EXCEL Helper und EXCEL Share

Datenaustausch mit Microsoft Excel

Microsoft Excel ist der unangefochtene Standard für Tabellenkalkulation, sowohl unter Windows, als auch auf dem Mac und neuerdings via Office 365 und OneDrive auch in der Cloud. Viele Anwender verwenden Excel nicht nur für Kalkulationen, sondern auch für die Datensammlung und -verwaltung, für das Führen von Listen aller Art. Excel ist oft ein Ersatz für Datenbanken und hat sich neben dem Text/ASCII-Format auch zum Quasi-Standard für den Datenaustausch entwickelt.

Die INtex Software hat schon immer den Import von Excel xls und xlsx Dateien unterstützt. Allerdings haben viele Anwender Schwierigkeiten, beim Import die richtigen Feldzuordnungen zu treffen, beim Export die gewünschten Felder für die Datenweitergabe auszuwählen.

Wir haben uns daher entschlossen, mit EXCEL Helpern und EXCEL Share den Import und Export von Excel-Daten wesentlich zu vereinfachen und zu standardisieren.



EXCEL Helper - was ist das?


EXCEL Helper sind von uns vorgefertigte Excel Tabellen im xlsx Format, die eine vordefinierte Struktur (Feldanzahl, Feldnamen, Feldreihenfolge) im Spaltenkopf aufweisen. EXCEL Helper gibt es z.B. für Adreßdaten, Buchungen, Preislisten etc.
EXCEL helper
Der EXCEL Helper Adressen etwa weist Spalten für Klassifizierung, Firmenname, Daten des Ansprechpartners etc. auf. Durch Kommentare werden Spalten und deren Bedeutung erläutert, wenn sie nicht selbst erklärend sind oder nur bestimmte Zellinhalte möglich sind. Ein Musterdatensatz zeigt die vorgesehene Befüllung der Datenzellen mit Inhalten.

Die EXCEL Helper können entweder manuell mit zu importierenden Daten befüllt werden oder Sie kopieren aus einer eigenen Tabelle die passenden Spalten und Daten in die EXCEL Helper Datei hinein.

Zum Import der Daten in EXCEL Helper Tabellen gibt es Schalter "EXCEL+" in der INtex Software. Dieser öffnet automatisch die EXCEL Helper Datei auf dem Desktop, ordnet die Spalten den richtigen Datenbankfeldern zu und importiert sämtliche Datenzeilen ohne weiteres Zutun durch den Anwender - das kann jeder.

Hinweis: Damit der Import klappt, dürfen Sie in den EXCEL Helper Vorlagen keine Spalten löschen, umbenennen oder umordnen. Es ist aber möglich, Datenspalten ohne Inhalt zu lassen. Die Anzahl Zeilen/Datensätze ist nur durch die Möglichkeiten von Excel beschränkt. Ebensowenig darf die EXCEL Helper Datei umbenannt werden.



EXCEL Share - was ist das?


EXCEL Share ist das Gegenstück zu den EXCEL Helpern: Mit EXCEL Share exportieren Sie Daten aus der INtex Software im xlsx Format mit genau den gleichen Feldern und der gleichen Feldreihenfolge wie die entsprechenden EXCEL Helper Dateien.

Die EXCEL Share Funktionen sind in den Exportassistenten angesiedelt und mit einem einfachen Klick auf den Schalter "EXCEL Share" ist die Excel-Datei auf den Desktop exportiert - einfacher geht es nicht.
exportassistent
Die exportierten Excel-Daten sind dann ganz normal mit Excel zu bearbeiten, sowohl intern als auch extern. Auch der Re-Import in eine INtex Software über EXCEL Helper ist möglich.



EXCEL Helper und EXCEL Share - Anwendungsszenarien


Folgende Einsatzformen der EXCEL Helper und EXCEL Share sind denkbar:
  • Datenaustausch auch vieler Daten zwischen verschiedenen INtex Programmen. Damit stellt diese Funktionalität das Pendant zu WEB Helper und WEB Share dar, wenn auf einen Schlag größere Datenbestände z.B. zwischen der Hausverwaltung und der Buchführung ausgetauscht werden sollen.
  • Datenaustausch zwischen verschiedenen Installationen von identischen INtex Programmen, wenn etwa an Standort A erfaßte Kundendaten an die Zentrale übermittelt werden sollen.
  • Datenerfassung durch Dritte, etwa Hilfskräfte zur Datenerfassung, die zwar über Excel, aber keine INtex Software verfügen.
  • Datenübernahme aus Dritt-Software, die in ein Format exportieren kann, das für Excel lesbar ist.
  • Übernahme von z.B. gekauften Adreßdaten oder angelieferten Daten wie Preislisten.
  • Erfassung von Daten für INtex Software auf Geräten, auf denen INtex Software nicht läuft. So können mit einem Android Tablet etwa Daten in MS Office Skydrive, mit Google Drive oder in einer der Excel kompatiblen Office Apps wie Documents To Go erfaßt werden. Auch die Nutzung von Smartphones mit Office Apps ist möglich. Natürlich sind auf diesem Wege auch die exportierten Daten einsehbar auf Geräten, die die INtex Software eigentlich nicht nutzen können.
  • Kollaborative Erfassung und Nutzung von Daten: Über die Freigabe einer Tabelle in Google Drive, Office 365 oder iCloud Numbers können mehrere Mitarbeiter eine Datenliste erstellen, die sich dann in die INtex Software importieren läßt. So wird die INtex Software bei der Datenerfassung bei Bedarf Cloud-fähig. Umgekehrt können die via EXCEL Share exportierten Daten auch wieder für die dezentrale, gemeinsame Nutzung auf einer Cloud-Plattform freigegeben werden.

