Microsoft Office Integration

Durchdachte Zusammenarbeit mit Word, Excel, Outlook, Skype & Co.

Die INtex Programme arbeiten eng mit den Programmen, Apps und Online-Angeboten von Microsoft Office zusammen. So können Sie Adressen, Termine und Daten austauschen, via Skype aus INtex Software heraus telefonieren, Office Lens Scans integrieren und Daten in INtex mit Office Online Dokumenten verknüpfen.

Da die MS Office Formate vielfach Branchen-Standards sind, erlauben die Schnittstellen zu MS Office auch den Datenaustausch etwa mit Google Docs, Libre Office, Open Office sowie Apple iWork (Numbers, Pages).

Die hier gemachten Angaben gelten sowohl für Office für Windows als auch für Office Mac.

Adreßdaten mit Outlook tauschen


Sie können jederzeit einzelne Adressen an Outlook über das vCard Format exportieren. In der INtex Software finden Sie dazu im jeweiligen Adreßdatensatz einen Schalter vCard. Dieser schreibt eine vCard mit der aktuellen Adresse auf den Desktop. Per Doppelklick kann diese Adreßdatei in Outlook Kontakte übernommen werden. Alternativ können Sie eine vCard Datei in Outlook auch über Datei/Importieren einlesen.

vcardimport

Sind viele Adressen in die INtex Software zu übernehmen, ist bei Outlook ein Export in das CSV Format möglich - solche CSV Dateien können in der INtex Software importiert werden. Für den standardmäßigen Export aus Outlook Online gibt es einen vordefinierten Import. Bei Problemen kann der Import auch manuell gesteuert und optimiert werden. Umgekehrt können die Adreßdaten aus der INtex Software im Textformat exportiert werden, was sich wiederum bei Outlook über "Datei/Öffnen/Importieren" einlesen läßt.

csvimport

Weiterführende Informationen:
Importe ...
Export-Assistent ...

Hinweis: In Outlook Online können Sie neben Ihren Standard-Kontakten auch die Adreßdaten aus Facebook, Twitter, Google, LinkedIn und Yahoo verknüpfen. Auf diesem Wege können dann auch diese Daten an die INtex Software übertragen werden.

onlinedienste

Folgende Programme unterstützen den Adreßdatenaustausch incl. vCard:
  • INtex Adressen
  • INtex Auftrag
  • INtex Hausverwaltung

Diese Programme können Adreßdaten importieren und exportieren (CSV Format)
  • INtex Adressen
  • INtex Auftrag
  • INtex Hausverwaltung
  • INtex Inventar
  • INtex Rechnungseingang
  • INtex Sammler

Diese Programme verfügen über einen vordefinierten Outlook.com Import
  • INtex Adressen
  • INtex Auftrag



Termine nach Outlook übertragen


Aus den INtex Programmen heraus können Sie Termine und Wiedervorlagen auch in den Outlook Kalender auf Ihrem System übertragen. Das bringt mehrere Vorteile für Sie mit sich:
  • Termine und Wiedervorlagen aus der INtex Software integrieren sich in Ihren normalen Kalender
  • Termine und Wiedervorlagen können mit einer Erinnerung versehen werden, die auch dann erfolgt, wenn die INtex Software inaktiv ist
  • Sie können Termine und Wiedervorlagen mit anderen Mitarbeitern teilen und zu Terminen einladen
  • Sie können die Termine mit Mobilgeräten synchronisieren
  • Ihre Termine stehen auch im Web zur Verfügung
  • Kalender-Einträge (ics-Dateien) können als Mail-Anhang für Einladungen auch an Dritte verschickt werden

Und um all diese Vorteile nutzen zu können, müssen Sie nur nach Eintragung eines Termins oder einer Wiedervorlage in der jeweiligen INtex Software den Schalter "Kalender" drücken. Dabei wird eine ics-Datei erstellt, die übrigens auch kompatibel mit allen vcal/ical fähigen Kalendern ist.

kalenderdatei

Folgende Kalenderfunktionen stehen zur Verfügung:

INtex Hausverwaltung
  • Wiedervorlage von Kontakt-Datensätzen
  • Wiedervorlage von Verträgen

INtex Inventar
  • Datum des Erwerbs
  • Datum des Verkaufs
  • Ereignisse wie Reparatur, Wartung etc.
  • Verleihdaten

INtex Auftrag
  • Wiedervorlage von Kontakten (Schriftverkehr)
  • Termine
  • Wiedervorlage von Vorgängen (Aufträge, Angebote)

INtex Adressen
  • Wiedervorlage von Kontakten (Schriftverkehr)
  • Termine

INtex Fahrtenbuch
  • Eintrag von Kosten-Terminen
  • Termine
  • Fahrten

INtex Reise
  • Wiedervorlage von Reisen

INtex Kassenbuch
  • Wiedervorlage von Buchungen

INtex Rechnungseingang
  • Wiedervorlage von Rechnungen

Weiterführende Informationen:
iCal-kompatible Kalender ...



