsere eigene Software genau diesen Weg.

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