Da sich auch Word auf die Arbeit mit Excel-Dateien versteht, eröffnen sich hier weitere Felder für den Einsatz der EXCEL Helper Dateien:
  • Bedrucken Sie Etiketten verschiedenster Hersteller und Größen auf Basis von Excel Daten
  • Gestalten Sie Listen und tabellarische Aufstellungen etwa von Adressen und Produktdaten
  • Schreiben Sie Serienbriefe mit umfangreicher grafischer Gestaltung
  • Versenden Sie gestaltete HTML-Serienmails
  • Drucken Sie Umschläge

All das ist mit den EXCEL Share Dateien als Serienbriefsteuerdateien und dem Seriendruckassistenten von Word kein Problem. Mehr zu WORD Helpern: WORD Helper …



EXCEL Helper - die Vorteile


Die EXCEL Helper bieten eine Fülle von Vorteilen für die Anwender:
  • Kompatibilität mit dem Defacto-Standard für Daten in Listenform
  • Datenaufbereitung für den Import in einem für viele Office Anwender bekannten Umfeld
  • Importvorgang auch für Laien beherrschbar
  • Import mit denkbar wenig Aufwand verbunden
  • Professioneller Export mit einem Mausklick
  • Platzsparender, effektiver Datenaustausch auch etwa per Mail und Cloud

Hinweis: Unabhängig von den EXCEL Helper und EXCEL Share Funktionen stehen auch die manuellen Möglichkeiten zum Import und Export von Excel-Dateien zur Verfügung. Hier können Tabellen mit anderen Strukturen (Spaltenanordnung, Zahl der Spalten, Benennung der Spalten) erzeugt und importiert werden. Allerdings ist der Bedienaufwand höher. INtex Programme können für den Import natürlich auch direkt auf die jeweils andere Datenbankdatei zugreifen.



Die Arbeit mit einem EXCEL Helper


Die Arbeit mit einem EXCEL Helper gestaltet sich denkbar einfach. Derjenige, der Daten für den Import aufbereiten will, ruft in Excel die gewünschte EXCEL Helper Vorlage auf. Es sind dann die Daten entweder manuell in Excel zu erfassen oder aus anderen Excel-Tabellen in die passenden Spalten der EXCEL Helper Datei einzukopieren. Feldinhalte können auch über Formeln errechnet werden. Irgendwelche strukturellen Änderungen an der Datei sind nicht nötig.

Ist die Datenerfassung und -aufbereitung abgeschlossen, wird die EXCEL Helper Datei auf dem Desktop des Rechners mit der INtex Software abgelegt. In der INtex Software wird der Importbefehl über den Schalter "EXCEL+" aufgerufen. Alles weitere läuft voll automatisch, am Ende des Imports stehen die Daten aus Excel in der Datenbank.

Verfügbare EXCEL Helper und Share Funktionen


Download aller EXCEL Helper Dateien: EXCEL Helper ...

SEPA 2015128

INtex SEPA
EXCEL Helper für Überweisungen und Lastschriften


Rechnungseingang 2015128

INtex Rechnungseingang
EXCEL Helper für Adressen von Kreditoren
EXCEL Helper für Buchungen als Rechnungsdaten
EXCEL Share für Buchungen


Kassenbuch 2015128

INtex Kassenbuch
EXCEL Helper für Buchungen
EXCEL Share für Buchungen


Buchführung 2015128

INtex Buchführung
EXCEL Helper für Buchungen


Hausverwaltung 2015128

INtex Hausverwaltung
EXCEL Helper für Adressen
EXCEL Helper für Buchungen
EXCEL Share für Adressen und Buchungen


Inventar 2015128

INtex Inventar
EXCEL Helper für Adressen und Inventardaten
EXCEL Share für Adressen und Inventardaten


Adressen 2015128

INtex Adressen
EXCEL Helper für Adressen (Adreßmodul Tabellenansicht)
EXCEL Share für Adressen (Adreßmodul Tabellenansicht)


Auftrag 2015128

INtex Auftrag
EXCEL Helper für Adressen (Adreßmodul Tabellenansicht)
EXCEL Share für Adressen (Adreßmodul Tabellenansicht)
EXCEL Helper für Preise/Produkte (Preismodul Tabellenansicht)
EXCEL Share für Preise/Produkte (Preismodul Tabellenansicht)


Fahrtenbuch 2015128

INtex Fahrtenbuch
EXCEL Share für Kosten im Exportassistenten
EXCEL Share für Fahrten im Exportassistenten
EXCEL Helper zur Übernahme von Adreßdaten für Standardfahrten



Weitere EXCEL Helper und EXCEL Share Funktionen sind in Vorbereitung.

Arbeit mit Tabellen in der Datenbank


Die INtex Programme verfügen über eine Ansicht "Tabelle", die dem Aussehen von Excel sehr nahe kommt. Die Tabellenansicht ist vor allem für die Kontrolle vieler Daten, etwa nach einem Import, und für die Datenauswertung geeignet: Tabellarische Auswertungen ... In der Tabellenansicht ist auch die professionelle Suche zu finden: Suchen und filtern ...


tabelle

Für die Bearbeitung einzelner Datensätze oder auch die Neuerfassung sollten Sie aber jeweils die Formularansicht verwenden. Nur diese enthält alle Eingabehilfen und führt auch sämtliche Felder auf.

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