Mail-Versand mit Outlook


Sofern Outlook als Standard-Mailprogramm im System angemeldet ist, können die INtex Programme Mails und Serien-Mails über Outlook an Ihre Adressaten verschicken. Sie haben dann eine Ablage der Ausgangsmails auch standardmäßig und ohne weiteres Zutun in Outlook.

Diese Programme verfügen über eine integrierte Mail-Funktion:
  • INtex Hausverwaltung
  • INtex Adressen
  • INtex Auftrag



Serienbriefe und Listen mit Word


In den INtex Programmen können Sie Listen und teilweise auch Serienbriefe (Hausverwaltung, Adressen, Auftrag) drucken. Natürlich kommen die Möglichkeiten einer Datenbank beim Layout nicht an die Fähigkeiten einer Textverarbeitung wie Word heran. Was mit der Datenbank geht und was nicht lesen Sie hier: Korrespondenz führen ...

Die Einschränkungen sind aber insofern kein Problem, weil Sie ja die Daten jederzeit als Serienbriefsteuerdatei für den Druck von Serienbriefen und Listen nach Word exportieren können. Über die Exportassistenten in der INtex Software ist ein Export etwa von Adressdaten oder Produktdaten kein Problem. Und der Serienbriefassistent von Word macht die Weiterverarbeitung einfach.

Zudem sind in Word auch Umschläge und Etiketten jeder beliebigen Größe zu drucken.

Alle INtex Programme verfügen über Word kompatible Export-Assistenten. Außerdem bieten wir mit den WORD Helpern diverse Vorlagen für die Übernahme von per EXCEL Share exportierten Daten in Word an.

seriendruck

Weiterführende Informationen:
Exportassistenten ...
WORD Helper …

Hinweis: Natürlich können Sie auch jederzeit Texte von und nach Word etwa aus den Korrespondenz-Modulen von Adressen, Auftrag und Hausverwaltung über die Zwischenablage kopieren.



Datenaustausch mit Excel


INtex Software bietet durchgängig tabellarische Ansichten der Daten an und in diesen Tabellen sind auch viele Auswertungsmöglichkeiten integriert: Tabellarische Auswertungen ...

Natürlich reichen diese Möglichkeiten aber nicht an die Fähigkeiten von Excel heran. Pivot-Tabellen, komplexe Funktionen und Diagramme aller Art sind nur in der Tabellenkalkulation zu realisieren.

Mit der Excel Share Funktionalität bieten die INtex Programme vorgefertigte Schnittstellen für den Datenaustausch im Excel-Format. Und auch mit der individuellen Exportfunktion kann Excel in komplexen Fällen mit Daten gefüttert werden.

Das Excel-Format taugt darüberhinaus auch zur Weitergabe von Daten an andere Programme. Excel-Tabellen lassen sich etwa direkt in Access Datenbanken integrieren und können auch als Serienbriefsteuerdateien für Word genutzt werdem. Zudem unterstützen andere Tabellenkalkulationen wie Numbers von Apple oder LibreOffice und GoogleDocs das Excel-Format. Auch FileMaker Datenbanken können Excel Daten einlesen.

Weiterführende Informationen:
Exportassistenten ...
Excel Share ...



Telefonieren mit Skype


Mit Microsoft Skype können Sie nicht nur Skype-Nutzer kontaktieren und mit diesen Video-Konferenzen abhalten. Vielmehr kann auch jede normale Telefonnummer mit Skype angerufen werden - und das besonders günstig, vor allem wenn Sie über ein Office Abo Skype-Freiminuten haben.

INtex Programme unterstützen sowohl die herkömmliche Telefonanwahl mit Skype als auch das "Anskypen" einer Skype-ID.

Skype

Folgende INtex Programme unterstützen die Telefonie mit Skype:
  • INtex Hausverwaltung
  • INtex Auftrag
  • INtex Adressen
  • INtex Inventar
  • INtex Rechnungseingang



Office Lens als Scanner


Mit Office Lens bietet Microsoft eine leistungsstarke, kostenlose Scanner-App mit OCR-Funktionalität für alle gängigen Mobil-Geräte und Smartphones, die unter iOS, Android und Windows Phone laufen: Office Lens ...

Die mit Office Lens eingescannten Bilder und PDF Dokumente können Sie natürlich auch in die Dokument- und Bildfelder der INtex Software einbinden.

Alle INtex Programme unterstützen Dokumente und Bilder.

officelens

Weiterführende Informationen:
Dokumente und Bilder verarbeiten ...
Office Lens für iOS ...
Office Lens für Android ...
Office Lens für Windows Phone ...




MS Office online verlinken


MS Office ist auch im Browser online zugänglich. Die Nutzung erfolgt entweder aus OneDrive heraus, über Ihren Microsoft Hotmail/Outlook Account oder über die URLs von MS Office online. Weite Teile von MS Office im Web sind kostenlos zu nutzen, Spezialfunktionen stehen aber nur mit einem aktiven Office Abo zur Verfügung.

msoffice online

Die URLs sind:

Word ...
Excel ...
Office ...

Unabhängig von der Funktionsfülle und eventuell kostenlosen Nutzbarkeit auf allen gängigen Geräten und Betriebssystemen bietet das MS Office im Web eine sehr interessante Eigenschaft für die Zusammenarbeit mit der INtex Software. Alle Elemente von MS Office, also alle Emails in Outlook, alle Texte in Word und Tabellen in Excel, alle Dateien in OneDrive und alle Notizseiten in OneNote haben eine eindeutige URL, über die diese Elemente jederzeit abgerufen werden können. Dies macht es möglich, die MS Office Elemente mit Datensätzen in der INtex Software zu verknüpfen.

Um die URL zu speichern, finden Sie URL Felder in den Dokument-Modulen von INtex Hausverwaltung, INtex Adressen und INtex Auftrag sowie in den Korrespondenz-Modulen dieser drei Programme. Außerdem auch immer dort, wo Dokumente etwa als Belege gespeichert werden können, z.B. im Kassenbuch, der Buchführung oder im Rechnungseingangsbuch.

Und so geht es:

Outlook: Rufen Sie die zu verknüpfende Mail in der Liste per Browser auf. Markieren Sie die gesamte Adreßzeile oben im Browser. Kopieren Sie diese in das URL-Feld der INtex Software. Über einen Klick auf das blaue "URL" können Sie nun jederzeit wieder exakt diese Mail aufrufen.

mailadresse

Word, Excel, PowerPoint: Rufen Sie die zu verknüpfende Datei per Browser auf. Markieren Sie die gesamte Adreßzeile oben im Browser. Kopieren Sie diese in das URL-Feld der INtex Software. Über einen Klick auf das blaue "URL" können Sie nun jederzeit wieder exakt dieses Dokument aufrufen.

onedriveexcel

OneDrive: Auch die Dokumente in OneDrive haben eine eindeutige URL. Diese ist nur etwas schwieriger zu ermitteln:
  • Suchen Sie die zu verlinkende Datei auf und markieren diese.
  • Wählen Sie im Menü "Teilen" mit der Optionskombination "Link abrufen" und "Nur anzeigen".
  • Drücken Sie auf "Link erstellen".
  • Sie erhalten einen Link auf die Datei, den Sie in die INtex Software kopieren können.

onedrive link

onedrive link 2

Hinweis: Bei Office Dokumenten in OneDrive können Sie die Links auch durch Öffnen des Dokuments bekommen. Auch bei Bildern reicht es, das Bild in der OneDrive Vorschau zu öffnen.

OneNote: Auch in OneNote sind die Links nicht direkt in der Browser-Adreßzeile abzurufen. So gehen Sie vor:
  • Rufen Sie in OneNote Online den gewünschten Abschnitt und die zu verlinkende Seite auf.
  • Rechtsklicken (Ctrl-Klick am Mac) auf den Seitennamen und wählen Sie den Befehl "Link auf diese Seite kopieren..."
  • Es erscheint ein Fenster mit dem Link auf die Seite, den Sie in die INtex Software kopieren können.

onenote link

onenote link 2






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